Das Thema Groupware beschäftigt die IT schon seit Jahrzehnten. Und doch ist es für viele Unternehmen eine zumindest noch nicht optimal gelöste Herausforderung. In den vergangenen Jahren ist viel Bewegung in den Markt gekommen. Microsoft hat mit Sharepoint Erfolge gefeiert, mit Microsoft BPOS und Lotus Live gibt es neue Online-Lösungen, Web-Conferencing hat sich etabliert.
In diesem Markt ist auch Open-Xchange aktiv – die Lösung zielt insbesondere auf klassische Groupware-Funktionen wie E-Mail, Informationsmanagement, Kalender und Aufgaben ab. Die Linux-Software ist vor allem auf KMU ausgerichtet, für die es Appliances und «normale» Server-Software gibt. Es existiert aber auch eine Hosting Edition, die auf die hohen Skalierbarkeitsanforderungen von Service Providern ausgerichtet ist, die wiederum KMU versorgen. Allerdings reicht die Skalierbarkeit damit potentiell auch für den Inhouse-Betrieb in sehr grossen Unternehmen.
Open-Xchange unterscheidet sich in seinen Grundfunktionen nicht prinzipiell von den -etablierten Groupware-Lösungen. Bei denE-Mail-Diensten wird allerdings auf gängige SMTP-, POP3- und IMAP4-Server unter Linux zurückgegriffen, die integriert werden können. Interessant ist das Kontaktmanagement. Hier lassen sich auf einfache Weise auch Kontakte von LinkedIn, Xing, GMX und vielen anderen Diensten importieren und zentral verwalten.
In den anderen Bereichen wie der Verwaltung von Aufgaben, dem Kalender – für Benutzer und Ressourcen – oder dem Management von Informationen in sogenannten InfoStores liefert Open-Xchange die erwartete, solide Funktionalität. Auf InfoStores kann dabei auch mit WebDAV zugegriffen werden, um beispielsweise grössere Mengen an Dokumenten ein- oder auszupflegen.
Die schon angesprochenen Integrationsfunktionen mit sozialen Netzwerken und anderen Quellen von Kontaktdaten werden von Open-Xchange als «Social-OX» bezeichnet. Dahinter steht die Idee, dass man solche Kontakte nur einmal pflegen muss und zumindest ein zentrales Repository für alle Kontakte hat – eben Open-Xchange. Der Import funktioniert einfach und zuverlässig, Änderungen werden dann regelmässig nachgeführt.
Darüber hinaus gibt es auch eine Standard-anbindung zu Sugar-CRM, einem Open-Source-CRM-System, so dass sich geschäftliche Kontakte einerseits in Open-Xchange nutzen lassen, andererseits aber auch weitergehende CRM-Funktionen zur Verfügung stehen. Bei den E-Mail-Funktionen wird die Grundphilosophie von Open-Xchange deutlich, die auf Offenheit, Modularität und offene Standards ausgerichtet ist – wenig überraschend bei einem Anbieter aus dem Linux-Umfeld. Wie bereits beschrieben, werden dazu etablierte Server-Dienste genutzt, die sich einfach einbinden lassen. Es gibt aber auch bei den Clients Schnittstellen zu einer Reihe von etablierten Diensten.
So kann beispielsweise Microsoft Outlook als Client für Open-Xchange genutzt werden, wenn auch mit Einschränkungen. Mit dem OXtender for Outlook steht eine lokale Client-Komponente als Schnittstelle von Outlook hin zu Open-Xchange zur Verfügung. Informationen wie Kalender oder Aufgaben werden so in Outlook bereitgestellt.
Dass dabei mit einer eigenständigen Client-Komponente gearbeitet wird, ist durch die erforderliche lokale Installation unter dem Gesichtspunkt des Deployments sicher nicht die beste Lösung. Eine Integration im Back-end wäre besser. Das gilt umso mehr, als der OXtender for Outlook auf leistungsschwächeren Systemen zu einer spürbaren Verlangsamung von Outlook führt. Ausserdem ist er mit Microsoft Exchange nicht kompatibel. Wer also, weil er als «fester freier Mitarbeiter» beispielsweise auch mit Unternehmen mit Exchange-Infrastruktur zusammenarbeitet, sowohl Open-Xchange als auch Microsoft Exchange benötigt, muss unterschiedliche Profile konfigurieren. Das ist nicht nur lästig, sondern schafft auch Probleme in der Konsistenz der Informationen. In diesem Bereich sollte Open-Xchange auf jeden Fall noch nachbessern.
Auch die Komponente OXtender for Mac OS X ist nicht die optimale Lösung. Er sorgt zwar für das Zusammenspiel mit dort gängigen Client-Anwendungen wie iCal, Apple Mail oder Address Book. Auch hierzu ist aber eine lokale Software nötig, die von den Anwendern nicht so gern gesehen wird. Allerdings kann man optional die für mobile Geräte verwendete ActiveSync-Synchronisation nutzen.
Mit dieser über den OXtender for Mobile Web gelieferten Funktionalität werden auch andere mobile Endgeräte unterstützt. Auf den Geräten wird keine zusätzliche Software benötigt – ein Konzept, auf das sich Open-Xchange wohl auch bei den anderen Client-Plattformen konzentrieren sollte. Die dortigen Lösungen funktionieren zwar meist, aber eben nicht so reibungslos, wie es wünschenswert wäre.
