Im Schnelltempo ins Home Office

Die Coronakrise trifft alle Unternehmen, doch besonders KMU werden durch den Lockdown gezwungen, in Sachen Digitalisierung einen gewaltigen Schritt nach vorne zu machen. Das war auch beim in Muri ansässigen Anbieter von Sonnen- und Wetterschutzlösungen Stobag der Fall. Die IT von Stobag besteht aus den Abteilungen «Core Applications», «Digital Solutions & Development» sowie «IT Engineering & Operations». Letztere, ein kleines IT-Team bestehend aus drei Mitarbeitenden unter der Führung von Maël Celentano, liess sich dadurch aber nicht aus der Ruhe bringen und stellte innerhalb kurzer Zeit den Geschäftsbetrieb auf Home Office um. Als Head IT Engineering & Operations standen Celentano gerade einmal zwei Mitarbeiter zur Verfügung, um diesen Kraftakt zu meistern.

Sonnenstoren und IT

Die Stobag-Gruppe stellt Sonnen- und Wetterschutzlösungen her, Celentano spricht dabei aber lieber von der «Gestaltung von Lebensräumen für unsere Kunden». Das Ganze geschieht stark individualisiert und wird also auf die Kunden spezifisch angefertigt. Dazu gehören auch Vernetzungslösungen, die über einen Partner in die Stobag-Lösungen integriert werden. Mit insgesamt rund 700 Mitarbeitern, verteilt auf verschiedene Standorte, ist das Unternehmen ziemlich genau in der Mitte des KMU-Spektrums angesiedelt. Der Hauptsitz liegt in Muri, durch Verkaufsgesellschaften in Le Mont-sur-Lausanne und Österreich und Produktionsgesellschaften in Deutschland, Ungarn, Brasilien und Kanada erstreckt sich das Unternehmensgebilde aber quasi auf die ganze Welt. Maël Celentano ist als Head of Corporate Engineering & Operations gemeinsam mit seinem Team unter anderem zuständig für die klassischen Support-Aufgaben für die Mitarbeitenden des Unternehmens sowie den Betrieb der IT-Systeme der ganzen Gruppe. Hier gilt es hauptsächlich, sicherzustellen, dass sich diese stets auf dem neuesten Stand befinden und reibungslos laufen. Auf der anderen Seite der Arbeit von Celentano befindet sich das Gebiet Engineering, wobei die Weiterentwicklung von IT-Lösungen und -Systemen im Zentrum steht.

Vom Büro ins Home Office

Vor dem Knall, ausgelöst durch das Coronavirus, war Stobag eher ein konventioneller Produktionsbetrieb, erklärt Celentano. Das Thema Home Office lag zwar bereits auf dem Tisch und wurde auch schon genutzt, etwa für den Aussendienst, doch die meisten Mitarbeitenden fanden sich meist im Büro. «Wir haben noch sehr viele Desktop User, auch wenn sich die Entwicklung in den letzten Jahren immer mehr in Richtung Notebooks entwickelt. Doch auch die Notebook User waren grösstenteils zumeist im Büro», so Celentano weiter.

Vor rund eineinhalb Jahren war noch einiges an Erneuerungsbedarf vorhanden, verrät Celentano. Das heisst: Es liefen noch relativ viele Windows-7-Geräte und es ging darum, den Wandel hin zu einer moderneren Infrastruktur in Gang zu setzen, wozu auch der vermehrte Einsatz von Laptops gehört. So wurde etwa ein Choose-­your-own-Device-Katalog eingeführt, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, moderne Geräte zu verwenden. Anfang des zweiten Quartals 2019 wurde dann am Hauptsitz in Muri das Rollout von Windows 10 lanciert. «Wir hatten eine lange Testphase, um letztlich alles automatisiert und paketiert auf dem neuesten Stand ausliefern zu können. Das war sicher wichtig, um ein effizientes Rollout zu garantieren», erklärt Celentano. Zwar gab es anfangs leichte Bedenken seitens der Mitarbeitenden, die dem Wandel eher mit Zurückhaltung begegneten. «Im Rahmen des Rollouts hat sich dies aber um 180 Grad geändert, heute kommen unsere Mitarbeiter sogar teilweise auf uns zu und wollen die neuesten Tools auf ihren Geräten», so Celentano.


