Ausser den allereinfachsten Vorhaben profitieren praktisch alle Projekte, egal ob in der IT oder einem anderen Aktivitätsbereich, von softwaregestütztem Projektmanagement. Entsprechende Produkte gibt es wie Sand am Meer – die Palette reicht von simplen To-do-Listen bis zum umfangreichen serverbasierten System zur abteilungs- oder sogar organisationsübergreifenden Verwaltung einer grossen Zahl parallel laufender Projekte.
Microsofts Projektmanagementlösung, in der aktuellen Ausgabe unter dem Namen Microsoft Office Project 2007 vermarktet, gilt gemeinhin als Synonym für Projektmanagementsoftware auf Windows-PCs. Infoweek vergleicht das Quasi-Standardpaket mit zwei weiteren Lösungen: Auch Intelligantt und Inloox bieten alle Grundfunktionen für den Umgang mit einfachen und komplexen Projekten – von der Basisfunktionalität her sind alle drei Produkte einander mehr oder weniger ebenbürtig. Unterschiede gibt es bei weniger gebräuchlichen Funktionen, bei der Integration mit anderen Programmen und Services sowie bei der Oberfläche und bei der Bedienung.
Projektmanagementsoftware unterstützt die Projektarbeit in drei Bereichen:
➤ Projektmanagement: Die Kernfunktionen umfassen die Planung, Priorisierung, Erfassung und Überwachung von Aktivitäten, Terminen und Meilensteinen, von zeitlichen und inhaltlichen Abhängigkeiten und der damit verbundenen Kosten. Die Projektdaten lassen sich üblicherweise sowohl in Tabellenform als auch grafisch darstellen – Standard ist hier das Gantt-Diagramm, das Zeitablauf und Abhängigkeiten auf intuitiv erfassbare Weise präsentiert.
➤ Ressourcenmanagement: Über eine «bessere To-do-Liste» hinaus unterstützt eine waschechte Projektmanagementlösung auch die Verwaltung und Überwachung aller benötigten Ressourcen. Dazu gehören nicht nur die Teammitglieder, sondern auch Materialien, Maschinen und Räumlichkeiten. Die Software hilft dabei, Konflikte und Verzögerungen durch Überbelastung der Mitarbeiter, Doppelbelegung von Räumen und nicht verfügbare Materialien und Geräte zu vermeiden.
➤ Zusammenarbeit: Projekte leben davon, dass alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt über alle benötigten Informationen verfügen und dazu in der jeweils passenden Weise untereinander kommunizieren können. Kollaborationsfunktionen sind nicht zwingend Teil einer Software, die für den Einzelplatzeinsatz durch den Projektmanager konzipiert ist. Dementsprechend bieten nicht alle Lösungen bereits in der Grundversion Kollaborativfunktionen wie Diskussionsforen, Dokumentenablage oder Online-Meetings.
Die Microsoft-Projektverwaltungssoftware ist Teil des Office-Systems und erwartungsgemäss stark mit den übrigen Office-Programmen integriert. So werden beim Erstellen eines grafischen Berichts die Daten aus Project direkt an Excel übermittelt – für die Aufbereitung in Form von Balken- und Kuchendiagrammen ist dann nur noch Excel zuständig. Project bietet eine schier unerschöpfliche Funktionsvielfalt und wird deshalb oft als überladener Dinosaurier bezeichnet. Abgesehen vom relativ hohen Preis – bereits die getestete Standardausgabe kostet über 800 Franken – ist dies jedoch auch für Einsteiger, die zunächst nur einfache Projekte zu verwalten haben, kein Hindernis: Die Erfassung der Projektschritte und Abhängigkeiten beherrscht man intuitiv – in der Grundansicht gibt man links in einer Tabelle Name, Zeitdauer und Vorgänger der Aktivitäten ein, rechts daneben werden die erfassten Schritte als interaktives Gantt-Diagramm dargestellt. Während der Eingabe bietet Project auf Wunsch ständig Hilfe an. Das Programm erkennt zum Beispiel, wenn ein eingegebenes Datum auf ein Wochenende fällt und schlägt stattdessen den folgenden Montag vor. Ähnlich einfach gehen Erfassung, Zuordnung und Überwachung der Ressourcen vor sich.
