Seit 2007 ist Sharepoint das am stärksten wachsende und seit 2010 das am weitesten verbreitete Enterprise-Portal überhaupt. Nun geht Microsoft mit seiner nächsten Version, Sharepoint 2013 an den Start. Seit Anfang November ist die RTM-Version (Release To Manufacturing) für Microsoft-Partner erhältlich und seit Anfang Dezember 2012 ist die Final verfügbar. Dieser Artikel soll eine stark zusammengefasste Übersicht über die Neuerungen und Errungenschaften von Sharepoint 2013 bieten.
Das neue Design von Sharepoint 2013 orientiert sich an der Windows-8-Oberfläche und ist dadurch auch Touch-freundlicher. (Quelle: Windows)
Teilen einfach gemacht mit dem neue Sharing Feature. (Quelle: Windows)
Deutliche Verbesserungen beim Look and Feel
Bereits wenn man sich Sharepoint 2013 out of the Box anschaut, stellt man eine grosse Veränderung fest. Alles kommt minimalistischer, aufgeräumter daher. Es finden sich keine unnötigen Linien mehr, und die einzelnen Webparts sind gut optisch voneinander abgetrennt. Zudem ist die Ribbon-Leiste nicht mehr fix platziert, sondern als Flyout gestaltet, wodurch zusätzlicher Platz in der Höhe entsteht.
Mit dem neuen Look ist es wirklich auch gut denkbar, ohne Anpassungen am Design ein Intranet zu bauen, was man bisher nicht wirklich behaupten konnte. Die Site Actions sind wie bei der Vor-Vorgängerversion Sharepoint 2007 übrigens wieder rechts platziert – diesmal versteckt hinter einem Bild eines Zahnrades. Und schliesslich haben es auch die Kacheln des Windows 8 User Interface bis in Sharepoint 2013 geschafft. Die Software lehnt sich an dem neuen Design an und wird dadurch auch Touch-freundlicher.
Apps im Mittelpunkt
Einen revolutionären Ansatz ins Spiel bringt das neuartige App-Modell von Sharepoint 2013, mit dem sich komplett externe Applikationen in die Lösung integrieren lassen. Hintergrund dazu ist, dass Sharepoint möglichst «sauber» bleiben soll. In der Vergangenheit haben gerade Eigenentwicklungen oft Probleme bereitet, die zum Teil ein Upgrade auf die nächste Version verunmöglicht oder zumindest stark verteuert haben. Mit Apps bringt Microsoft eine neue Zwischenschicht in Sharepoint, auf welcher sich ganze LoB-Applikationen (Line-of-Business-Applikationen, also unternehmenskritische Anwendungen) in Sharepoint integrieren lassen.
Diese Apps laufen dann zum Beispiel auf Windows Azure und werden lediglich mittels iFrame in Sharepoint eingebunden. Zwischen dem Ort, wo der Code der Anwendung läuft und Sharepoint besteht eine sogenannte Trusted Connection. Somit kann die Applikation auf Dateien und Informationen von Sharepoint zugreifen und umgekehrt. Das Ganze ist zwar immer noch beschränkt auf eine Webseitensammlung beziehungsweise auf die Application Page, doch um Längen besser als dies beispielsweise mit einer Sandbox-Lösung möglich gewesen wäre. Übrigens wird die Bezeichnung Apps in Sharepoint 2013 für vieles verwendet, auch für Dokumentenbibliotheken und Listen – also nicht verwirren lassen. Mehr zum neuen App-Ansatz lesen Sie auch auf Seite 71.
Einfacheres Teilen, schnellere Suche
Eine Anforderung aus der täglichen Sharepoint-Praxis, mit der man oftmals konfrontiert ist, ist das Vergeben von Rechten auf Content für einen anderen Benutzer. In Sharepoint 2013 gibt es neu das sogenannte Sharing Feature. Damit kann jeder Benutzer eine ganze Seite, einen Ordner oder ein Dokument mit anderen teilen. Ein einfacher Klick auf «Share» öffnet eine Dialogbox, in welcher der Benutzer ausgewählt werden kann. Zudem wird gewählt, ob der User, welcher die Rechte bekommt, lesen oder verändern darf. Hat der Benutzer, der etwas freigeben will, das Recht, Berechtigungen zu verwalten, so ist der Prozess hier zu Ende. Wenn nicht, wird der Auftrag an den Site-Collection-Administrator weitergeleitet, um die Freigabe zu bestätigen.