Seitdem hat sich einiges verändert. «Heute ist ein Grossteil der Mitarbeitenden von zuhause aus tätig», so der Abteilungsleiter. «Im Produktionsbetrieb ist das natürlich weniger gut möglich, aber ansonsten haben wir nun rund 100 bis 150 Mitarbeitende, die konstant im Home Office arbeiten.» Dazu hat das Unternehmen auch eine interne Umfrage lanciert, um so Feedback einzuholen. «Technisch gesehen sind unsere Mitarbeitenden sehr zufrieden», freut sich Celentano. «Am meisten gewünscht wird derweil etwas mehr Begleitung, gerade, was etwa Microsoft Teams angeht.» Hier war bereits vor Corona eine Einführung inklusive Schulung geplant, die sich aber aufgrund der Situation nun verschiebt.

Durch die Krise wurden viele Mitarbeiter nun quasi dazu gezwungen, die neuen Tools zu nutzen. «Hier gelang es uns, viel Überzeugungsarbeit zu leisten und die Vorteile der neuen Lösungen aufzuzeigen», meint Maël Celentano. Das positive Feed­back führt nun auch dazu, dass man weiter auf dezentrale Lösungen und neue Tools setzen will. So wurde etwa die klassische Telefonie bislang noch beibehalten und noch nicht in Teams integriert, was, so Celentano weiter, im Moment auch noch gut funktioniere, in Zukunft aber sicherlich auch etwas sei, das man auf den neuesten Stand bringen möchte.

Aktuell setzt Stobag bei der IT-Infrastruktur zwar noch relativ stark auf On-Premise-Lösungen. «Die Coronakrise verstärkt nun aber sicher die Bewegung in Richtung Cloud und insbesondere Software as a Service und Platform as a Service», so Celentano. «Die Verfügbarkeit und Skalierungsoptionen sind einfach um ein Vielfaches besser, wenn man Dienste aus der Cloud bezieht. Das haben wir während der Krise bereits stark gemerkt, und waren froh, dass wir bereits Office 365 und Teams nutzten.» Die Strategie in Richtung SaaS und Cloud Services wurde aber schon vor Corona verfolgt und wird jetzt definitiv fortgesetzt.

Mit Microsoft durch die Krise

Derzeit ist bei Stobag Citrix Netscaler im Einsatz, das auch als VPN-Lösung dient. Diese musste jedoch durch die Coronakrise etwas angepasst werden, sodass sich Mitarbeitende von zuhause aus auf ihren Arbeitsgeräten anmelden können. «So behalten die Mitarbeitenden ihre gewohnten Umgebungen und Tools, was vieles einfacher macht», so Celentano. Für die Mehrfach-­Authentifizierung war bisher eine Lösung von RSA im Einsatz, wobei zum Grossteil Soft Token genutzt wurden. «Das war ­allerdings sehr umständlich, da bei der Registrierung viele Leerläufe entstanden – das Onboarding war so unnötig kompliziert», erklärt Maël Celentano. Zudem mussten, um an die Tokens zu kommen, gewisse Lieferfristen berücksichtig werden, weshalb es schon vor der Krise angedacht war, die RSA-Lösung durch eine andere zu ersetzen. Dies bewog Stobag dazu, komplett auf Microsofts EMS Suite zu setzen, inklusive Azure, Active Directory und Conditional Access. Das Unternehmen war bereits zuvor sehr Microsoft-fokussiert, wie Celentano verrät. So wurden etwa bereits Exchange, Onedrive und Sharepoint genutzt, weshalb es naheliegend war, auch weiter auf die Microsoft-Lösungen zu setzen. «Besonders Teams passt gut in unser Unternehmen, auch wenn es da natürlich verschiedenste Konkurrenzprodukte gegeben hätte», meint Celentano. «Für uns passte es insbesondere darum gut, weil sich die Integration in die bestehende Umgebung perfekt umsetzen liess – mit Exchange, One­drive und Sharepoint.» Zwar wurde Teams bereits im Rahmen des Windows-10-Rollouts vor der Krise eingeführt und teilweise genutzt, so richtig zum Einsatz kam die Software aber erstmals, als Stobag Opfer einer Cyber-Attacke wurde: «Dadurch funktionierten unsere klassischen Kommunikationskanäle nicht mehr. Somit hatte Teams quasi seinen ersten Auftritt und blieb bei einigen Mitarbeitenden dann auch gleich im Einsatz.» Die Nutzung blieb aber relativ tief und ging, so Celentano, erst durch Corona «so richtig durch die Decke». In Zahlen ausgedrückt entspricht das mehr als einer Vervierfachung der Nutzung. Celentano betont allerdings, dass Teams nicht in erster Linie aufgrund der Cyber-Attacke eingeführt wurde, sondern dass dadurch lediglich die Nutzung schneller als geplant ausgerollt wurde: «Die Roadmap blieb gleich, der Zeithorizont wurde allerdings verkürzt.»

