Editorial: Motivieren statt kontrollieren

Kennen Sie Scrum? Das ist nicht etwa ein Weihnachtskeks, sondern eine Management-Methode, die in der IT-Branche gerade Schule macht. Die Idee von Scrum – was auf Englisch nichts anderes als «Gedränge» bedeutet – ist es, sehr komplexe Projekte zu vereinfachen, in dem man diese in kleinste Teile zerlegt. Scrum wird inzwischen von unzähligen namhaften IT-Firmen wie beispielsweise Google, Yahoo, Microsoft oder Facebook angewandt. Dass gerade die IT-Branche auf die neue Management-Methode schwört, kommt nicht von ungefähr. Denn IT-Projekte scheitern nicht selten an der Umsetzung. Das Problem: Die Entwicklung beispielsweise von Software ist sehr komplex und schwierig einzusehen. Die zu Beginn festgelegten Ziele müssen oft bereits nach wenigen Tagen oder gar Stunden angepasst oder verworfen werden.

Deshalb die erste Erkenntnis von Scrum: Entwicklungsprojekte sind langfristig nicht planbar. Fortschritte und Stolpersteine müssen täglich besprochen werden. Dasselbe gilt für die Anforderungen und Zielsetzungen. Auch diese können nicht zu Beginn eines Projektes abschliessend festgelegt werden. Stattdessen sollten sie regelmässig hinterfragt und bei Bedarf angepasst werden. Damit das möglich ist, muss der dritte Grundsatz der regelmässigen Überprüfung des Produktes eingehalten werden. Tönt einfach, ist jedoch oft schwieriger als man denkt. Zum Beispiel dann, wenn man die neue Management-Methode der alteingesessenen Chefetage schmackhaft machen will. Denn Scrum setzt eben auch eine neue Form der Zusammenarbeit voraus. Eine, in der das Management loslassen und den Mitarbeitern sehr viel mehr Freiraum lassen muss. Und das wiederum setzt grosses Vertrauen voraus. Der Vorteil: Wenn Scrum richtig eingesetzt wird, muss das Management kaum noch eingreifen oder kontrollieren, sondern kann den Projektverlauf zum grössten Teil den involvierten Mitarbeitern überlassen. Auch wichtige Entscheide können dann von den Mitarbeitern selbst gefällt werden. Ein Ansatz, der mich überzeugt. Nicht zuletzt auch deshalb, weil ich schon lange der Meinung bin: Ein guter Vorgesetzter muss seine Mitarbeiter nicht kontrollieren, sondern motivieren.

Dieser Meinung ist auch Stefan Grob, Gründer und Geschäftsleiter der Text-Agentur Complecta. Sein Ziel ist es, seine Mitarbeiter so selbständig arbeiten zu lassen, dass er selbst kaum noch eingreifen muss. Eine Herausforderung, die umso schwieriger wurde, als er die Umsetzung eines St. Galler Lifestyle-Magazins übernahm. Plötzlich verantwortete er ein Projekt mit mehreren externen Mitarbeitern. Doch er wollte die Scrum-Grundsätzen beibehalten und die Office-Lösung von Google Docs hat ihm dabei letztendlich geholfen. Denn Google Docs leistet einen grossen Beitrag für eine reibungslose Zusammenarbeit. Dokumente können jederzeit und von überall her erfasst, geteilt und eingesehen werden. Bereits nach einer ersten Einführung wussten die Mitarbeiter, was noch erledigt werden muss, wo ihr Aufgabenbereich liegt und wer worauf Zugriff braucht – ohne dass der Chef die ganze Zeit vermitteln und delegieren musste. Das spart nicht nur eine Unmenge an Zeit und Nerven. Es gibt dem Chef auch Zeit für die wirklich wichtigen Fragen eines Unternehmers, wie zum Beispiel, wie hoch der Weihnachtsbonus für die Mitarbeiter dieses Jahr ausfallen soll. (dv)