Die Zusammenarbeit innerhalb der Projektteams des Baarer Bauunternehmens Gebrüder Hodel AG gestaltete sich bislang sehr zeit- und papieraufwendig und wenig flexibel. Anfang Jahr sagte die Gebrüder Hodel AG den Sitzungsmarathons und Papierbergen den Kampf an und machte sich auf die Suche nach einer Groupware-Lösung, die die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen den Mitarbeitern vereinfachen sollte.
Auf Grund der verfügbaren Ressourcen wurde André Mettler, Leiter Rechnungswesen/Administration und IT-Projektleiter der Gebrüder Hodel AG, rasch klar, dass sich die Zusammenarbeit in einen virtuellen Rahmen verschieben muss: «Eine herkömmliche Lösung hätte einen zu hohen Administrationsaufwand mit sich gebracht. Zudem hätte man sie ins Netzwerk einbinden und die entsprechende Software dazukaufen müssen.»
Gewünscht war eine virtuelle Plattform für die Zusammenarbeit, die ohne jeglichen Installationsaufwand realisiert werden konnte. Inhouse etwas aufzubauen, stand von Anfang an nicht zur Debatte. Ausserdem sollte die Lösung so günstig sein, dass sie sich auch für kleinere Projekte lohnt. Ebenso suchte die Baufirma eine Applikation, die sich einfach vergrössern als auch wieder abstellen lässt.
Während der Evaluationsphase wurde Mettler bei der Recherche im Internet und durch den direkten Kontakt mit der Swisscom auf dessen neueste browser-basierte Groupware-Lösung Teamspace aufmerksam.
Aber auch andere Anbieter und deren Lösungen respektive Ansätze wurden unter die Lupe genommen, namentlich Green, Google und Genotec. Gegen Green entschied sich das Bauunternehmen auf Grund des Hosted-Services-Angebots des Providers. In diesem Fall hätte die Gebrüder Hodel AG alles selber aufsetzen müssen, so Mettler. «Man hätte dann zwar eine virtuelle Lösung gehabt, aber die Administration und die Pflege der Tools wären an uns hängengeblieben.» Zudem habe auch die Kosten-Nutzen-Rechnung nicht für Green gesprochen. Der Entscheid gegen Google Docs fiel auf Grund des Umfangs der Funktionalitäten und des Sicherheitsaspekts. «Wir wissen nicht, wo Google die Daten lagert, die sind irgendwo», begründet Mettler den Entscheid. «Nach der Prüfung der verschiedenen Angebote sind wir dann relativ rasch bei Swisscom gelandet. Man muss aber auch sagen, dass die Auswahl nicht riesig war.»
Mitte April hat Swisscom Teamspace offiziell der Öffentlichkeit vorgestellt. Bereits seit Anfang Jahr testete das Bauunternehmen während rund zwei Monaten die web-basierte Applikation und brachte Mettler zufolge relativ viele Verbesserungsvorschläge ein.
Seit Anfang März ist die Standardversion der Lösung beim Bauunternehmen nun produktiv im Einsatz. Von der Standardfassung will man aber schon bald abkommen. Die bereits in der Testphase eingebrachten Änderungswünsche werden von Swisscom nun einer nach dem anderen umgesetzt, so Mettler. So will die Gebrüder Hodel AG künftig eigene Tools einbringen. Dies ist das erklärte Ziel. Denn das Bauunternehmen braucht unter anderem weitere Schnittstellen, um die für die Branche üblichen Tools wie Fahrtenoptimierung oder Zeiterfassung in die Lösung integrieren zu können. Ein Tool zur Fahrtenoptimierung ist bereits im Einsatz, bislang aber noch auf dem lokalen System. Wer die entsprechenden Schnittstellen entwickelt, haben die Gebrüder Hodel AG und Swisscom noch nicht geregelt. Mettler geht aber davon aus, dass Swisscom diese liefern muss. Die Einbindung fremder Tools soll aber auf alle Fälle bald möglich werden.
Als eines der ersten Unternehmen hat die Gebrüder Hodel AG das Enterprise-Server-Modell abonniert. Dieses lizenziert eine gewisse Anzahl Anwender und eine definierte Speicherkapazität. Die Abo-Kosten sind abhängig von der Anzahl User und der gewünschten Speicherkapazität. Bei der Gebrüder Hodel AG sind im Moment zehn Teams und 5 GB Speicherkapazität lizenziert. Die Abo-Kosten betragen pro Jahr 2420 Franken. Die Kostenrechnung setzt sich wie folgt zusammen: Zehn Teams kosten pro Jahr 1140 Franken, 5 GB Speicherplatz schlagen jährlich mit 1280 Franken zu Buche.
Unternehmen können Teamspace auf einem eigenen Server laufen lassen oder bei Swisscom einen Server mieten, der dann auch in einem der Rechenzentren des Telekom-Anbieters steht. Die Gebrüder Hodel AG hat sich für die Miet-Variante entschieden. Der gesamte Support und die Wartung werden somit von Swisscom erledigt. «Das war ein wesentlicher Aspekt, weshalb wir uns für Swisscom entschieden haben. Wir sind Anwender, die Lösung muss einfach laufen», so Mettler. Die Dokumente auf Teamspace sichert das Unternehmen nicht mehr alle auch noch lokal. Swisscom bewahrt die täglichen Backups sieben Tage lang auf. «Das ist für uns kein Problem. Wir brauchen nicht sieben Tage, um zu merken, dass etwas fehlt», erklärt Mettler.
Die Einführung von Teamspace erfolgte zweistufig. In einem ersten Schritt erhielten die IT-affinen Leute noch während der Testphase Zugriff auf Teamspace. In einem zweiten Schritt wurden dann die restlichen Mitarbeiter aufgeschaltet. Dank der schlichten und intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche reichte eine zweistündige, interne Schulung der Mitarbeiter aus.
