Eine Milliarde Mitglieder zählte Facebook im Oktober 2012. Davon nutzen über die Hälfte das soziale Netzwerk täglich. Auch Twitter mit 600 Millionen und Linkedin mit 175 Millionen Nutzern sind als soziale Netzwerke präsent. Neben diesen drei Plattformen, die die heutige Web-basierte Kommunikation und Informationsgewinnung dominieren, müssen auch Wikipedia und Youtube genannt sein. Wikipedia existiert als freie Enzyklopädie in über 280 Sprachen und weist alleine in deutscher Sprache über 1,5 Millionen Artikel auf. Und auch Youtube kann beeindruckende Nutzerzahlen präsentieren: So werden beispielsweise pro Minute weltweit 25 Stunden Videomaterial hochgeladen.
Es besteht kein Zweifel, dass soziale Medien mittlerweile fest in unserem täglichen Leben verankert sind. Begründet ist dies unter anderem in der Globalisierung und dem zunehmenden Drang vieler Internetnutzer, ihre Meinung jederzeit abgeben zu können und gleichzeitig Feedback von anderen Personen einzuholen. Diese Trends machen eine weltweite Vernetzung und die Möglichkeit eines weltweiten Informationsaustauschs notwendig.
Auch bei Unternehmen ist die Relevanz von Social Media längst angekommen. Grösstenteils werden soziale Medien heute für die Aussendarstellung in sozialen Netzwerken und für das Mikroblogging genutzt. Darüber hinaus gewinnen sie aber zunehmend auch unternehmensintern an Bedeutung, da in fast jedem Unternehmen eine effiziente und standortübergreifende Zusammenarbeit möglich sein muss. Die unternehmensinterne Vernetzung der Mitarbeitenden und der zentrale Informationsaustausch gewinnen also zunehmend an Bedeutung. Hinzu kommt der immer stärker werdende Trend, dass viele Menschen ihre private und geschäftliche Zeit nicht mehr klar trennen und ihre Arbeit nicht zwangsläufig physisch im Unternehmen verrichten.
Mehr Social Media
Diese Trends werden durch den neuen Sharepoint-Release berücksichtigt. Im Bereich Social Media und Zusammenarbeit stehen in Sharepoint 2013 vielseitige Funktionen zur Verfügung. Analog zu Facebook gibt es standardmässig die Funktion My Site in Sharepoint. Bei My Site handelt es sich um eine Profilseite für jeden Mitarbeitenden, die bei Bedarf von den einzelnen Personen geändert und angepasst werden kann und in der Regel mit dem Active Directory synchron ist. Benutzer können öffentliche Profile anlegen, so dass beispielsweise Kontaktinformationen und gemeinsame Kollegen für alle in Sharepoint sichtbar sind. Des weiteren können persönliche Informationen geteilt werden, Angaben über bestimmtes Wissen für alle öffentlich zugänglich gemacht und alle erfolgten Aktivitäten in My Site übersichtlich dargestellt werden. Ebenfalls standardmässig vorgesehen ist eine «Ask me about»-Funktionalität, bei der Erfahrungen und Wissen durch Hinzufügen von Keywords und Tags dem eigenen Profil zugeordnet werden können.
Die Funktion My Site, die man bereits aus früheren Sharepoint-Versionen kennt, wurde für die Ausgabe 2013 weiterentwickelt und verbessert. Beispielsweise gewinnt die Darstellung von relevanten Informationen für den jeweiligen Mitarbeitenden auf My Site mit Sharepoint 2013 an Übersichtlichkeit. Ebenfalls eine Erweiterung in Sharepoint 2013 stellt die Möglichkeit der Verwendung von Hashtags und Mentioning im Micro-Blogging dar. Diese Funktionalitäten sind bereits durch Twitter bekannt und wurden nun auch in Sharepoint integriert. Darüber hinaus lassen sich mit der neuen Sharepoint-Version Änderungen auf beliebigen My Sites und Dokumenten beziehungsweise Seiten über My Site verfolgen, was der Follow-Funktionalität entspricht.