Auch die fortgeschrittenen Funktionen unterstützt Project mit diversen Assistenten und einem gelungenen Hilfesystem. Dennoch erfordert es einige Einarbeitungszeit, um alle Möglichkeiten zu erkennen und diese für die eigenen Projekte nutzbringend einzusetzen. Die Standardausgabe bietet nur rudimentäre Kollaborationsfunktionen. Mehr Unterstützung bei der Teamarbeit gibt es mit der Professional-Edition in Kombination mit dem Project Server, der unter anderem die Sharepoint Services nutzt.
Was bei der Project-Standardausgabe aus Redmond fehlt, ist die Stärke des ebenfalls nur für Windows erhältlichen, insgesamt deutlich schlankeren Intelligantt vom US-Hersteller Teamdirection: Auch ohne speziellen Server bietet Intelligantt umfassende Kollaborationsfunktionen, und dies gleich in mehreren Varianten: Mehrere Nutzer des Programms können als Arbeitsgruppe konfiguriert werden. Für die Kommunikation unter den Teammitgliedern arbeitet Intelligantt entweder mit simplen Dateien auf einem lokalen Fileserver («Local Workgroup») oder mit einem vom Hersteller angebotenen Internet-basierten Dienst («Cloud Workgroup»). Ausserdem unterstützt das Programm die Anbindung an einen Sharepoint-Server oder an den webbasierten Projektmanagement-Service Basecamp.
Für das Projekt- und Ressourcenmanagement bietet Intelligantt alle nötigen Grundfunktionen inklusive Kostenverfolgung mit Varianten. Viele fortgeschrittene Funktionen, die in Microsoft Project selbstverständlich sind, sucht man hier jedoch vergeblich.
Die Oberfläche wirkt auf den ersten Blick modern und leicht zugänglich. Der Teufel steckt wie immer im Detail: Im Test weigerte sich das Programm gelegentlich, Eingaben entgegenzunehmen. Bestehende Projektschritte liessen sich, obwohl der Hersteller von interaktiven Gantt-Charts spricht, nicht immer wie gewünscht mit der Maus verschieben – und zwar ohne erkennbaren Grund wie fixierte Meilensteine oder kollidierende Abhängigkeiten. Das grosse Plus: Intelligantt bietet die Möglichkeit, mehrere Projekte in einer Übersichtsdarstellung gleichzeitig anzuzeigen. Interessant ist das Lizenzmodell: Intelligantt lässt sich zu 299 Dollar für unbeschränkte Zeit oder zu Preisen zwischen 69 und 199 Dollar für 3, 6 oder 12 Monate lizenzieren.
Aus deutschen Landen kommt eine Projektmanagementlösung ganz eigener Art. Inloox vom Münchner Entwickler IQ Medialab ist vollständig in Outlook integriert: Nach der Installation erscheinen im Outlook-Fenster ein zusätzlicher Ordner und eine neue Toolbar zum Zugriff auf die Projektverwaltungsfunktionen. Die einzelnen Funktionsbereiche – Erfassung und Anzeige der Projektschritte und Ressourcen sowie Berichterstellung – präsentiert Inloox in Form verschiedener Pop-up-Fenster, die bei Bedarf erscheinen.
Inloox ist aber nicht bloss optisch völlig in die Outlook-Oberfläche eingebunden, sondern bedient sich umfassend der in Outlook beziehungsweise Exchange vorhandenen Informationen. Teammitglieder lassen sich zum Beispiel aus dem Kontaktverzeichnis als Ressource erfassen und anstehende Aktivitäten werden auf Wunsch direkt in den Kalender des jeweiligen Mitarbeiters eingetragen. Die Ressourcenübersicht greift auf die Free/Busy-Informationen des Exchange-Servers zu und weist auf Überlastungen und Doppelbuchungen hin. Besser könnte die Outlook/Exchange-Integration wohl nicht gelöst sein.
In der getesteten Version 5.6 braucht sich Inloox funktional nicht hinter eigenständigen Projektmanagement-Paketen zu verstecken. Mit einem Preis von 390 Euro für die Personal-Variante ist Inloox auch für den Einzelanwender erschwinglich, der ohne Exchange-Server arbeitet. Für die Exchange-Anbindung von maximal 50 Clients sorgt der separat erhältliche Workgroup-Server (890 Euro), grössere Umgebungen bedient der Enterprise-Server (1390 Euro).
· Microsoft Project gilt als Standard für PC-basierte Projektmanagementsoftware.
· Das Microsoft-Programm bietet äusserst vielfältige Funktionen
· Die Stärke von Intelligantt sind die integrierten Workgroup-Fähigkeiten.
· Inloox bietet viele Möglichkeiten und ist vollständig in Outlook integriert.