Sicherheitsbedenken hat Mettler keine. «Alle web-basierten Dienste bergen Risiken, wenn man davor Angst hat, darf man auch kein E-Banking machen», begründet Mettler seine Haltung. Allerdings habe man sich unter anderem auch aus Sicherheitsgründen für Swisscom entschieden und «nicht für irgendeinen Provider, der in Hinterindien seine Server wartet». Man wisse, wo die Rechenzentren von Swisscom stünden. Man habe sich gesagt: «Wenn wir schon auf eine web-basierte Lösung setzen, dann muss wenigstens der Provider sicher sein.» Zudem: «Swisscom kann sich nicht erlauben, irgendwelche Daten zu verlieren.»
Die Zusammenarbeit mit externen Projektarbeitern wie Bauingenieuren und Planern erfolgt auf Einladung. Dabei erhalten sie eine ID sowie einen Benutzer-Account und können sich dann im entsprechenden Projektteam anmelden. Die Gebrüder Hodel AG aber bestimmt, wer wie lange Zugriff auf Teamspace hat. Ebenso konnte das Bauunternehmen selber festlegen, welche Features der Lösung aktiviert werden sollten. Mettler hat beispielsweise bewusst auf das Chat-Tool verzichtet. «Dieses Tool ist für unsere tägliche Arbeit irrelevant», erklärt Mettler.
Aktuell wird Teamspace von rund 20 Personen genutzt, vorwiegend im kaufmännischen und technischen Bereich. Laut Mettler ist es aber durchaus denkbar, dass sich künftig auch der Polier auf der Baustelle mit einem Mobilgerät in Teamspace einloggt und dort Inventar und Bestellungen direkt nachführt. Noch sei dies aber Zukunftsmusik. Zudem müsse man aufpassen, dass man diesen Mitarbeitern nicht zu viele administrative Aufgaben auflade. Momentan erledigt der Polier seine Bestellungen auf dem Papierweg oder per Telefon.
Seit rund vier Monaten nutzt das Bauunternehmen Teamspace. Mettler ist im Allgemeinen sehr zufrieden. Trotzdem sieht er auch Verbesserungspotential: «Was wirklich bald kommen muss, ist die automatische Benachrichtigung bei Änderungen.» Natürlich könne man jetzt die anderen Teammitglieder bereits benachrichtigen, aber nicht automatisch. Der Mitarbeiter muss aktiv bestimmen, wen er benachrichtigen will. «Das Ziel ist es, dass jedes Teammitglied automatisch informiert wird, wenn an einer Datei etwas geändert wird», so Mettler. Laut Angaben von Swisscom kommt noch in diesem Jahr ein automatischer Abo-Dienst für Änderungen bei Dokumenten und Aufgaben.
Zu Beginn habe sich zudem die Synchronisation mit Outlook, Kalender und Adressen etwas umständlich gestaltet. Swisscom habe dafür aber bereits einen neuen Release veröffentlicht, der diese Probleme behebt, so Mettler. Ein weiteres Thema war am Anfang das Bearbeiten von Dateien. Dieses Problem löste Swisscom schlussendlich mit einem Java-Applet. Teamspace-Dateien können dank dem Applet nun beispielsweise mit Word, Excel oder als PDF geöffnet werden. Wenn ein Anwender das Dokument in Teamspace online bearbeitet, dann ist es für die anderen Teammitglieder gesperrt. Wenn ein Nutzer das Dokument aber herunterlädt und offline bearbeitet, besteht die Gefahr, dass ein anderer Anwender in der Zwischenzeit eine Änderung angebracht hat. Da von jeder Datei aber sieben Versionen gespeichert werden, kann die alte Fassung wieder zurückgeholt werden. Ein zusätzliches Feature ist die Sperrung einer Datei für die Bearbeitung. Ein User kann eine Datei sperren. Die kann dann nur von ihm bearbeitet werden, auch offline. Wenn er die neue Version hochgeladen hat, kann er die Datei wieder entsperren.
Auch bei der Importfunktion wäre es laut Mettler schön, wenn man noch andere Möglichkeiten hätte. Man habe aber Verständnis dafür, dass man nicht immer alles so importieren könne, wie man wolle. Damit man diese Funktion aber sinnvoll einsetzen könne, brauche ja alles einen gewissen Rahmen. «Und eigentlich funktioniert der Import einwandfrei. Man kann beispielsweise selber ein Excel-File mit Adressen aus einem Fremdsys-tem erstellen und dieses dann importieren. Wenn man sich an drei, vier Kriterien hält, wie beispielsweise den Spaltentitel, dann ist das gar kein Problem», so Mettler.
Alles in allem bereut Mettler die Entscheidung für Teamspace nicht: «Wir haben heute eine Lösung, die es uns erlaubt, die Anzahl der Sitzungen mit einer Menge Leuten zu reduzieren. Teamspace ist eine sehr flexibel anpassbare, günstige Lösung.» Zudem habe er das Gefühl, dass von Seiten Swisscom viel Energie in Teamspace investiert werde: «Wir haben eine Entwicklung gesehen und die Qualität, die die Lösung heute bietet, ist gut.»
· Die Zusammenarbeit der einzelnen Teams des Bauunternehmens Gebrüder Hodel AG war bislang zeitraubend.
· Eine Groupware-Lösung sollte Abhilfe schaffen, ohne administrativen Aufwand zu generieren.
· Mit der Einführung von Swisscom Teamspace konnte die Dauer und die Anzahl der Sitzungen erheblich reduziert werden.
(abr)
