Reife CRM-Lösung für KMU

MaxCRM nennt sich die Kundenverwaltungssoftware vom gleichnamigen Hersteller aus Österreich, die seit kurzem in der Version 4 auch in der Schweiz erhältlich ist. Die Software richtet sich hauptsächlich an kleine und mittlere Unternehmen und will mit tiefen Kosten, einfacher Installation und Handhabung sowie umfassenden Funktionalitäten überzeugen.

Die CRM-Anwendung (Customer Relationship Management) bietet ein relationales Datenbanksystem und eignet sich speziell für das Zusammenspiel von Einsatzgebieten wie Vertrieb, Marketing, Sekretariat und Auftragsbearbeitung. Die Lösung enthält umfangreiche Groupware-Funktionen, flexibel gestaltbare Reports und integriert Office-Programme wie Outlook, Word oder Excel.

Obwohl heute eine einfache und schnelle Inbetriebnahme vorausgesetzt werden darf, kann man das Produkt diesbezüglich loben. Die Inbetriebnahme dauert in der Tat nur ein paar Augenblicke. Da MaxCRM als Standard-Datenbank Microsoft Access verwendet, ist zur Installation ein Access-2000-Client oder eine entsprechende (kostenlos erhältliche) Runtime-Version erforderlich. Das Tool unterstützt Windows ab Version 98. Für eine optimale Nutzung sollte ausserdem Office 2000 oder XP auf dem System installiert sein.

Die Anwendung, die sowohl als Einzelplatzversion als auch zentral installiert werden kann, lässt sich unterwegs über mobile Rechner nutzen. Die Daten können dabei entweder mittels Kopie aktualisiert oder über eine LAN-, WAN- oder Internetverbindung mit einer Voll- oder Teilreplikation abgeglichen werden. Somit lässt es sich ohne Datenverlust sowohl auf dem Server als auch auf dem Notebook gleichzeitig arbeiten.

Intuitive Bedienung

Die Bedienung basiert auf einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche, womit sich ein durchschnittlicher Microsoft-User schnell zurechtfindet. Im Lieferumfang ist ausserdem ein Einführungsvideo enthalten, das in rund 20 Minuten einen Überblick über die wichtigsten Funktionalitäten zeigt.

Die Benutzerverwaltung erlaubt es, jedem Mitarbeiter individuelle Rechte zuzuteilen. Dabei lässt sich auch das Oberflächenprofil auf die entsprechenden Bedürfnisse anpassen. Die so gespeicherten Informationen werden bei jedem Login automatisch aufgerufen.

Bei der Eingabe der Basiskontaktdaten überprüft das System die Daten automatisch auf Dubletten, wobei auch die phonetische Aussprache berücksichtigt wird. Der Inhalt der verschiedenen vordefinierten Zuordnungskriterien kann in den Systemoptionen einfach verändert, ergänzt oder angepasst werden. Eine neue Adresse lässt sich bereits bei der Eingabe einer Branche, einer Produktgruppe oder auch einem oder mehreren Mitarbeitern zur späteren Nachbearbeitung zuordnen. Die Eingabefelder können mit Standardwerten vordefiniert werden, wodurch sich der Eingabe-Aufwand reduziert. Da die Grösse der Eingabefelder beschränkt ist, lässt sich für längere Texte ein separates, grösseres Notizfeld öffnen. Für die Aufgaben, die bei einem Kundenkontakt ausgelöst werden, wie etwa das spätere Zusenden von Prospekten oder Offerten, steht auf der Hauptmaske ein übersichtliches Eingabefeld bereit.

MaxCRM bietet für den Schriftverkehr zwei Lösungsschritte. Einerseits lässt sich über eine Schaltfläche Excel oder Word aufrufen, wobei die Daten des aktiven Adresssatzes automatisch in das aktuelle Word- oder Excel-Dokument eingefügt werden. Diese Variante eignet sich insbesondere für Standarddokumente, die nicht speziell gespeichert werden müssen.

Für wichtige Dokumente ist der zweite Lösungsschritt gedacht. Auch hier muss nur eine Schaltfläche aktiviert werden, dabei werden die Daten aber gespeichert und automatisch der Adresse und der Kontaktperson als Aktivität hinzugefügt. Ist kein Word- oder Excel-Dokument geladen, kann aus frei definierbaren Vorlagen ausgewählt werden.
MaxCRM arbeitet durchgehend objektorientiert. Klickt man beispielsweise auf einen Namen innerhalb eines Datensatzes, wird dieser automatisch dem zu bearbeitenden Dokument hinzugefügt.

Übersicht per Mausklick

Je nach Berechtigung können die zu erledigenden Aktivitäten den Mitarbeitern in die sogenannten ToDo-Listen eingetragen werden. Per Mausklick kann der Mitarbeiter seine persönliche ToDo-Liste aufrufen, und er erhält einen zeitlich geordneten Überblick über die anfallenden Aufgaben. Zusätzlich gibt es ein separates Fenster mit Zusatzinformationen zu den jeweiligen Aufgaben sowie ein Zeitfenster, das individuell auf die jeweiligen Anforderungen eingestellt werden kann. Die farbliche Differenzierung überfälliger, aktueller und zukünftiger Termine bietet zusätzlich Übersicht. Auch aus der ToDo-Maske kann direkt auf andere Masken gesprungen werden, indem man zum Beispiel einfach auf den gewünschten Firmennamen doppelklickt.

