Laut den Marktforschern von IDC wächst die Bedeutung von Enterprise-Content-Management(ECM)- und Dokumenten-Management-Lösungen. Den Analysten zufolge beträgt das Marktvolumen derzeit 4,1 Milliarden Dollar, soll aber bis 2013 jährlich um 6,2 Prozent zulegen. Diese Zahlen überraschen kaum, da die Menge an Daten und Informationen in den Unternehmen stetig zunimmt. Ein ECM-System stellt sämtliche in einer Firma vorhandenen Daten auf einer Plattform zur Verfügung. Swiss IT Magazine bietet im Folgenden eine Übersicht über die ECM-Lösungen verschiedener Hersteller.
ECM-Lösungen setzen sich aus fünf Elementen zusammen. Die Manage-Komponente ist dabei die zentrale Anwendung. Sie vereint alle Anwendungen für das Dokumenten-Management und Collaboration sowie das Workflow-, Web-Content- und Records-Management. Die weiteren Elemente einer ECM-Lösung sind die Capture-, Store-, Deliver- und Preserve-Funktionen. Gerade bei der Manage-Komponente lassen sich die einzelnen Funktionen relativ frei kombinieren. Während grosse Firmen das ganze Spektrum einsetzen, können kleinere Firmen auch nur eine Auswahl der Funktionen verwenden und kommen so zu einer günstigeren ECM-Lösung. Dennoch kommen ECM-Lösungen hauptsächlich in grossen Unternehmen zum Einsatz. Laut ECM-Anbieter Docuportal ist vielen Unternehmen der Nutzen von ECM-Systemen nicht klar, weshalb solche Anwendungen noch keine Priorität haben. Es werde eine argumentative Entwicklung für die Firmen stattfinden müssen, denn das Marktpotential und der Nutzen im KMU-Sektor sei sehr hoch. Laut Canon zeigt der Trend, dass Klein- und Mittelbetriebe heute bereit sind, in ECM zu investieren. ECM sei schon lange keine Spielweise mehr für die grossen Firmen, sondern orientiere sich viel stärker an KMU. Entsprechend werde die Beratung zu einem wesentlichen Teil des Angebots.
Viele Hersteller wie Docuportal, ELO Digital Office und OpenText betonen, dass die Compliance in Zukunft wichtig sein werde. Weiter dürfen nach Meinung von Docuportal virtualisierende Client-Systeme für performante Endbenutzer-Oberflächen sowie die sichere Massendatenspeicherung durch skalierende Cloud-Computing-Systeme in den kommenden Jahren nicht vernachlässigt werden.
Easy Enterprise betont derweil, dass der Business-orientierte Ansatz immer wichtiger werde, das eigentliche System trete mehr in den Hintergrund. Einen weiteren Trend sieht der Anbieter beim Einsatz von Web-Technologien. Eindeutig in Richtung ECM-Plattform und Verzahnung von ECM-Funktionalitäten mit den Geschäftsprozessen geht die Entwicklung für OpenText.
Insbesondere die Flexibilität und die Skalierbarkeit ist bei der Auswahl eines ECM-Systems wichtig, wie verschiedene Hersteller betonen. Laut Uptime würden sonst später teure Migrationen riesiger Datenbestände anfallen. Zudem erinnert der Anbieter daran, dass bei der Lösungs-demonstration nur wenige Daten im System vorhanden sind. Entscheidend für den Erfolg des Systems sei aber die Skalierbarkeit. Man müsse also wissen, ob das Konzept auch mit hunderttausenden von Dokumenten funktioniere und welche Performance das System dann an den Tag lege. ELO Digital Office empfiehlt zudem zum Besuch eines Referenzkunden, um die Lösung in der Praxis zu begutachten.
Docuportal rät den Firmen derweil, auf die Hilfe von erfahrenen Beratern zu vertrauen. So erhalte man die Sicherheit, dass die benö-tigten Funktionen tatsächlich vorhanden seien. Auch brauche ein ECM-Projekt eine sorgfältige Vorbereitung, da man in die bisherigen Arbeitsweisen der Mitarbeiter eingreife. Eine Analyse der eigenen Unternehmens- und Informationsprozesse ist vor der Produktauswahl entscheidend, so Optimal Systems. Bei der Investitionsbewertung solle man zudem immer die Gesamtprojektkosten betrachten und nicht nur die Einstiegs-Anschaffungskosten. Nur so liessen sich die verschiedenen Anbieter tatsächlich vergleichen.
· Die Bedeutung von Enterprise-Content-Management-Lösungen nimmt zu.
· Der Trend geht in Richtung ECM-Einsatz bei KMU.
· Entscheidend bei der Auswahl einer Lösung sind deren Skalierbarkeit und Flexibilität.
· Das System soll modular aufgebaut sein, damit man es später bei Bedarf erweitern kann.
(abr)
