Buchhaltung im iPhone-Zeitalter

Im Herbst 2008, kurz nach der Vorstellung und dem Verkaufsstart der zweiten iPhone-Generation, hat Abacus-CEO Claudio Hintermann Journalisten in Zürich mit dem sogenannten «Aba Phone Viewer» eine erste Anwendung für das Mobiletelefon von Apple demonstriert. Dabei handelte es sich um eine rudimentäre Suchabfrage für Adressen oder Produktdaten. Doch bereits damals hatte Hintermann eine Vision und kündigte weitere Funktionalitäten an.
Seitdem wurde in Wittenbach bei St. Gallen getüftelt und entwickelt und vermutlich wurden auch so einige Ideen wieder verworfen und ganz viele neue gesponnen. Gleichzeitig setzte Apple mit seinem iPhone zu einem regelrechten Siegeszug an, aber nicht nur Apple, das Smartphone an sich ist heute nicht mehr wegzudenken.
Im Sommer 2014 hat Hintermann die App-Entwicklung darum zu einer Top-Priorität erklärt. Seine Idee: eine App, um Informationen wie Leistungen, Spesen oder Dokumente sammeln zu können – jederzeit und von überall – und diese Informationen dann zu organisieren, strukturieren und direkt mit dem Abacus ERP synchronisieren zu können. Noch im selben Jahr lüftete man den Schleier und im Frühling 2015 erschien eine erste Version der Abaclik genannten App für das iPhone, aber auch für Android-Smartphones.
Bekanntlich kommt der Appetit mit dem Essen und entsprechend war damals bereits klar, dass das nicht das Ende der Fahnenstange sein wird. Und nur ein paar Monate nach dem ersten Release wurden bereits zahlreiche weitere Funktionen für die App präsentiert, die sie zur zentralen Drehscheibe zwischen Endanwender und ERP machen sollen.
Anfang dieses Jahres hat das Schweizer Softwarehaus schliesslich die neue Version 2.0 veröffentlicht. Ob damit gehalten wird, was versprochen wurde? «Swiss IT Magazine» hat die aktuelle iOS-Version 2.1 von Abaclik einem Test unterzogen. (Anmerkung: Kurz nach unserem Test ist ein Update mit Fehlerkorrekturen auf die Version 2.11 erschienen.)

Kostenlose App für private oder geschäftliche Nutzung

Abaclik kann heute von jedermann kostenlos aus dem App Store von Apple beziehungsweise dem Google Play Store heruntergeladen und genutzt werden. Das soll auch so bleiben, wie der Produktverantwortliche Marc André Theytaz gegenüber «Swiss IT Magazine» versichert hat. Eine Windows-Version gibt es noch nicht und ist auch nicht geplant. Allerdings arbeitet man an einer HTML5-basierten Variante, die voraussichtlich im nächsten Jahr erscheinen wird.
Über 6000 Personen sollen Abaclik bereits installiert haben, 80 Prozent davon auf iOS und 20 Prozent auf Android. Gefordert werden mindestens iOS 8.1 oder Android 4.4. Das heisst, man braucht im Minimum ein iPhone 4S oder ein einigermassen aktuelles Android-Smartphone. Auch auf dem iPad oder einem Android-Tablet läuft die App, das Design wird aber noch optimiert. Primär fokussiert man sich momentan noch auf das persönlichste aller mobilen Geräte, also auf das Smartphone.
Bei der Entwicklung von Abaclik waren auch die Sprachen ein Thema. Heute unterstützt man Deutsch, Französisch und Englisch sowie Spanisch, Italienisch und Portugiesisch. Und es soll relativ einfach möglich sein, weitere hinzuzufügen.

