Den Kommunikations- und Informationsfluss effizient gestalten und optimieren, unternehmensübergreifende Entscheidungen innert kürzester Frist fällen oder schnell auf Marktgegebenheiten reagieren: Für ein Unternehmen wie die zur EMS-Gruppe gehörende Eftec, die mit rund 750 Mitarbeitenden an 23 Standorten in 18 Ländern vertreten ist und zu den führenden Lieferanten von Prozessmaterialien und Applikationsanlagen für die Automobilindustrie zählt, sind dies wichtige Aspekte. Eftec ist ein weltweit tätiger Automobilzulieferer für die Transportindustrie in den Bereichen Kleben, Schützen, Dichten und Dämpfen.
Die Entwicklung, die Herstellung und der Vertrieb von Lösungen und Produkten für die verschiedenen Automobilhersteller erfordern eine enge Zusammenarbeit zwischen den internationalen Standorten und den Kunden. Regelmässige Meetings, an denen Entwicklungsergebnisse präsentiert, Projekte besprochen, Neuentwicklungen und Konstruktionsdetails abgenommen und der Wissensaustausch intensiv gepflegt wurden, gehörten zum Alltag. Zudem verschlangen zeitintensive und kostspielige Geschäftsreisen wertvolle Mitarbeiterressourcen.
Bereits vor fünf Jahren beschäftigte sich das Unternehmen mit dem Thema Videokonferenzen. «Treibendes Motiv für den Einsatz eines Videokonferenzsystems war die Vereinfachung des Kommunikations- und des Informationsflusses vom Hauptsitz in Romanshorn zu den Standorten der Ems-Gruppe in Herrliberg und Domat/Ems sowie den Eftec-Standorten in Nordamerika, Asien und Europa. Aufgrund hoher Anschaffungskosten von knapp einer halben Million Franken für die Ausrüs-tung mehrerer Standorte wurde das Projekt jedoch schnell verworfen», erklärt Eftec-IT-Leiter Urs Hüttenmoser. Anlässlich der Realisation eines Medienraumes für Präsentationen kam der Gedanke 2007 wieder auf. Technologische Weiterentwicklungen, grössere Bandbreiten, bessere Tonqualität und Bildübertragungen in HD-Qualität sowie zwischenzeitlich erschwingliche Preise haben den Entscheid für ein Videokonferenzsystem begünstigt.
Bereits vor der Evaluationsphase war für Hüttenmoser klar, dass ein Videokonferenzsystem den «ersten Augenblick» überstehen sowie unkompliziert und einfach in der Bedienung sein muss. «Sonst fällt die Anwendung bei den Mitarbeitenden durch», ergänzt er. Geprüft wurden Funktion und Leistung von Videokonferenzsystemen von den Anbietern Sony, Tandberg und Polycom, von einfachen Plug-and-Play-Systemen bis hin zu technisch komplexen Lösungen. Letztere haben sich als zu aufwendig und kompliziert erwiesen, da bereits in der Testphase ein IT-Mitarbeiter während der gesamten Sitzung anwesend sein musste. Diesen Ressourcenaufwand wollte und konnte sich Hüttenmoser, der zusammen mit zwei Mitarbeitern weltweit die IT der Eftec betreut, nicht leisten.
fAm Ende des Evaluierungsverfahrens haben sich die Videokonferenzsysteme HDX7002 XL und HDX7002 XLP mit Multipointlizenz, SMS-Rollständern und Plasma-Bildschirmen von Polycom durchgesetzt. Die einfache Installation, die flexible Nutzung und die intuitive Bedienung überzeugten. Das Videokonferenzsystem steht zudem auf einem Rollständer und kann dank dem bestehenden IP-System als Plug-and-Play-Lösung in verschiedenen Räumen genutzt werden.
Ein weiteres Kriterium stellte der Notebook-Client dar, der zum System angeboten wird. Eftec setzt zwei solche Clients ein und schliesst nicht aus, den Bestand weiter aufzustocken. «Der Notebook-Client bietet ein Höchstmass an Flexibilität und ermöglicht es Mitarbeitenden, die oft unterwegs sind, Videokonferenzen standortunabhängig durchzuführen bzw. an virtuellen Meetings teilzunehmen», freut sich Hüttenmoser. Im ganzen Entscheidungsprozess jedoch war die Zusammenarbeit mit der Symetria sehr wichtig, die als Integrationsunternehmen von Polycom in der Schweiz fungiert und bei Eftec für die gesamte Planung, Umsetzung und Installation der Lösung verantwortlich zeichnete. Hüttenmoser erklärt: «Die Aufrechterhaltung des gesamten Kommunikationsprozesses ist für uns ein geschäftskritischer Faktor. Symetria hat uns von Anfang an das Gefühl gegeben, den richtigen Implementationspartner an unserer Seite zu haben, der die gleiche Sprache spricht und rund um die Uhr für uns da ist. Im Notfall auch 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche.»
