Kein Zweifel: In vielen Unternehmen sind schwere Zeiten angebrochen. Wenn die Umsätze über mehrere Monate im zweistelligen Prozentbereich einbrechen, dann genügt es nicht mehr, den Mitarbeitern die Komfortzone zu streichen. Strenge Sparmassnahmen sind erforderlich. Die Führungskräfte auf der obersten Ebene verordnen eine Kostensenkung. Ob Vertrieb, Marketing, Produktion, Einkauf, Verwaltung – alle Bereiche bekommen Vorgaben für spürbare Budgetkürzungen. Doch welche Ressourcen können eingespart, wo Kosten gesenkt oder gar Kostentreiber eliminiert werden? Gibt es vielleicht sogar versteckte Kosten, die unnötig anfallen?
Häufig begehen Unternehmen in der Krise den Fehler, dass sie breit und blind sparen. Vom mathematischen Standpunkt macht es Sinn, die Prozente gleichmässig zu verteilen. Strategisch und intelligent gedacht ist das jedoch nicht. Die betriebswirtschaftliche Herausforderung liegt darin, Prozesse zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu reduzieren. Denn die Aufgaben werden in der Regel nicht geringer, sondern nur auf weniger Schultern verteilt. Wenn die Mitarbeiter im Kundenservice weniger arbeiten sollen, darf in der Kundenbetreuung dennoch keine Lücke klaffen. Im Gegenteil, ein zuvorkommender Service ist das Fundament für Geschäfte der Zukunft. Also muss das Service-Team die Aufgabe meistern und mit weniger Ressourcen eine bessere Leistung erbringen. Sparen will gekonnt sein. Die Aufgabe liegt darin, Kostentreiber zu identifizieren und versteckte Kosten aufzudecken. Die Devise lautet also, nicht einfach den Rasenmäher anzusetzen und alles kahlzuscheren, sondern gezielt Unkraut zu jäten.
Empfehlenswert ist die Einrichtung eines Krisenkomitees, in dem alle Unternehmensbereiche vertreten sind. Gemeinsam legen die Bereichsleiter fest, welche Geschäftsprozesse für den Erfolg auch in Zukunft entscheidend und daher von radikalen Massnahmen zu verschonen sind.
Im Team werden mit einer gemeinsamen Richtlinie Kostentreiber aufgespürt, die Führungskräfte machen sich an die Arbeit und durchforsten die Geschäftsabläufe nach sinnvollen Sparmöglichkeiten. Dabei gilt es die eigenen Prozesse ständig zu überdenken und an die Umweltbedingungen anzupassen. Auf dem Weg zur Operational Excellence kommt es darauf an, Fehler auszuräumen, Prozessintelligenz zu implementieren, Potenziale zu entwickeln. Kurzum: Das Gute zerstören, um das Bessere zu schaffen.
Unternehmen, die in den vergangenen Jahren Business Process Management (BPM) eingeführt haben, können jetzt Kapital aus ihrer Prozessarbeit schlagen. Ihre Erfahrungen geben Hinweise, wo sich schnell und sinnvoll Kosten senken lassen.
Konkret bietet konsequentes Geschäftsprozessmanagement gerade in Krisensituationen verschiedene Vorteile:
? Die Kenntnis der Geschäftsprozesse verschafft Transparenz. Wie wird zum Beispiel bei einer Bestellung die Kreditwürdigkeit des Kunden geprüft? Welche Stellen sind verantwortlich? Wie aussagekräftig sind die Informationen? Die Prozesskette zeigt, wo etwa Doppelarbeiten vorkommen oder Lücken auftreten.
? Mit dem Durchspielen von Alternativen lassen sich neue Prozessmodelle finden und Abläufe optimieren. Welche Arbeiten sind überflüssig, können wegfallen oder welche lassen sich verschlanken? Sind Prozessschritte auf Externe auslagerbar? Sind Abläufe automatisierbar?
? Das Messen von Leistungen zeigt die Auswirkungen von Krisenmassnahmen in Zahlen. Wie verändert zum Beispiel die Einführung von Kurzarbeit die Lieferzeiten? Wie gross sind die Einsparungen bei Zeit und Kosten tatsächlich? Intelligente BPM-Software misst diese Werte automatisch und fasst die Daten in informativen Management-Cockpits zusammen.
? In vielen Fällen bestimmen noch immer IT-Systeme den Ablauf von Prozessen. Motto: Die Software sagt, was jetzt zu tun ist. Die Arbeitsabläufe weichen damit oft von einem günstigeren individuellen Prozessweg eines Unternehmens ab. BPM dreht diesen Vorgang um: Die IT wird den Prozessen untergeordnet.
Unternehmen, die in den vergangenen Jahren BPM-Projekte durchgeführt haben, konnten einen reichen Erfahrungsschatz erarbeiten, wie man mit weniger Ressourcen mehr Wert schaffen kann. Aus der Fülle der Erfahrungen lassen sich typische Ansätze für die Kostenreduktion und für Effizienzverbesserungen ableiten.