Was der Nutzer nach der Installation der App auf seinem Smartphone als erstes zu Gesicht bekommt, ist eine Übersicht mit einigen gelben, orangenen beziehungsweise roten Kacheln. Diese lassen sich frei verschieben und löschen, genau so wie man das mit anderen Apps auf dem iPhone tut. Als Privatperson, aber auch als Unternehmen, das kein Abacus ERP im Einsatz hat oder sich noch nicht damit verbunden hat, findet man fünf Kacheln: Privat, Geschäftlich, Aktivitäten, Dokumente und In&Out. Mit Privat und Geschäftlich können Spesen erfasst und verwaltet werden – wie der Name bereits verrät für private und/oder geschäftliche Zwecke. Mit Aktivitäten werden Leistungen erfasst, mit In&Out die Arbeitszeit, während man in Dokumente etwa Fotos von Belegen oder andere wichtige Unterlagen sammeln kann.
Diese fünf Funktionen kann man kostenlos nutzen, allerdings mit einer Einschränkung: Die erfassten Daten bleiben auf dem Gerät und Sachen wie Spesenabrechnungen oder erfasste Arbeitszeiten können nur per E-Mail geteilt werden. Wer mehr mit Abaclik anstellen und die Daten zum Beispiel direkt in seinem ERP weiterverarbeiten möchte, braucht eine Abacus Business Software, und zwar mindestens die Version 2015, sowie ein entsprechendes Abonnement.

Weiterverarbeitung in Abacus ERP kostet

Abos, um Daten zwischen Abaclik und der Abacus Business Software zu synchronisieren beziehungsweise dort weiterverarbeiten zu können, gibt es ab 1 Franken pro Nutzer und Monat und für bis zu 5 Franken pro Nutzer und Monat – je nachdem, was man benötigt. Das 1 Franken teure Abo Small enthält das Modul Employee Self Service (ESS), um beispielsweise Dinge wie die eigene Adresse oder den Zivilstand ändern und Kinderzulagen beantragen zu können. Zudem wird das Versenden und Empfangen von Nachrichten ermöglicht.
Das sind interessante Funktionen, die man aber nur selten brauchen wird. Um wirklich von Abaclik profitieren zu können, benötigt ein Unternehmen das Standardabo für 5 Franken, das zusätzlich die Weiterverarbeitung der Spesen und Aktivitäten, der mit In&Out gesammelten Daten und das Versenden und Empfangen von Aufgaben inklusive einem Kreditoren-Visumsprozess ermöglicht. Seit kurzem gibt es zudem noch ein Zwischenabo für 3 Franken, das ESS sowie In&Out bietet.
Die zusätzlichen Funktionen aktivieren Abacus-Nutzer direkt in den Einstellungen von Abaclik. Dafür benötigen sie eine Abacus Mobile ID (AMID), die in Abasky erstellt wird, wenn man die Abacus-Installation dort registriert. Mit dieser AMID meldet man sich dann in der App auf dem iPhone an und stellt so eine direkte Verbindung zum ERP her. Diese Anmeldung dauerte in unserem Test lediglich ein paar Sekunden. Die Arbeiten im Hintergrund, also bis die Abacus Business Software bereit für die Zusammenarbeit mit Abaclik ist, dauern natürlich länger.
Die Abaclik-Implementation bei einem Kunden, der bereits Abacus in der Version 2015 oder neuer einsetzt, dauert laut Theytaz in der Regel anderthalb Tage. Wenn der Kunde seine Installation zuerst auf die neueste Version von Abacus aktualisieren muss, dann geht es natürlich je nach Version und Modul länger. Zur Implementation gehören auch kurze Schulungen der App und der einzelnen Funktionen. Diese Funktionen wollen wir uns nun genauer anschauen.

Spesenrapportierung ohne Zettelwirtschaft

Nicht selten kommt es vor, dass eine Quittung verloren geht, bevor Ende Monat die Spesen erfasst und abgegeben werden müssen. Und irgendjemand muss die monatlichen Spesenabrechnungen, die meist noch in Papierform daher kommen, kontrollieren und in die Buchhaltungslösung übertragen. Beides ist mühsam und soll dank Abaclik der Vergangenheit angehören.
Um mit Abaclik neue Spesen zu erfassen, drückt man auf das kleine Plus-Zeichen oben rechts in der Kachel «Privat» oder «Geschäftlich», was direkt die Kamera aktiviert. Unter Umständen muss der App aber erst noch die Bewilligung erteilt werden, dass sie das darf. Nun wird der Beleg fotografiert. Dabei sollte man darauf achten, dass das Foto möglichst gut und die wichtigsten Informationen lesbar sind, wobei ein nachgelagerter Prozess im Abacus-System jeden Beleg noch überprüfen und ablehnen soll, wenn er nicht genügt.
Nach dem Fotografieren des Belegs wird dann der Spesenbetrag eingegeben, in Schweizer Franken oder in einer von vielen anderen Währungen. Denn die erkennt Abaclik anhand des Fotos nicht von selbst. Man kann an dieser Stelle auch noch weitere Fotos schiessen, oder aber direkt auf das Fotoalbum, E-Mails oder Speicherorte wie iCloud Drive, Google Drive oder Onedrive zugreifen und dort gesicherte Belege importieren.