Als weitere zentrale Social-Media-Komponenten stehen zudem Kommentar-Funktionen, Information Sharing mit ausgewählten Personen, persönliche Bewertungen für sämtliche Dokumente, Bilder, Listen- und Blogeinträge zur Verfügung.
Ausgebaute Kollaboration
Um einen umfassenden Wissensaustausch unternehmensweit sicherzustellen, bietet Sharepoint zum einen Funktionen für Blogeinträge und zum anderen eine ausgereifte Suche, die auf Elemente wie Dokumente, Blogs, News oder My Site zugreifen kann. Zudem können mittels der nun standardmässig integrierten FAST-Suchtechnologie auch zusätzliche Umsysteme angebunden und zuverlässig indexiert und durchsucht werden. Die Suchresultate werden strukturiert, übersichtlich und benutzerfreundlich dargestellt. Mit Sharepoint 2013 lassen sich die Suchresultate über einen horizontalen Scroll-Balken hinsichtlich bestimmter Kriterien einschränken. Eine Preview erleichtert die Suche nach den richtigen Informationen ebenfalls. Nebst der Sharepoint-Suche, die einem strukturierten Auffinden von Informationen dient, steht standardmässig ein Wiki zur Verfügung, das analog zu Wikipedia von allen Mitarbeitenden bearbeitet und ergänzt werden kann.
Um Aktivitäten bestimmter Sharepoint-Benutzer einzusehen, enthält Sharepoint 2013 die Funktion Newsfeeds. Welche Newsfeeds von welchen Benutzern eigesehen werden können, wird über Berechtigungen gesteuert. Durch Newsfeeds kann ein permanenter Informationsfluss unternehmensintern sichergestellt werden. So werden durch Newsfeeds beispielsweise alle Micro-Blog-Einträge direkt von den jeweiligen Benutzern angezeigt und können individuell abonniert werden.
Als letzte hier genannte Funktion, die zu einer standortübergreifenden Vernetzung der Mitarbeitenden beiträgt, muss sicherlich Lync als unternehmensinternes Messaging- und Präsenzinformations-Tool erwähnt werden. Durch die Integration von Lync und Sharepoint kann beispielsweise die Präsenz der Mitarbeitenden auch in Sharepoint zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden. Des weiteren stellt Lync eine einfache Möglichkeit dar, Informationen zeitnah auszutauschen und auch über Unternehmensstandorte hinweg eine geeignete Kommunikation beispielsweise durch Telefonie, Videokonferenz oder Desktop-Sharing sicherzustellen.
Bereitschaft ist Voraussetzung
Sharepoint 2013 erleichtert dank den neuen Funktionen im Social-Media-Bereich die standortübergreifende Vernetzung der Mitarbeitenden deutlich und erlaubt es, Informationen zentral und jederzeit abrufbar zur Verfügung stellen zu können.
Auch zukünftig werden die Möglichkeiten für einen effizienten Social-Media-Einsatz mit Sharepoint weiter zunehmen. So werden die vor kurzem durch Microsoft zugekauften Produkte Yammer und Skype zunehmend in bestehende Produkte wie Sharepoint integriert und eröffnen neue Möglichkeiten, Bedürfnisse nach Social Media unternehmensintern abzudecken. So existiert beispielsweise in Sharepoint Online bereits eine Yammer App, die eine erste Integration von Sharepoint und Yammer darstellt. Ebenfalls wird Skype schon heute innerhalb von Lync integriert, um die Funktionalitäten von Lync auch mit unternehmensexternen Ansprechpartnern nutzen zu können.
Einschränkend will gesagt sein, dass Sharepoint zwar ein Tool für den Einsatz von Social Media darstellt, der Nutzen von Social Media jedoch zunächst eine strategische und kulturelle Entscheidung ist, die unabhängig von einer technischen Umsetzung individuell für jedes Unternehmen getroffen werden muss. Die Akzeptanz für einen unternehmensinternen Einsatz von Social Media ist nicht über alle Generationen und Unternehmensbereiche hinweg gleich stark, allerdings wächst der Bedarf nach einer effizienten Lösung für eine einfache Kommunikation und einen sicheren Informationsfluss stetig.
Katinka Weissenfeld ist Projektleiterin beim E-Business-Spezialisten Unic.