Besonders wirkungsvoll ist das Prozessmanagement durch die Reduzierung von Durchlaufzeiten. Ein Beispiel: Mit einem neu eingeführten Prozess-Monitoring-System wurde bei Swisscom die Bearbeitung und Administration von Bestellungen unter die Lupe genommen. Das Sys-tem erkennt auch die Ursachen zeitaufwendiger Rückfragen von Kunden und internen Stellen, liefert nachvollziehbare Daten über die Bestelleingänge und ermöglicht die Überwachung der Auftragsabwicklung.
Bei Abweichungen, etwa zu langer Bearbeitungszeit, sendet das System Alarmsignale. Durch Transparenz in der Prozessausführung, umfangreiche Prozessanalysen und Massnahmen zur Prozessoptimierung konnte Swisscom den Bestelldurchlauf messbar beschleunigen und damit die Kundenzufriedenheit verbessern.
In Krisenzeiten ist vor allem das proaktive Handeln wichtig. Es zeigt, wie sich Einflussfaktoren verändern, die Prozessausführung aber durch rechtzeitig veranlasste Gegenmassnahmen wie geplant erledigt werden kann.
Die Chinesen verwenden zwei Pinselstriche, um das Wort «Krise» zu schreiben. Ein Strich steht für Gefahr, der andere für Gelegenheit. Die kluge Botschaft aus Fernost lautet: Hüte dich vor der Gefahr – aber erkenne die Gelegenheit!
Unter diesem Leitgedanken steht der Chancen-Check, den der BPM-Spezialist IDS Scheer auf der Website www.krisenfit.de eingerichtet hat. Per Online-Test können Unternehmen kostenlos herausfinden, wie krisensicher ihr Unternehmen aufgestellt ist und wo Business Process Management als Krisenmanager weiterhilft.
Mit zwanzig Fragen, die sich innert rund zehn Minuten beantworten lassen, spüren die Teilnehmer ihre Kostentreiber und Ertragschancen auf. Die individuelle Auswertung informiert über die aktuelle Unternehmenssituation in den Bereichen. Beurteilt werden folgende Punkte:
· Unternehmensführung und Steuerung. Krisenzeiten verlangen ein professio-nelles Krisenmanagement. Konkret gehören dazu zum Beispiel die Analyse der Krisenfolgen auf das eigene Unternehmen, der Aufbau einer Kommunikationsstruktur mit Erfassung von Krisenindikatoren, die Einrichtung eines übergreifenden Krisengremiums und die konsequente Umsetzung von Massnahmen zur Krisenbewältigung. Process-Intelligence-Systeme als Verbindung von Unternehmensdaten und Prozessinformationen geben Entscheidungshilfen bei diesen Fragen.
· Prozesse, Organisation und Ressourcen. Die Kerngeschäftsprozesse müssen untersucht, Kostentreiber identifiziert, die Wertbeiträge pro Prozess oder Produkt ermittelt werden. Die Transparenz der Organisationsstruktur und eine optimale Verteilung der Personalressourcen auf die Wertschöpfungskette sind wichtige Erfolgsfaktoren. Process-Benchmarks helfen bei der Effizienzbeurteilung.
· Markt- und Kundenorientierung. Hier stehen die Schnittstellen zum Kunden im Fokus, die Kundenzufriedenheit ist der entscheidende Leistungsmesser. Alle Prozesse mit Kundenauswirkung sind zu prüfen und optimal zu gestalten. Dazu gehören zum Beispiel Punkte wie Angebotsportfolio, Vertriebs-kanäle, Produktqualität, Lieferzeiten, Serviceleistungen. Besonderes Augenmerk gilt den Bestandskunden.
· Innovation und Nachhaltigkeit. Kostenreduktion ist in Krisenzeiten ein wichtiges Überlebensmittel. Doch im anschliessenden Aufschwung wird ein zu radikales Vorgehen zum Bumerang. Wer in der Krise zum Beispiel die Produktinnovation zusammenstreicht, wichtige Mitarbeiter vor die Tür setzt oder nötige IT-Investitionen aufschiebt, kommt bei einer späteren Nutzung neuer Marktchancen schnell unter Druck. Die künftige Entwicklung sollte im Blickfeld bleiben.
In diesem Chancen-Check stecken 25 Jahre BPM-Erfahrung. Unternehmen bekommen unabhängig von der Grösse oder ihrer Branchenzugehörigkeit eine Bewertung ihrer aktuellen Unternehmenssituation nach den oben genannten vier Punkten. Dabei wird nach dem Verkehrsampel-Prinzip nach Gefahrenzone (rot), kritischer Bereich (gelb) und Optimierungsbereich (grün) unterschieden. Dazu kommen praktische Anregungen zur Krisenbewältigung.