Weiter gibt man an, ob die Spesen vielleicht nicht doch privat waren oder für welche Firma man sie erfasst, wenn man für mehrere arbeitet – Abaclik ist also mandantenunabhängig. Zudem kann man auch angeben, ob mit Bargeld oder einer Kreditkarte bezahlt wurde. Allerdings muss man, abgesehen vom Bargeld, alle Zahlungsmittel erst in den Einstellungen erfassen. Auch die Art der Spesen wird dann gleich erfasst und man kann sie hier direkt einem bestimmten Projekt oder Dossier zuordnen und mit einem Kommentar versehen.
Nun fehlt eigentlich nur noch der Ort, an dem die Spesen angefallen sind. Auch das liest Abaclik leider nicht vom fotografierten Beleg ab, aber immerhin kann die App auf den gegenwärtigen Standort zugreifen, wenn man ihr das erlaubt. Man muss also Ort und Adresse nicht zwingend manuell erfassen, wobei die Standortsuche mit Hilfe der Karten von Apple und Foursquare in unserem Test zum Teil länger dauerte als das Tippen von Hand. Zusätzlich hat man auch noch Zugriff auf seine Kontakte, was gerade dann, wenn Spesen häufig am selben Ort anfallen, sehr nützlich ist.
Hat man alle Angaben erfasst, kann der Spesenbeleg per E-Mail verschickt oder von Abacus-Nutzern direkt mit dem ERP synchronisiert werden. Erst hierzu braucht man zwingend eine Internetverbindung. Dazu muss man den entsprechenden Beleg mit einem Swype nach rechts markieren und mit einem weiteren Swype nach rechts kann der Prozess gestartet werden. Will man mehrere Belege auf einmal synchronisieren, dann geht man auf die Startseite zurück und findet dort in der unteren, rechten Ecke ein Symbol, mit dem eine Übersicht pendenter, vorbereiteter und abgeschlossener oder fehlgeschlagener Jobs geöffnet und so synchronisiert werden kann. Per E-Mail lassen sich Belege zurzeit leider nur einzeln verschicken, also nicht gesammelt in einem PDF.
Wenn man wissen will, wie hoch die Spesen aktuell insgesamt sind, so kann man das in der App natürlich auch nachschlagen. Dazu klickt man auf die Kachel «Privat» oder «Geschäftlich» und dann auf das mathematische Summenzeichen. Unter Umständen werden aber gar keine Spesen angezeigt. Dann muss man mit einem Filter neben pendenten auch vorbereite oder allenfalls abgeschlossene Jobs anzeigen lassen.
Nach der Erfassung mit Abaclik und einer erfolgreichen Synchronisation sowie Erfassung der Spesen im Abacus ERP kann man laut Hersteller alle Quittungen wegschmeissen, da die Lösung automatisch einen elektronischen Zeitstempel setzt und mehrwertsteuerkonform sein soll. Es gibt also keine Zettelwirtschaft mehr. Bei Abacus selber werden Spesen heute nur noch mit Abaclik rapportiert, alles andere wird nicht mehr akzeptiert.

