Videoconferencing rechnet sich

Videoconferencing bietet etwas, das es immer weniger gibt: ein hohes Optimierungspotential zu bezahlbaren Investitionen, mit einem raschen Return on Investment.

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2009/04

Der Airbus 380 ist das grösste Passagierflugzeug der Welt. Er wurde in Teilprojekten an Standorten auf der ganzen Welt entwickelt. Die Aufgabe des Unternehmens bestand auf der strategischen Ebene aus drei entscheidenden Fragestellungen: Wie halten wir den Zeitrahmen ein, wie bekommen wir die Kosten in den Griff, wie stellen wir effizientes Arbeiten in den Teilprojekten sicher? Um diese Aufgaben zu lösen, setzte Airbus bei sämtlichen Entwicklungsschritten Collaboration-Tools von Polycom ein, dem weltweit grössten Anbieter von Telepresence-, Video- und Sprachkommunikationslösungen. Rund 1200 physische Meetings wurden jeden Monat durch Videokonferenzen ersetzt. Sämtliche Projektteams tauschten ihre Inhalte über Multimedia-Anwendungen aus und arbeiteten standortübergreifend an Plänen, Konstruktionen und Produktionsdesigns. Airbus sparte durch den Einsatz der Collaboration-Technologie Kosten für Tausende von Reisen ein, die Projektteams gewannen wertvolle Zeit und der kontinuierliche Austausch erhöhte die Effizienz, die Transparenz und die Kontrolle in den laufenden Prozessen. Weniger Reisen bedeutete zudem eine geringere Umweltbelastung.

Messbarer primärer ROI

Es leuchtet ein, dass der Einsatz von Collaboration-Tools in dieser Dimension und unter hohem Zeitdruck zu nachhaltigen Resultaten führt. Aber geht diese Rechnung auch für andere Unternehmen auf? Eine Frage, die sich nicht generell beantworten lässt, weil die Antwort von vielen individuellen Faktoren abhängt. Es gibt aber Hinweise. «Wir haben auf unserer Homepage einen ROI-Kalkulator aufgeschaltet. Unternehmen geben dort ihre Parameter ein und erhalten am Ende eine ungefähre Angabe über das Einsparpotential, das sie durch den Einsatz von Videosystemen realisieren können», erklärt Daniel Furrer, Country Manager bei Polycom Schweiz. Die Berechnungen, würden im Rahmen persönlicher Beratungen jeweils noch verfeinert, erklärt er weiter. Tatsache sei, dass praktisch alle Unternehmen überrascht seien, wie hoch dieses Potential ist. Deshalb setzen mittlerweile viele der Top-500-Unternehmen auf UCC (Unified Communication & Collaboration). «Es ist eben ein Unterschied, ob zig Mitarbeiter dreimal pro Monat nach London, Berlin oder New York fliegen, um Geschäftspartner und Kunden zu treffen oder ob sie dieselben Gespräche innerhalb eines Tages über Videoconferencing und Telepresence erledigen können», sagt Furrer. Dasselbe gelte, wenn der Geschäftsführer eines Schweizer Unternehmens pro Monat zweimal seine Niederlassung in Liestal und seinen Geschäftspartner in Lausanne besucht. Aus diesem Grund interessieren sich auch immer mehr KMU für Videoconferencing. Videosysteme haben klar messbare Vorteile: Man spart Reisekosten, man gewinnt Zeit und der CO2-Ausstoss wird verringert.

Spürbare Optimierung

Diese harten Fakten sind mittlerweile bekannt. Die Softfacts werden jedoch oft unterschätzt. Entscheidend ist die Tatsache, dass die Technologie mittlerweile gerne genutzt wird, denn die Kommunikation über Collaboration-Tools ist einfach geworden und – wo sie eingesetzt wird – so rasch verfügbar, dass sie selbstverständlich wird. Die Erfahrung zeigt, dass die visuelle Präsenz der beteiligten Personen am Monitor für eine hohe Verbindlichkeit von Meetings und Gesprächen sorgt. Leistungsfähige Protokoll- und Speicherfunktionen sorgen für eine einfache und kontinuierliche Kontrolle. Die vielfältigen Möglichkeiten, Daten und Inhalte auszutauschen, erhöhen die Effizienz der Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit zur Verfügung und sind dadurch motivierter. Generell wird schneller, effizienter und kontrollierter gearbeitet. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Betriebsabläufe aus. Videosysteme erhöhen zudem die Flexibilität von Unternehmen. Externe Arbeitsgruppen, Arbeiten von Zuhause aus oder der Einsatz von Freelancern werden dadurch auf einem hohen Integrationslevel möglich. Ebenso vielfältig sind die Einsatzmöglichkeiten: Team-Integration, Trainings, Mitarbeiterinterviews, externe Entwicklung, externe Produktion, Aus- und Weiterbildung sind nur einige Anwendungen. Selbst in der Telemedizin und im Krisenmanagement finden Videoconferencing und Telepresence Anwendung.

Produkte für jede Unternehmensgrösse

Polycom bietet inzwischen Systeme für diverse Unternehmensgrössen an. Im Gegensatz zur Konkurrenz hat das Unternehmen dabei den Vorteil, dass seine Produkte auf Standards basieren. Dies heisst, sie sind mit allen anderen standardbasierten Systemen problemlos kompatibel. Ein weiteres technisches Feature, mit dem sich Polycom abhebt, ist die «Lost Packet Recovery»-Technologie (LPR). Damit wird auch bei schlechten Übertragungsbedingungen für eine gute Bild- und Tonqualität gesorgt. Im Highend-Bereich kommen diePolycom-Telepresence-Systeme der Serie RPX High Definition zum Einsatz. «Die Nachfrage nach diesen Systemen ist in den letzten Monaten auch auf dem Schweizer Markt so stark gestiegen, dass wir auf der Suche nach neuen Installationspartnern und Resellern sind», fasst Daniel Furrer die aktuelle Situation zusammen. Polycom hat zudem kürzlich mit QDX 6000 ein System auf den Markt gebracht, das präzise auf die Bedürfnisse von KMU abgestimmt ist. Es bietet High-Resolution-Qualität zu einem äusserst günstigen Preis.

Collaboration ist erschwinglich geworden

Collaboration ist erschwinglich geworden, jede Unternehmung kann sich heute Videoconferencing leisten. Bleibt also die Frage, wie rasch die Investitionen amortisiert werden können. Ein Blick in die Praxis zeigt, dass selbst die – auf den ersten Blick teuren – Telepresence-Systeme in kurzer Zeit amortisiert werden. Die Rechnung ist einfach: Wie viele Reisen müssen durch Videosysteme ersetzt werden können, um die Investitionen zu rechtfertigen? «Unsere Erfahrung ist, dass sich die meisten Systeme innerhalb von sechs Monaten amortisiert haben», beantwortet Daniel Furrer die Frage. Videoconferencing und Telepresence halten damit, was sie versprechen: ein hohes Optimierungspotential zu bezahlbaren Investitionen, mit einem raschen Return on Investment. Sie entwickeln sich damit immer mehr zum «must have». Eine Erhebung der Industrie-Analysten Frost & Sullivan hat ergeben, dass bereits jetzt rund 40 Prozent der europäischen Unternehmen Group-Video-Systeme nutzen. Bei kleineren Systemen ist der Anteil noch wesentlich höher. Der Markt wird also weiter wachsen. Doch eines werden Collaboration-Tools nie können: die ab und zu notwendigen und sinnvollen Gespräche von Angesicht zu Angesicht ersetzen.