Mit der Groupware-fähigen Erinnerungsfunktion lassen sich nicht nur eigene Termine ins Gedächtnis rufen. Je nach Berechtigung können wichtige Termine auch für Kollegen fixiert werden.

Die Datensätze enthalten ausserdem Zusatzfelder mit Informationen wie Verzeichnispfaden der abgelegten Dokumente (werden automatisch angelegt), Verknüpfungen zu Webseiten oder auch Ereignislisten, die Aufschluss über die Entstehung eines Kundenkontaktes geben. Das Programm protokolliert überdies automatisch, von wem und wann Datensätze erstellt oder geändert wurden.

Ganzheitliche Projektbearbeitung

Das Formularfeld "Projekte" ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen oder Offerten. Neben den eigentlichen für das Geschäft notwendigen Angaben wie zum Beispiel Produktbezeichnung und -nummer, Menge oder Preis, lassen sich auch Layout-Befehle eingeben und über ein Vorschaufenster kontrollieren. Dabei stehen umfangreiche Funktionen zur Verfügung wie das nachträgliche Verändern von Positionen oder auch das Einfügen von vordefinierten Überschriften. Der Aufbau funktioniert dabei ähnlich wie in einem Excel-Sheet. Informationen über die Preisgestaltung werden zur besseren Übersicht über ein Farbgestaltungssystem dargestellt und zusammenfassend am unteren Bildschirmrand gelistet. Somit stehen alle wichtigen Informationen für die Auftragsgestaltung auf einen Blick zur Verfügung. Die Projektbearbeitung bietet darüber hinaus zahlreiche weitere Funktionen, die es erlauben, den jeweiligen Auftrag individuell anzupassen und zu archivieren.

Bevor Projekte an die Auftragsbearbeitung weitergeleitet werden, führt das Programm eine Reihe von Kontrollen durch, um Fehler zu vermeiden. Ausserdem können Aufträge nur mit entsprechender Berechtigung definitiv ausgeführt werden. Für die Bearbeitung der Aufträge wird ein separates Fenster geöffnet, das alle wichtigen Funktionen bereithält. Dazu zählen unter anderem Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnwesen, Lieferscheine oder Gutschriften. Auch hier steht wiederum ein Erinnerungsfeld zur Verfügung, das zusätzlich mit Projekten oder Adressen verknüpft werden kann.

Mit dem Drucken einer Rechnung wird automatisch ein "Offener Posten" angelegt. Die Funktion "Offener Posten/Mahnwesen" gibt eine Übersicht über die offenen Rechnungen und hält alle relevanten Funktionen für das Mahnwesen bereit. Mit der Erfassung des Zahlungseinganges wird das Projekt schliesslich abgeschlossen.

Hilfreiche Zusatzfunktionen

Neben der Datenverwaltung bietet MaxCRM einige weitere Funktionen, die die tägliche Arbeit erleichtern. So gibt es beispielsweise neben der Tabellenansicht das Formular "Kontakte/Personen". Hier können die Daten übersichtlicher dargestellt und zu den Kontaktpersonen zusätzliche Informationen wie etwa persönliche Daten oder Passfotos hinzugefügt werden.

Aus diesem Formular lassen sich die Kontakte über eine bidirektionale Schnittstelle direkt in Outlook eintragen. Termine oder Kontakte können entweder in Outlook oder in MaxCRM erfasst oder bearbeitet werden - die Abstimmung zwischen den beiden Anwendungen läuft automatisch. Ein- und ausgehende E-Mails werden mit den entsprechenden Kontakten und Adressen verknüpft und als Aktivität angezeigt.

Alle Aktivitäten und Informationen zu einer Adresse können schliesslich mit dem Report "Adressblatt" übersichtlich dargestellt werden.

Die Software integriert ausserdem eine CTI-Funktion (Computer Telephone Integration), die es ermöglicht, direkt aus der Anwendung zu telefonieren. Auch hier genügt ein Doppelklick, um die Callbox zu aktivieren und den Anruf auszulösen. Bei eingehenden Anrufen wird zuerst der Anrufer identifiziert und der entsprechende Adressdatensatz geöffnet, bevor der Anruf entgegengenommen wird.

Um schnell wichtige Daten finden zu können, ist neben einer rudimentären auch eine Volltextsuche integriert. Darüber hinaus lassen sich über die rechte Maustaste die wichtigsten Funktionen in der Maske aktivieren, in der man sich gerade befindet.

Gelungene Alternative

MaxCRM muss sich nicht hinter der Konkurrenz verstecken. Positioniert als vollwertige Kundenverwaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen, erfüllt die Lösung alle wesentlichen Anforderungen, die ein Unternehmen heute an eine Applikation für das Zusammenwirken der einzelnen Kommunikations- und Vertriebszweige innerhalb einer Firma stellt.

Speziell erwähnenswert ist die einfache Bedienung. Durch den intuitiven Aufbau findet sich der geübte Microsoft-User schnell zurecht. Der modulare Aufbau der Applikation erlaubt dem Unternehmen, jeweils nur gerade die Module zu erwerben, die gerade benötigt werden. Leider unterstützt MaxCRM zur Zeit nur Outlook. Es wäre wünschenswert, wenn das Tool auch mit anderen Mail-Umgebungen wie etwa Novells Groupwise oder Tobits David zurechtkäme. Gemäss Hersteller soll dies in der nächsten Version, die bereits Anfang 2004 erwartet wird, verbessert werden.