Leistungserfassung mit Barcodes oder Timer

Seit Anfang 2016 gilt in der Schweiz eine restriktivere Regelung zur Arbeitszeiterfassung, die in vielen Firmen für rote Köpfe gesorgt hat oder noch immer sorgt. Abaclik kann hier Abhilfe schaffen, denn mit der Funktion In&Out kann die Präsenzzeit automatisch erfasst werden, verspricht der Hersteller zumindest. Und das ist tatsächlich der Fall – aber der Reihe nach. Widmen wir uns erst kurz der Leistungserfassung.
Mitarbeitende, die beispielsweise Kundentermine wahrnehmen und diese rapportieren müssen, öffnen in Abaclik die Funktion Aktivitäten. Insgesamt stehen dem Nutzer zum Erfassen von Leistungen vier Möglichkeiten zur Verfügung. Man kann manuell die Anzahl Stunden eingeben, nachdem man beim Kunden war. Oder man nutzt einen Timer, den man bei Beginn des Besuchs startet. Das ist dann sehr nützlich, wenn Mitarbeitende für ihr Unternehmen sekundengenau abrechnen müssen. Eine dritte Variante ist Von-Bis. Hier definiert man ganz einfach, wann ein Termin begonnen und geendet hat.
Schliesslich gibt es auch noch die Möglichkeit der Leistungserfassung mit einem Barcode, was in unserem Test einwandfrei funktionierte und gerade bei Baufirmen sehr beliebt und verbreitet sein soll. Abacus setzt hierzu auf eine Lösung von Scandit. Man kann einen beliebigen Barcode nutzen, oder aber selber einen generieren, der auch gleich Informationen wie Projektname, Kundenname und so weiter enthält, dann muss man diese Angaben nicht mehr manuell erfassen.
Sollte das System trotzdem einmal versagen, kann man nachträglich noch Korrekturen vornehmen. Und sobald alles bereit ist, kann man auch diese Daten direkt mit dem Abacus ERP synchronisieren. Damit entfällt wie bei den Spesen ein grosser Papierkrieg und die Fehleranfälligkeit wird reduziert. Niemand muss mehr massenweisse, zum Teil vielleicht sogar unleserliche Rapporte, manuell mehrfach erfassen.
Wichtige Rapporte kann man auch gleich unterschreiben. Das macht man mit dem Finger direkt auf dem Display des iPhones. Das Ergebnis ist nicht wirklich befriedigend. Man müsste wohl schon einen Stift nehmen, damit die Unterschrift in etwa so aussieht wie gewohnt, aber das kennt man ja vom Paketpöstler.

Das einzige Problem: Auch die Mittagspause war eingerechnet, da unsere Küche im definierten 10-Meter-Radius liegt. Die Lösung war die Zone etwas anzupassen, so dass die Küche gerade nicht mehr im Radius liegt. Eine andere Möglichkeit ist, für die Mittagspause einen manuellen Eintrag zu machen oder einen Barcode zu scannen beziehungsweise einen NFC-Tag anzutippen. Andererseits kann es auch vorkommen, dass man die Zone auf einmal ungewollt verlässt und ausstempelt, ohne dass man es merkt. Darum ist die GPS-Lösung sicher nichts für Betriebe, die die Arbeitszeiten auf die Minute genau abrechnen.
Man kann bei der Definition von GPS-Zonen übrigens auch noch einstellen, wie lange man sich mindestens darin aufhalten muss, bevor ein Eintrag erstellt wird, also zum Beispiel 15 Minuten. Damit wird verhindert, dass ich nicht auch erfasst werde, wenn ich nur durch die Zone durchfahre, also in unserem Fall zum Beispiel bereits während der Parkplatzsuche rund ums Büro.
Wir haben für die Zeiterfassung zudem auch die Barcode-Variante getestet. Dafür klickt man auf das kleine Pluszeichen auf der In&Out-Kachel, scannt den Eingangs-Barcode und die Erfassung der Arbeitszeit beginnt. Wenn man fertig ist, klickt man wieder auf das «+», scannt den Ausgangs-Barcode und beendet damit die Erfassung. Das funktionierte wunderbar, ist aber deutlich umständlicher, als die automatische GPS-Variante.
Sobald man bereit ist, kann man auch die erfassten Arbeitszeiten wie erklärt mit dem Abacus-System synchronisieren oder per E-Mail verschicken.

