Sparen ist allenthalben angesagt – und Outsourcing stellt, wie die anderen Artikel in diesem Schwerpunkt nachweisen, eine gute Möglichkeit zur Kostenkontrolle dar. Dies gilt besonders auch im KMU und nicht zuletzt deshalb, weil die Verträge mit dem externen Outsourcing-Anbieter oft genauere Rahmenbedingungen und Leistungsvereinbarungen enthalten, als es für intern erbrachte Dienstleistungen gilt.
Mit konsequentem Einsatz geeigneter Software könnte eigentlich seit Jahren viel Papier eingespart werden. E-Mails müsste man nicht ausdrucken – zum Archivieren gibt es sichere Komplettlösungen. Dokumente aller Art liegen meist ohnehin elektronisch vor oder können eingescannt und in einem DMS erfasst und so im Vergleich zur Ablage im Bundesordner erst noch viel effizienter weiterverarbeitet und zielsicherer wiedergefunden werden.
Das papierlose Büro wäre also möglich, ist aber fast nirgendwo Realität. Stattdessen wird gedruckt und kopiert, was das Zeug hält. Einer aktuellen Studie von Canon gemäss betragen die Druckkosten im durchschnittlichen europäischen Unternehmen 123'000 Franken pro Jahr. Wohlgemerkt: In diesem Durchschnittswert sind auch kleine Unternehmen berücksichtigt. Auf Grossunternehmen gemünzt ist eine Erkenntnis des Marktforschungsunternehmens Gartner: Die Druckkos-ten verschlingen drei Prozent der Einnahmen und stellen damit einen erheblichen Kostenfaktor dar.
Gartner konstatiert weiter, das Drucken sei der letzte grosse Bereich mit unkontrollierten Kosten. Dies wird durch die Canon-Studie erhärtet: Fast zwei Drittel der befragten Unternehmen haben keine klar definierte Druckstrategie. Das heisst unter anderem, dass in manchen Firmen nach wie vor jede Abteilung nach Gutdünken Drucker, Kopierer und Verbrauchsmaterial einkauft und die Mitarbeiter nach Herzenslust drucken lässt – kostenrelevante Aspekte wie «Farbe oder Schwarzweiss», «Tonersparmodus oder Bestqualität» und «Duplex oder jede Seite einzeln» werden kaum berücksichtigt, von der Grundfrage «Muss das überhaupt gedruckt werden?» ganz zu schweigen.
Druckbezogene Aufgaben, von der bedarfsgerechten Beschaffung der Tonerkartuschen über das automatische Aufbieten des Servicetechnikers im Fehlerfall und die laufende Aktualisierung der auf den PCs installierten Treiber bis zur Komplettbetreuung der Drucker- und Kopiererflotte mit oder ohne Finanzierung, lassen sich im Vergleich mit anderen IT-Aktivitäten sehr leicht auslagern: Die Schnittstellen zu den IT-Systemen und zum Beschaffungswesen sind einfach, vieles lässt sich automatisieren und konsolidieren und spart so nicht nur Geld durch Vereinheitlichung des Geräteparks oder kostengünstigere Grossbestellung von Verbrauchsmaterial, sondern auch Arbeitszeit und Nerven – zum Beispiel dann, wenn sich das eigene Personal nicht mehr um das Auffüllen des Toners und das Nachbestellen des Papiers kümmern muss. Laut Gartner lassen sich die Druckkosten durch effizientes Print-Management um bis zu 30 Prozent senken.
Was je nach Hersteller und Auslagerungsgrad «Printer Outsourcing», «Output Management», «Managed Print Services» oder ähnlich heisst, empfiehlt sich somit selbst für Organisationen, die dem Outsourcing von geschäftskritischeren Bereichen eher skeptisch gegenüberstehen, und gleicht punkto Sicherheit und Datenschutzrelevanz eher der Auslagerung der Büroreinigung als dem Betrieb des zentralen ERP-Systems als SaaS-Lösung.
Je nach Firmengrösse und Bedarf lassen sich unterschiedliche Teilbereiche des Druck- und Kopierwesens auslagern. Nicht alle Anbieter offerieren alle Möglichkeiten, und nicht alle Varianten eignen sich für alle Unternehmensgrössen. Die grosse Bandbreite zeigt sich anschaulich an der Dienstleistungspalette, die Canon in der Schweiz anbietet. Canon bietet für Kunden mit eigenem Gerätepark selektives Outsourcing einzelner Teilbereiche an:
? Multi-Brand-Support: Für Geräte unterschiedlicher Hersteller mit Wartung, Helpdesk, Tonerlieferung.
? Consumables & Supply Management: Automatisierte Überwachung und Lieferung von Verbrauchsmaterial samt Kostenanalyse und Kostenmanagement.
? Device Replenishment: Überwachung des Füllstands und Lieferung von Druckmedien und Verbrauchsmaterial inklusive Bestücken der Systeme.
? Resident/On-Site-Support: Techniker vor Ort und proaktive Fehlererfassung mit anschliessender Korrektur, Reparaturen, Implementierung von Updates und Anwendertraining.
? CRD/Print Room: Dienstleistungen auf Management- und Anwenderebene eines Print Room von der Übernahme des Personals und des laufenden Betriebs bis zu Massenversand und Lieferung der Endprodukte.
? Fleet Management: Aktive Verwaltung und kontinuierliche Optimierung der Drucksysteme des Kunden samt Führen und Überwachen des Geräteinventars, Aufzeichnung und Analyse des Bedarfs und der Prozesse, Organisation der Anwenderschulung mit dem Ziel erhöhter Effizienz, Überwachung der SLA.