Luft nach oben

Als es Anfang März darum ging, vom Büro ins Home Office zu wechseln, war Stobag vorbereitet: «Als Unternehmen haben wir uns schon früh mit der Situation auseinandergesetzt.» So begann das Team von Celentano schon früh damit, Notebooks und Headsets zu organisieren. Und auch die Lösung für die Multi-­Faktor-Authentifizierung wurde so aufgegleist, dass man sie nur noch in Betrieb nehmen konnte. «Als wir dann merkten, dass es losgeht, waren wir eigentlich sehr gut vorbereitet», so Celentano. Natürlich ging das Team aber nicht von einer derartigen Eskalation aus, was, wie Celentano eingesteht, zu Problemen respektive Engpässen, etwa bei der Materialbeschaffung, führte. «Es ist aber durchaus möglich, ein solches Projekt in kurzer Zeit und auch unter hohem Druck umzusetzen, wenn man ein gutes Team hat», betont Maël Celentano. «Auch wenn sich dafür sicher einige Überstunden angehäuft haben.» Ein weiterer Erfolgsfaktor sei aber auch die Unternehmenskultur gewesen, betont der Abteilungsleiter. «Alle Abteilungen kooperierten sehr gut und zeigten Verständnis. Ohne die Hilfe der Mitarbeitenden wäre es viel schwierig gewesen.» Hier sei die Kommunikation untereinander besonders entscheidend für die Umstellung gewesen.


Aktuell ist die Situation stabil, auch wenn es noch Potenzial zur Verbesserung gibt, wie Celentano meint. So existieren noch verschiedene Prozesse, die durch den erzwungenen Umzug ins Heimbüro besser digital abgebildet werden müssen. «Der Verkaufsinnendienst, der telefonisch sehr viel Kundenkontakt pflegt, arbeitet nun wieder zu einem grossen Teil vor Ort», erklärt Celentano. Dies hauptsächlich, damit die Telefonie, die noch On-Premise läuft, besser besetzt werden kann. Der Grossteil des Unternehmens arbeitet aber weiterhin von zuhause aus. «Das Büro ist fast schon gespenstisch leer», so Celentano, der der Coronakrise aber durchaus auch positive Effekte abgewinnen kann. «Einige Projekte wurden natürlich dadurch stark beschleunigt, etwa im Bereich Conditional Access von Azure AD.» Und auch in Sachen Teams wittert Celentano noch viel Potenzial: «Dem Unternehmen ist durch die Krise eigentlich klar geworden, wie gut Home Office funktionieren kann.» Celentano geht davon aus, dass künftig mehr Mitarbeitende von daheim arbeiten werden: «Wir wollen es den Mitarbeitenden sicher überall dort ermöglich, wo es machbar ist.» Anderen Unternehmen empfiehlt Maël Celentano, stets à jour zu bleiben, was Technologien angeht. So könne in Krisenzeiten schnell reagiert werden. Am besten sollten sich IT-Infrastrukturen aber natürlich ohnehin stets weiterentwickeln. «Sehr wichtig ist sicher, dass man eine Roadmap hat und man die einzelnen Schritte plant», so Celentano. «Diese muss nicht in Stein gemeisselt sein, aber Unternehmen müssen sich frühzeitig Gedanken zum Thema Modern Workplace machen, um das Maximum aus den vorhandenen Lösungen herausholen zu können.» (swe)