Adresse und Zivilstand selber ändern

In vielen Firmen braucht es für eine Adressänderung einige Formulare und Mails. Mit dem Update auf die Version 2.0 von Abaclik hat Abacus darum auch die Funktion Employee Self Service (ESS) eingeführt. Hier findet man Informationen wie die Mitarbeiternummer, Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer oder Zivilstand, aber auch Adressen, Bankverbindungen und dergleichen. Das meiste davon ist nur read-only. Ein paar Dinge kann man aber auch ändern, so zum Beispiel die Adresse. Und man kann direkt aus Abaclik heraus wie erwähnt auch Kinderzulagen beantragen und Zivilstandänderungen vornehmen.
Natürlich wird auch hier direkt mit dem Abacus ERP synchronisiert. Wenn man zum Beispiel eine neue Handy-Nummer eingetragen hat, klickt man auf «Sichern». Der Prozess ist für den Abaclik-Nutzer damit bereits abgeschlossen. Dem HR-Manager oder Personalverantwortlichen wird dann einen Prozess zugewiesen. Er kann die Änderung akzeptieren oder ablehnen. Sobald er das getan hat, wird man mit einer Nachricht in Abaclik darüber informiert.

Mit ESS kann man auch Lohnabrechnungen, Lohnausweise und andere Dokumente empfangen und betrachten. Das heisst, der Arbeitgeber verschickt Lohnabrechnungen oder Lohnausweise direkt auf das Gerät des Mitarbeitenden und spart sich so das Drucken, Einpacken und die Portokosten. Zudem ist auch ein Weiterleiten per E-Mail, ein Speichern in andere Apps wie zum Beispiel Cloud-Speicher, oder aber das Drucken, insofern der Drucker zum Beispiel Airprint unterstützt, möglich. Alle dies funktionierte in unserem Test ohne Probleme.
Noch etwas unschön ist bei den Lohnabrechnungen, dass sie nach ABC geordnet werden und nicht chronologisch. Aber am User Interface (UI) des ESS wird momentan noch gearbeitet. In der aktuellen Version ist alles da und funktioniert, aber optisch kann man sicher noch das eine oder andere verbessern – das gilt übrigens für die ganze App. Da und dort stösst der Abaclik-Nutzer noch auf kleinere UI-Fehler. Was dafür gefällt: Man kann die Lohnabrechnungen, die als PDF-Dokument vorliegen, auch durchsuchen.
Weiter kann man ESS auch als Speicher für das Versicherungs- oder Spesenreglement und andere wichtige Dokumente nutzen und diese so an seine Mitarbeitenden verteilen. Ausserdem sind weitere Funktionen wie das Erfassen von Absenzen, Ferien oder einem Unfall auf diesem Weg angedacht. Bereits mit einem nächsten Update im Mai sollen diese Möglichkeiten geschaffen werden.

Rechnungen direkt unterwegs visieren

Neben den Hauptfunktionen mit den grossen Kacheln finden Abacus-Nutzer auf der Startseite von Abaclik unten auch noch zwei kleinere, weisse Kacheln. Hier werden zugeteilte Aufgaben oder Nachrichten, wenn eben zum Beispiel eine Adressänderung erfolgreich abgeschlossen wurde, gesammelt. Man kann aus Abaclik heraus anstelle von E-Mails aber auch selber Nachrichten an andere Abacus-Nutzer schicken, sogar samt Lesebestätigung.
Nachrichten kann man auch mit Anhängen wie Fotos oder anderen Dateien versehen. Die möglichen Empfänger erscheinen automatisch, wenn man mit der Eingabe beginnt. Verschickt wird ebenfalls automatisch, abrufen muss man neue Nachrichten hingegen noch manuell. Das ist auch bei den Aufgaben noch so. Mit der Version 2.2, die im Mai erscheint, soll dann auch dieser Prozess, wenn man sich in einem WLAN befindet, automatisch erfolgen.
Was uns beim Nutzen der Nachrichtenfunktion aufgefallen ist: Fotos, die angehängt wurden, luden sehr langsam. Es dauerte fast zehn Sekunden bis ein ganz normales, mit der iPhone-Kamera geschossenes Foto, aufgebaut war, auch mit einer schnellen Internetverbindung. Der Flaschenhals dürfte hier bei Abacus liegen. Ausserdem haben wir im Test einen Papierkorb vermisst, sollte man etwas mal aus Versehen löschen und wiederherstellen wollen.
Mächtiger, als man denken könnte, ist derweil die Aufgabenfunktion. Auf diesem Weg kann einem das Unternehmen nämlich beispielsweise aus Abacus heraus eine Rechnung auf das Smartphone schicken. Die kann man dann unterwegs visieren und muss somit nicht warten, bis man wieder im Büro ist. Natürlich kann man die Rechnungen auch ablehnen oder an eine andere, verantwortliche Person weiterleiten.
Schliesslich kann man die Aufgabenfunktion auch noch dafür nutzen, um beispielsweise jemanden daran zu erinnern, ein Restaurant für das gemeinsame Mittagessen zu reservieren.

