Wer kennt nicht folgendes Problem: Sie bekommen eine E-Mail, in der auf eine frühere Konversation Bezug genommen wird, und Sie mögen sich beim besten Willen nicht mehr daran erinnern, worum es sich dabei gehandelt hat.
Also beginnen Sie, Ihre diversen Outlook-Ordner nach Mail-Empfängern oder Stichworten zu durchkämmen. Da in Ihren Outlook-Foldern aber Tausende Mails abgelegt sind, warten Sie Minuten, bis alle Ergebnisse vorliegen.
Wenn es nach dem Willen der Softwareschmiede Creo geht, soll dieses Problem mit der Outlook-Erweiterung Six Degrees mit einem Schlag vom Tisch sein. Das Tool überwacht im Hintergrund den gesamten Mail-Verkehr und setzt Verbindungen zwischen den Mails, den Attachments sowie den involvierten Personen. Wird eine Mail in der Inbox angewählt, zeigt Six Degrees sogleich an, wann Sie darauf geantwortet, an wen Sie das File weitergeleitet und wo Sie ein allfälliges Attachment abgelegt haben. Weiter werden alle Dateien gelistet, von der die Software annimmt, dass sie mit dem betreffenden Arbeitsprozess in irgendeiner Weise in Verbindung stehen.
Was sich in der Theorie äusserst praktisch anhört, bewährt sich in der Praxis leider nur teilweise. Wirklich brauchbar ist eigentlich nur die Anzeige der zusammenhängenden Mails.
Wenig Nutzen bietet die Auflistung der zusammengehörenden Dateien. Da Six Degrees mit einer wenig ausgefeilten Routine zu ermitteln versucht, welche Dateien in einen Kontext gehören, sind die Ergebnisse entsprechend mager. Wird beispielsweise ein Attachment in einem bestimmten Ordner gespeichert, nimmt das Tool automatisch an, alle übrigen Files im Verzeichnis gehörten auch zu diesem Projekt. Auch werden Dateien mit gleichem oder ähnlichem Dateinamen demselben Projekt zugeordnet, unabhängig davon, wo sie auf der Harddisk abgelegt sind.
Das grösste Manko besteht aber darin, dass der User in diesen automatisierten Prozess nicht eingreifen kann. Wenn die interne Routine Fehler macht, sollte man zumindest manuell Files einem Projekt zuordnen oder daraus entfernen können.
Unter dem Strich bietet das Tool einen interessanten Ansatz, der jedoch in erster Line dann die Arbeit erleichtert, wenn Outlook-interne Features wie das Setzen von Regeln nicht genutzt werden und Attachments nicht ohnehin in projektbezogenen Ordnern abgelegt werden.