Neben dem Hauptsitz in Romanshorn wurden die Gesellschaften in Genk (Belgien), Shanghai (China) und Detroit (USA) mit einem Videokonferenzsystem von Polycom ausgerüstet. Die Konfiguration der einzelnen Komponenten erfolgte zentral durch Symetria in der Schweiz und wurde anschliessend an die Standorte verschickt. Vor Ort konnte das System selbsterklärend aufgestellt, installiert und angeschlossen werden. Die Netzwerkrechte wurden von Romanshorn aus erteilt, und das IT-Team kann sämtliche Einstellungen zentral kontrollieren und anpassen. Durch die intuitive Menüführung war der Schulungsaufwand sehr gering. In einer internen Anleitung sind die Nutzungsregeln ergänzend dazu kurz zusammengefasst worden. «Die Mitarbeiterakzeptanz war von Beginn an sehr hoch», so Hüttenmoser. «Der Mehrwert hinsichtlich Zeit- und Kostenersparnis sowie die einfache Bedienung der Lösung sprechen für sich: Die Kontaktliste aller möglichen Gesellschaften und Kunden ist in einem Verzeichnis hinterlegt. Per Knopfdruck lässt sich der gewünschte Gesprächspartner anwählen und die Verbindung wird erstellt. Neben einer Bild- und Tonübertragung in HD-Qualität ist der Austausch von Multimedia- inhalten wie Präsentationen, Videos oder Bildern möglich. Mit einer Dokukamera lassen sich zudem auch kleinste Produktdetails vergrössern. Ein Riesenvorteil für unsere Entwicklungsabteilung.»
Im Hinblick auf einen qualitativen und quantitativen Know-how-Transfer kommt das Videokonferenzsystem konzernübergreifend regelmässig zum Einsatz und wird auch für Schulungs-zwecke genutzt. Der Informationsaustausch mit verschiedenen Automobilherstellern zahlt sich ebenfalls aus und bringt entscheidende Vorteile: Besprechungen können innert kürzester Zeit einberufen werden, Entscheidungen lassen sich schneller und effi-zienter treffen. «Das Endresultat einer Besprechung hat sich qualitativ merklich verbessert», hält Hüttenmoser fest. Insbesondere im Bereich der Entwicklung und Technik, wo viele Fachausdrücke genutzt werden, erleichtert eine Videokonferenzlösung das Verständnis und hilft, Sprachbarrieren zu überbrücken. Mimik und Gestik des Gegenübers zeigen sofort, ob jemand etwas richtig verstanden hat oder nicht. Dies hilft, allfällige Unklarheiten aus der Welt zu schaffen.
Das Ziel von Eftec für die Zukunft ist klar: Weitere Gesellschaften sollen mit einer Videokonferenzlösung von Polycom ausgerüstet und mit dem Hauptsitz in Romanshorn verbunden werden. «Die Technologie», ergänzt Hüttenmoser, «kann Geschäftsreisen zwar nicht ganz ersetzen, aber um ein Vielfaches verringern, dadurch die CO2-Bilanz verbessern und einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz leisten. Polycoms Videokonferenzlösung hat sich als ausgereifte und praxisnahe Lösung präsentiert, sich im Alltag bewährt und unsere Erwartungen vollständig erfüllt. Sie bildet heute einen integralen Bestandteil unserer Informationspolitik.»
· Branche: Automobilzulieferer
· Beteiligte Unternehmen: Eftec, Symetria und Polycom
· Herausforderungen: Kommunikation innerhalb des Konzerns zu beschleunigen, knapp bemessene Mitarbeiterressourcen entlasten, Kosten einsparen und einen Beitrag zum Umweltschutz leisten.
· Lösungen: Romanshorn (CH): Polycom HDX7002 XLP mit Multipointlizenz auf SMS-Rollständer mit zwei 50-Zoll-Plasma-Monitoren.Genk (B), Shanghai (CHN), Troy (USA): Je ein Polycom HDX7002 XL auf SMS-Rollständer mit einem 42-Zoll-Plasma-Monitor.
