Arbeiten überall und jederzeit

Immer mehr Arbeitende wollen oder müssen mobil sein. Die technischen Voraussetzungen dazu sind da. Doch werden sie in Unternehmen aktuell auch richtig ein- und umgesetzt?

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2009/05

Notebooks, PDAs, Smartphones und andere mobile Geräte sind heute in Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie haben gemäss einer aktuellen Umfrage von IDC sowohl in kleinen Unternehmen mit weniger als zehn, aber auch in grösseren mit bis zu 500 und mehr Mitarbeitern langsam aber sicher traditionelle, fixe Kommunikationslösungen wie das Festnetztelefon oder Desktop-PCs als primäre Plattformen eingeholt oder überholt (siehe Grafik auf nächster Seite). Die Tendenz zeigt weiter nach oben.

Mit dem Einzug der mobilen Geräte stieg in den letzten Monaten gleichzeitig der Anteil an Mitarbeitenden, die ihre Arbeit nicht mehr fix im Büro, sondern an unterschiedlichen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten erledigen. Und man wird dank attraktiven mobilen Breitbandlösungen (mehr dazu im nächsten Schwerpunktartikel ab Seite 14) in Kombination mit Cloud Computing sowie immer mehr Applikationen, die direkt via Internet bezogen werden können, immer mobiler und unabhängiger. Das ist auch nötig: Derzeit arbeiten gemäss IDC-Untersuchungen in der Schweiz bereits 45 Prozent der Berufstätigen in Funktionen, die stetige Mobilität erfordern.

Alleine mit den Geräten und dem Datenabo eines Mobilfunkanbieters ist es aber natürlich längst nicht getan. Wenn man wirklich von Mobile Computing und seinen Vorteilen (gemäss Swisscom, siehe Kas-ten) profitieren will, dann braucht es eine angepasste, neue Unternehmensstruktur. Einerseits betreffend der Sicherheit. Mobile Mitarbeiter tragen permanent Unternehmensdaten mit sich, die geschützt werden müssen. Die Verwaltung der Geräte und die Einbindung ins Firmennetz sind weitere, wichtige Aspekte, die es zu beachten gilt. Was Mobile Security im Detail heisst und was es genau zu beachten gilt, erfährt man in einem speziellen, zweiseitigen Artikel in diesem Schwerpunkt (Seiten 16/17).

Weiter kommt auf Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mobil arbeiten lassen wollen, die Anschaffung und Anpassung von Software für die mobile Nutzung hinzu. Eine Aufgabe, die es bei der heute existierenden grossen Anzahl an mobilen Betriebssystemen und Plattformen nicht zu unterschätzen gilt. Es braucht auch die richtigen Geräte beziehungsweise klare Regeln, was angeschafft beziehungsweise ins Unternehmen integriert wird und was nicht.

Folgende Fragen sollte man sich vor dem Start ins Mobile-Computing-Abenteuer ausserdem noch stellen (Auswahl nicht abschliessend): Wie soll die Softwareverteilung auf die mobilen Geräte in Zukunft ablaufen? Was ist mit dem Support? Und den Interaktionsmöglichkeiten mit bestehenden Anwendungen? Und natürlich, ob die gewählte oder gewünschte Lösung auch zukunftssicher ist.

Mobile Geschäftsanwendungen auf dem Vormarsch

Wie eingangs festgestellt wurde, sind Laptops, Handys & Co. heute in allen Unternehmen sehr weit verbreitet. In den meisten Fällen werden sie aber primär für Sprachdienste oder das Offline-Arbeiten, also ohne mobile beziehungsweise nur mit fixer Internetanbindung, benutzt. Richtige mobile Geschäftsanwendungen, die viel können, und mobile Portale, wie sie beispielsweise Swiss Txt anbietet (mehr dazu ab Seite 18), kommen noch selten zum Einsatz. Wenn, dann handelt es sich bei den eingesetzten Applikationen gemäss einer aktuellen Studie der Yankee Group vor allem um CRM- sowie Support- und Service-Applikationen. Dicht dahinter folgen sogenannte Productivity Suites sowie E-Mail-Lösungen und PIM (Personal Information Manager). Auch vorhanden, aber noch wenig genutzt, sind mobile ERP-, Content-Management-, Finanz-, E-Commerce- oder Projekt-Management-Lösungen. Die Nachfrage nach solchen aktuell weniger verbreiteten Applikationen ist zwar gross, doch der Fokus der Unternehmen liegt laut der Yankee-Studie auf den bereits am häufigsten genutzten Bereichen.

Wieso sind mobile Geschäftsanwendungen trotz der vielen in den Firmen bereits vorhandenen und dafür geeigneten Geräte noch nicht weiter verbreitet? Dieser Frage gingen die Marktforscher von J. Gold Associates nach. Sie haben vor kurzem untersucht, wo in den Unternehmen die Barrieren sind, die sie daran hindern, mobile Applikationen zu kaufen beziehungsweise zu implementieren (siehe nebenstehende Grafik). Das Ergebnis ist eindeutig: Fast die Hälfte aller befragten Unternehmen sehen (noch) keinen Bedarf. Ein noch grösserer Anteil gibt an, die Kosten seien eindeutig zu hoch. Weitere Argumente, die vorgebracht werden, sind Sicherheits- oder regulatorische Gründe oder das fehlende Wissen im Unternehmen selbst. Technische Limiten werden nur selten genannt, ebenso wenig die Trägheit der Anwendungen.

J. Gold Associates gingen aber nicht nur dieser Frage nach, man wollte auch wissen, welchen Herausforderungen Unternehmen nach der Einführung von mobilen Applikationen gegenüber stehen. Hier zeigt sich ein Bild, das man erwarten konnte: Fast jede zweite Firma sieht sich mit Sicherheitsproblemen oder Schwierigkeiten mit dem Systemmanagement konfrontiert. Ausserdem werden die technische Komplexität, Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit dem Mobilfunkanbieter, die Integration in die Firmeninfrastruktur oder die Zugriffsgeschwindigkeit oft genannt. Sehr häufig ist aber auch die Frage «Wie weiter mit der Mobilität» eine zentrale Herausforderung, ebenso das Training der Mitarbeiter.

Genau den letzten Punkt hat Cisco genauer untersucht. Für Cisco ist der Mensch nämlich einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiches mobiles Arbeiten. Die Studie «Understanding and Managing the Mobile Workforce» zeigt, dass ein guter mobiler Mitarbeiter eine grosse Kontaktfreudigkeit, viel Selbständigkeit, Disziplin, die Fähigkeit zur Eigenmotivation, emotionale Stabilität, Stressresistenz sowie Kreativität und Offenheit für neue Ideen mitbringen muss. Auf Seiten der Manager gelte es, Vertrauen und Kontrolle neu zu überdenken und den Fokus mehr auf die Ergebnisse als die Tätigkeiten zu richten. Ausserdem müsse man sicherstellen, dass die mobilen Mitarbeiter ungehindert auf sämtliche Ressourcen des Unternehmens zugreifen können, als ob sie im Büro wären.

Fazit: Mobile Computing ist mehr als ein Schlagwort und hat in gewissen Bereichen der Kommunikation (Sprache, E-Mail) bereits den Durchbruch geschafft. Es steckt aber noch viel Potential darin. Heute ist oft weitaus mehr möglich, als genutzt wird. Es gibt einige interessante Geschäftsanwendungen und neue Geräte. Allerdings bedeutet das für Unternehmen, sich auch einigen Herausforderungen zu stellen.