Die andere Option ist das Full Outsourcing: Hier wird nicht nur per Fleet Management der laufende Betrieb verwaltet, überwacht und optimiert, sondern Canon finanziert auch den Gerätepark des Kunden durch Kauf neuer oder Übernahme der bestehenden Geräte. Die anderen selektiven Services können nach Bedarf in unterschiedlichen Kombinationen integriert werden.
Mit Ausnahme der CRD/Print-Room-Dienste bedient Canon ausschliesslich mittlere bis grosse Unternehmen mit mehr als 500 Büro-Arbeitsplätzen beziehungsweise über 5 Millionen Ausdrucke – im Branchenjargon verschiedentlich auch «Clicks» genannt – pro Jahr.
Auch diverse andere Anbieter offerieren ihre druckbezogenen Outsourcing-Dienste in erster Linie grösseren Kunden, wobei die Definition leicht unterschiedlich ausfällt. Océ zum Beispiel betreut Standorte ab rund 200 Mitarbeitern, 50 dezentralen Drucksystemen oder einem Printvolumen ab 3 Millionen Clicks pro Jahr. Neben der Betreuung des Geräteparks bietet Océ auch Printroom-Dienste bis hin zu Design und Layout, Druckvorstufe und Betrieb von Poststellen und Archiven an. Analog heisst es bei Xerox: «Generell ist es sinnvoll, sich intensiv mit Managed Print Services auseinanderzusetzen, wenn ein Unternehmen ein Druckvolumen von mehr als drei Millionen Prints hat oder mehr als ungefähr hundert Geräte einsetzt. Bei einem gesunden Verhältnis zwischen Mitarbeitern und Geräten entspricht dies in unseren Breitengraden in etwa 800 Mitarbeitern.»
Praktisch alle aufgeführten Hersteller betreuen im Rahmen ihrer Outsourcing-Dienste auch Geräte anderer Marken, einzelne beschaffen auf Wunsch des Kunden sogar neue Geräte anderer Anbieter. Die Ausnahme ist Kyocera Mita: Hier werden die Outsourcing-Dienstleistungen zwar für Kunden jeder Grösse, jedoch nur auf Geräte der eigenen Marke angeboten. Als Grund gibt Marketing Manager Christiane Thiévent an, Kyocera könne «als einer der wenigen Hersteller eine komplette Produktepalette auf einer einheitlichen Software-Plattform anbieten», vom Kompakt-Laser für den Arbeitsplatz über Produktions- und Farbdrucker bis zu MFP-Systemen für die Abteilung, das Ganze inklusive Software für das Dokumentenmanagement.
Verschiedene Anbieter, darunter HP («Managed Print Services bieten sich bereits ab etwa 20 Geräten an») und Lexmark, kümmern sich um grosse Kunden selbst, bedienen via Fachhandel oder spezialisierte Partner aber auch KMU. Lexmark unterscheidet zwischen «Managed Print Services» für Grosskunden und den Komplett-Outsourcing-Paketen «Value Print» und «Value Print Business» für KMU: Der Kunde zahlt hier einen Komplettpreis pro Seite, der das Gerät, das Verbrauchsmaterial und den Service enthält. Diese Dienstleistung ist bereits für einen einzigen Drucker erhältlich.
Fast identisch sieht es bei Oki aus: Neben der umfassenden Dienstleistung «Oki Print Optimizer», bei der ein Spezialistenteam unter Einbindung des Fachhandels die Ist-Situation und den Bedarf analysiert, die Prozesse verbessert und auf dieser Basis eine optimierte Output-Lösung installiert und betreut, offeriert Oki auch die «Printer Flatrate Plus» – auch dies ein Komplettmodell mit fixem Seitenpreis inklusive Gerätemiete, erhältlich in verschiedenen Abstufungen und ebenfalls ab einem Gerät. Oki war einer der ersten Anbieter mit der Option «fixer Seitenpreis» und zeigt den Interessenten auch ohne Beratungsgespräch, was das Ganze kostet: Unter www.printerflatrate.ch lässt sich das gewünschte System mit allen Optionen zusammenstellen – ein netzwerkfähiger A4-Farb-LED-Drucker ist inklusive 500 Farb- und 250 Schwarzweissprints ab 116 Franken pro Monat zu haben.
Pay-per-Page-Angebote gibt es auch bei Ricoh, laut eigener Aussage mit einem Anteil von 22 Prozent Schweizer Marktführer bei Document-Management- und Office-Lösungen. Ricoh betreut alle Kundensegmente, wie Marketing- & Communications-Director Marcel Alini betont: «Vom Kleinst-KMU bis zum multinationalen Konzern.»
Printer-Outsourcing gibt es nicht nur vom Hersteller oder Distributor, sondern auch bei vielen allgemein tätigen IT-Sys-temhäusern sowie bei einigen spezialisierten, aber markenunabhängigen Dienstleistern. Die gesamtschweizerisch aktive NRS Printing Solutions AG mit Hauptsitz in Thun verkauft einerseits Geräte und Verbrauchsmaterial und offeriert auf der anderen Seite die Full-Service-Lösung Easyprint, die sich für Kunden «mit nur einem Gerät bis zu Konzernflottengrösse» skalieren lässt. Auch bei Easyprint handelt es sich um ein Komplettangebot nach dem CPP-Preismodell (Cost per Page).
