Die Krise bietet Chancen zur Transformation

Alte, organisch gewachsene IT-Umgebungen können eine tödliche Falle für Unternehmen sein, die höchst agil im rauen Klima einer Krise operieren müssen. Zudem stellen sie einen Stolperstein für all jene dar, die sich in einem hart umkämpften, von kurzen Innovationszyklen geprägten Markt bewegen. Ihnen mangelt es an Transparenz und damit auch an Beweglichkeit. Das hat Folgen. So entsteht über die Jahre hinweg eine sehr komplexe, schwer beherrschbare Applikationslandschaft mit unzähligen Schnittstellen, welche Prozessanpassungen verlangsamen und den Informationsfluss im Unternehmen behindern. Überproportional anwachsende Supportaufwände sind die Folge und die interne IT droht zum Flaschenhals für das Kerngeschäft zu werden.

Für immerhin 30,8 Prozent der im Rahmen einer Studie von MSM Research befragten Schweizer Unternehmen ist die derzeitige Situation Grund genug, ihre Überlegungen und Diskussionen rund um das Thema der Auslagerung voranzutreiben. IT-Verantwortliche, die nun glauben, ihr Heil im Outsourcing zu finden, denken zwar prinzipiell richtig – aber zu kurz. Das Auslagern einzelner Aufgaben oder Prozesse kann zwar kurzfristig bereits helfen, ist aber nicht zukunftsorientiert. Die Chance liegt vielmehr darin, einen Schritt weiter zu gehen und die Optimierung der IT- und Geschäftsprozesse systematisch in Angriff zu nehmen: Mit diesem «Transformational Outsourcing»-Ansatz lassen sich über längere Sicht nochmals erhebliche Kosten einsparen.

Einsparen und modernisieren

Während beim klassischen Outsourcing-Ansatz meist eine schnelle Kosteneinsparung erzielt wird, bezieht der Dienstleister beim Transformational Outsourcing auch vor- und nachgelagerte Dienste mit ein. Dadurch werden neben der initialen Kosteneinsparung weitere und vor allem nachhaltigere Qualitäts- und Effizienzverbesserungen realisiert.

Dies setzt jedoch eine konsequente Vereinfachung und Verschlankung der IT-Infrastruktur voraus. Die Unternehmensberatung The Hackett Group schätzt, dass «mit einer IT, die frei von unnötiger Komplexität ist, Kosteneinsparungen von über 30 Prozent innerhalb der IT-Budgets möglich sind». Doch in der Praxis verbraucht die mit den Jahren immer schwerer beherrschbare komplexe Infrastruktur jene Summen, die das Unternehmen eigentlich in die Modernisierung seiner Infrastruktur setzen müsste.

Wie wird dies ermöglicht?

Grundlage bilden etwa bei T-Systems flexible Bezugsmodelle für Infrastruktur- und Business-Applikationsdienstleistungen, die aus einer Hand bereitgestellt und wie Wasser oder Strom nach effektivem Verbrauch bezahlt werden. Bei Re-Investition eines Teils der eingesparten Kosten in Transformationsprojekten können dadurch weitere Komplexitätsreduktionen und Transparenzgewinne realisiert werden. Die so erzielte, bedarfsgerechtere Unterstützung des Kerngeschäftes führt letztendlich zu schlankeren Geschäftsprozessen und zu einer damit einhergehenden Effizienzverbesserung und sinkenden Prozesskosten.

Massive Kosteneinsparungen

IT nach Bedarf: Darauf baut letztlich jedes «Transformational Outsourcing»-Modell auf. Doch nicht jedes führt zum Erfolg. Der ganze Prozess muss durchgängig begleitet werden, damit sich die versprochenen Kosteneinsparungen auf allen Ebenen realisieren lassen.

Zunächst sinken die ICT-Ausgaben durch den günstigeren Betrieb im Rechenzentrum, z.B. aufgrund der Nutzung von Skaleneffekten. Ist der Umbau der firmeninternen IT-Infrastruktur einmal vollzogen, lässt sich die nächste Stufe der Kosteneinsparungen realisieren, da die neue, standardisierte ICT-Landschaft noch effizienter betrieben werden kann. Letztendlich führen dann weiter vereinfachte und höher standardisierte Systeme auch zu schlankeren Geschäftsprozessen.

Die Analysten der Experton Group gehen laut einer Studie vom Mai 2009 von «mindestens 20 Prozent» geringeren Kosten im Vergleich zum klassischen Outsourcing aus. Zusammen mit den Potenzialen in den Prozess- und allgemeinen Kosten dürften die Einsparungen durch Transformational Outsourcing jedoch weit höher liegen. Dies ermöglicht es dem Kunden, Outsourcing-Szenarien zu entwickeln, welche keine grossen Investitionen oder hohe initiale Projektkosten benötigen: Der Return on Invest (RoI) wird schnell erreicht.

Wie wird diese radikale Vereinfachung umgesetzt?

Viele Unternehmen scheuen eine umfassende Transformation. Sie fürchten, dass etablierte Prozesse in Mitleidenschaft gezogen werden könnten oder ganz zum Erliegen kämen. «Transformational-Outsourcing»-Dienstleister berücksichtigen diesen und andere Aspekte durch einen ganzheitlichen, strategischen Ansatz. Wie in der Grafik dargestellt, werden hierbei die drei Ebenen Geschäftsprozesse (Business Architektur) , IT (ICT-Architektur) und Services (Service Architektur) gleichermassen adressiert.

In enger Abstimmung mit dem Unternehmen vereinfachen sie schrittweise und konsequent die Komplexität der bestehenden Infrastruktur und streben die nahtlose Integration der ICT-Lieferkette beim Kunden an.

Im Rahmen der Business Architektur-Analyse werden zunächst die Standardisierungspotentiale von Applikationen zur Unterstützung von «Nicht-Kern-Geschäftsprozessen» angegangen. Allein durch die konsequente Nutzung von etablierter Standardsoftware für diese Bereiche können massive Einsparungspotentiale identifiziert werden.

Nach erfolgreicher Übernahme und stabilem Betrieb der ICT-Landschaft im Rahmen des Outsourcings kann die eigentliche Transformation und Überführung in die ICT-Ziel-Architektur (Infrastruktur, Netze und Anwendungen) erfolgen. Dabei werden z.B. heterogene IT- und Applikationslandschaften unter Berücksichtigung der Qualität ihrer Prozessunterstützung und anderer Kriterien auf die definierte Standardplattform migriert. Am Ende dieses Migrationsprozesses ergibt sich eine massiv «verschlankte» Prozess- und Applikationslandschaft bestehend aus der Kernplattform und denjenigen Individualsystemen, welche einen echten Mehrwert zur Innovationskraft des Unternehmens liefern.

Auf der dritten Ebene der Transformation schliesslich gilt es, eine ITIL-Servicearchitektur und ein Service-Management zu schaffen, die es dem Kunden ermöglichen, mehrere ICT-Dienstleister mit globalen Liefermodellen effektiv und effizient zu steuern. Mit einer solchen transformierten IT-Infrastruktur sind Unternehmen auf den kommenden Aufschwung vorbereitet und überstehen zukünftige Krisen weit besser als mit schwerfälligen IT-Prozessen.