Funktionsvielfalt vs. Bedienung und Datenschutz

Abaclik bietet also eine grosse Funktionsvielfalt. Und das Wichtigste: Alles funktioniert. Die App ist in unserem Test nie abgestürzt und lief auch auf unserem bereits etwas in die Jahre gekommenen iPhone 5 sehr schnell und flüssig. Was unter der Funktionsvielfalt etwas leidet, ist die Bedienung, die nicht ganz trivial ist. Gerade für Nutzer, die ihr iPhone sonst selten nutzen und gewisse Gesten nicht kennen, dürfte es ein bisschen dauern, bis sie alle Kniffe kennen.
Interessenten sollten sich dadurch aber nicht abschrecken lassen, zumal Abacus mit potentiellen Kunden immer erst Pilotprojekte durchführt und wie erwähnt auch Abaclik-Schulungen zur Implementation gehören. Zudem baut man momentan eine Wissensdatenbank auf, inklusive Videos, welche die Bedienung zeigen werden. Und in Zukunft soll es auch eine Support-Community geben, in der sich Nutzer gegenseitig weiterhelfen können.
Einige Firmen dürften derweil noch Sicherheitsbedenken gegenüber Abaclik oder besser gesagt damit haben, sensible Unternehmensdaten auf die Handys der Mitarbeiter herauszugeben. Für das Gerät beziehungsweise die App selber gibt es darum drei Sicherheitsstufen. Man kann das Gerät mit einer PIN oder einem Fingerabdruck schützen, ebendies gilt auch für das Starten der App. Allerdings reicht als Code für den Start der App zum Beispiel die Kombination 1234, also auch ein vergleichsweise sehr schwaches Passwort. Dafür muss man sich auch nach einer Bildschirmsperre und wenn man kurz etwas in einer anderen App unternommen hat, wieder neu einloggen.

Weiter kann man im Abacus ERP festlegen, welche Funktionen für welche Nutzer sichtbar sind oder nicht, also wer was darf und was nicht. Diese dritte Sicherheitsstufe wurde unter anderem dafür eingebaut, wenn ein Smartphone verloren geht. In diesem Fall kann man das der verantwortlichen Person melden, so dass diese in Abacus einfach ein Häckchen entfernen kann und Daten wie Lohnabrechnungen oder Bankkonten vom Gerät verschwinden.
Was aus Security-Sicht bleibt: Für die Synchronisation mit Abaclik muss ein Unternehmen zwingend einen Port nach aussen hin öffnen. Dafür wird dadurch, dass man als Nutzer selber bestimmen kann, wann etwas und was synchronisiert wird, die Privatsphäre der Mitarbeiter gewahrt. Es ist mit Abaclik nicht möglich, dass der Chef kontrollieren kann, wo man sich gerade aufhält und was man gerade macht. Und man kann automatisch erfasste Daten bis jetzt nachträglich auch noch anpassen.
Was spricht für Abacus-Kunden also noch gegen Abaclik? Wohl vor allem die Tatsache, dass viele Firmen nicht einfach jedem Mitarbeiter ein Geschäftshandy zur Verfügung können. Abacus empfiehlt darum, dass die Mitarbeiter für Abaclik ihr privates Gerät nutzen. Der Vorteil: Es ist immer geladen und mit dabei. Aber kann man seine Mitarbeiter verpflichten, ihr privates Gerät auch geschäftlich zu nutzen? Und wer haftet, wenn das Gerät während der Arbeit kaputt geht? Das sind nur zwei Fragen, die sich Unternehmen vor dem Entscheid für Abaclik zwingend stellen sollten. (mv)