Der Standardclient ist aber ohnehin die Web-Schnittstelle, die auf AJAX basiert und gut und einfach nutzbar ist. Auch hier gibt es ein paar kleinere Kritikpunkte wie das zu langsame Startverhalten. Der Zeitraum zwischen der Eingabe der Anmeldeinformationen und der Anzeige der Benutzeroberfläche ist einfach zu lang. Auch bei einigen anderen Aktionen wie dem Hinzufügen von Dokumenten zum InfoStore gibt es noch Verbesserungspotential. Insgesamt ist die Usability aber gut, auch im Vergleich mit anderen Lösungen wie Microsoft Sharepoint, die ebenfalls an dem einen oder anderen Punkt Schwächen bei der Effizienz der Bedienung zeigen.
Wie eingangs schon angesprochen wird Open-Xchange in mehreren Editionen angeboten. Die Server Edition ist die Variante für die lokale Installation. Unterstützt werden hier Debian, Suse Linux Enterprise sowie Red Hat Enterprise Linux. Die Installation ist grundsätzlich auch auf anderen Linux-Versionen möglich, auch wenn es dabei zu Herausforderungen bezüglich der Paketformate und anderer Kompatibilitätsanforderungen kommen kann.
Ausserdem gibt es noch eine Server Edition für UCS (Univention Corporate Server), eine spezielle, auf KMU ausgelegte Linux-Variante. Darauf basiert auch die Appliance Edition, die als vorkonfiguriertes VMware-Image direkt eingesetzt werden kann. Das erleichtert eine schnelle Inbetriebnahme und reduziert das spezifische Linux-Wissen, das sonst für die Installation und Basiskonfiguration benötigt wird. Schliesslich gibt es auch noch die -Hosting-Edition, die beispielsweise in der Schweiz von Hostpoint und in Deutschland von 1&1 genutzt und angeboten wird – ausreichend Optionen also, um schnell mit Open-Xchange starten zu können.
Insgesamt ist Open-Xchange eine vergleichsweise schlanke Kommunikations- und Kollaborationslösung. Die Administration ist vergleichsweise einfach und intuitiv. Gut gefallen die klaren und verständlichen Zugriffsberechtigungen, die es einfach machen, Inhalte gezielt zu schützen – gerade im Vergleich mit Lösungen wie Microsoft Sharepoint oder Lotus Notes/Domino kann Open-Xchange hier durch Einfachheit und Klarheit punkten.
Allerdings gibt es, wie bei den erwähnten OXtender-Erweiterungen, auch an anderen Punkten immer wieder kleine Schwächen. Manche späteren Anpassungen, beispielsweise an Mailboxen, funktionieren schlicht nicht. Reporting-Funktionen fehlen praktisch völlig, sowohl für die Sicherheitseinstellungen als auch die Konfiguration.
Dennoch zeigt sich Open-Xchange als effiziente Groupware. Die wesentlichen Funktionen werden unterstützt. So gibt es im InfoStore eine Versionierung, während man auf das komplexe Check-in/check-out verzichtet hat. Und: Das Tool ist doch in den meisten Bereichen intuitiv nutzbar, so dass den Endanwendern der Einstieg nicht schwerfällt.
Neben den genannten Schwachstellen wäre aber auch eine Integration von Foren oder Blogs wünschenswert. Diese fehlen bisher und können auch nur unzureichend integriert werden. Eine Standard-Integration beispielsweise zu Wordpress wäre hier hilfreich. Reizvoll wären natürlich auch Funktionen für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten – hier kann man aber auch mit Links beispielsweise zu Google Apps arbeiten.
Erweiterungsfähig ist auch die Integration mit Instant Messaging und VoIP. Hier gibt es bisher nur eine Schnittstelle zu Rack-Soft. Mehr Funktionen wären hier wichtig, um die Anzahl der Kommunikationskanäle für die Nutzer reduzieren zu können. Ein bisschen mehr Anpassbarkeit wäre auch nicht schlecht – hier sind Sharepoint und Lotus Notes/Domino eindeutig besser.
Trotzdem: Wenn man eine einfache, aber dennoch ausreichende und funktionale Lösung für Kommunikation und Kollaboration möchte, lohnt sich der Blick auf Open-Xchange. Denn keine der Lösungen am Markt ist perfekt, und Open-Xchange ist in der Praxis sinnvoll und effizient nutzbar.
Abgesehen von einzelnen Schwächen ist Open-Xchange eine valable Alternative zu etablierten Groupware-Lösungen wie Microsoft Exchange.
· Server-basierte Kommunikations- und Kollaborationslösung.
· Mail-Dienste über separaten POP- oder IMAP-Server.
· Kalender für Benutzer und Ressourcen
· Informationsverwaltung über «Infostores»
+ Effiziente Lösung für Kommunikation und Kollaboration
+ Verschiedene Editionen für unterschiedliche Anforderungen
+ Einfache Nutzbarkeit, Administration und Konfiguration
+ Offenheit, einfacher Import von Kontakten aus anderen Systemen
+ Unterstützung von ActiveSync für mobile Endgeräte
+ Gutes, einfaches, klares Sicherheitskonzept
– Optimierungsmöglichkeiten bei der Benutzerschnittstelle und beim Startverhalten
– OXtender for Outlook und Mac OS X sind verbesserungswürdig
– Keine Integration von Blogs, wenig Integration von Realtime-Kommunikation
Open-Xchange, www.open-xchange.de
siehe http://www.open-xchange.com/de/buy-de