Grosse Änderungen gibt es auch in der Suche. Der Index sowie auch die Such-Engine basieren nun auf der Technologie des 2008 übernommenen Unternehmens Fast. Dadurch wird der Index hochskalierbar und deutlich schneller. Die Suche selbst unterteilt sich nun in die folgenden sechs Komponenten: Crawl, Content Processing, Analytics, Index, Query Processing und Administration. Jede dieser Komponenten hat eigene Aufgaben, wodurch das gesamte Sucherlebnis verbessert wird. Der Indexierungsprozess wird rund drei Mal schneller als in der Version 2010 und neue Inhalte erscheinen sofort im Index, ohne das Ende des Crawls abwarten zu müssen. Der User erhält aber auch dadurch bessere Suchergebnisse, dass die Besucherrate von Content durch Analytics mit in das Suchresultat eingebettet wird und so Content mit vielen Klicks ein höheres Ranking erhält. Administratoren erhalten auf diversen Ebenen Zugriff auf das Suchresultat, so zum Beispiel durch Query Rules, mit welchen sich Suchergebnisse aufgrund von Begriffen in der Suchabfrage anpassen lassen. Der ganze Bereich von Scopes und Federated Search heisst neu Result Sources und ermöglicht die Präzisierung eines Suchresultats. So kann der User beispielsweise auswählen, dass er nur Dokumente aus einem bestimmten Bereich (z.B. nur Verträge), oder auf externen Quellen (z.B. einem Fileshare) durchsuchen will. Result Sources werden durch den Administrator gepflegt und dem User zur Verfügung gestellt.
Aus dem Suchresultat kann neu zudem direkt das Kontextmenü eines gefundenen Elementes geöffnet oder zum Ursprungsort des Dokumentes navigiert werden, was die Suche sehr bereichert. Sind die Office Web Apps (neu übrigens ein eigenständiges Server-Produkt) installiert, erhält man für Word, Powerpoint und Excel eine Live-Vorschau direkt im Suchresultat.
Von Intranet bis Internet
Auch mit Sharepoint 2013 lassen sich Intranet-Seiten, Collaboration-Seiten, Business Intelligence Dashboards, Dokumenten-Management-Portale, soziale Netze oder eben dynamische Webseiten bauen. Für jeden Anwendungsfall bietet das Sharepoint-Universum eine Fülle von Tools und Mechanismen, mit denen Benutzeranforderungen umgesetzt werden können. Ein schönes Beispiel dafür ist der Product Catalog, mit dessen Hilfe Produkte auf ansprechende Art und Weise dynamisch unter Einsatz der Suche und von Metadaten-Navigation auf einer Webseite präsentiert werden können.
Auch das ganze Branding von Sharepoint ist einfacher geworden. Grundsätzlich kann ab sofort jeder Designer, der HTML5 im Griff hat, ein Sharepoint Design mit dem Tool seiner Wahl (z.B. Dreamweaver oder Expression) entwerfen. Über den Design Manager von Sharepoint lässt sich dann der HTML-Code in eine Masterpage umwandeln.
Unter dem Motto Any Device versteht es Sharepoint 2013 zudem, für verschiedene Geräte unterschiedliche Masterpages (Grundvorlage für das Look and Feel von Sharepoint) zu applizieren. Durch sogenannte Device Channels erkennt Sharepoint das Device, mit dem sich ein User auf Sharepoint verbindet, und bietet eine auf die Grösse des Gerätes zugeschnittene Masterpage (die vorher erstellt werden muss) an. So wird auf jedem Gerät eine optimale User Experience generiert, und Sharepoint wird wirklich mobil.
Auch Exchange und Lync wurden noch tiefer in Sharepoint integriert und können nun gemeinsam Daten austauschen. Dies spiegelt sich zum Beispiel im E-Discovery Center wieder, in dem bestimmte Schlüsselwörter überwacht und zugehörige Dokumente, Webseiten, Mails und Konversationen gespeichert oder archiviert werden. So haben Unternehmen ihre Daten immer im Griff. Benutzer können ausserdem auch E-Mails direkt aus Outlook mittels Drag&Drop in einen Sharepoint Workspace ablegen.
Sky Drive Pro bringt Sharepoint derweil näher zum Benutzer. Sharepoint-Bibliotheken werden damit auf den Desktop synchronisiert. Und endlich ist es auch möglich, direkt und ohne die Funktion «Im Windows Explorer öffnen» Dokumente in Sharepoint zu speichern oder abzurufen. So werden die Daten auch offline verfügbar und Sharepoint 2013 direkt in jeden Arbeitsplatz integriert.
Ein weiteres Plus erhalten die Business Connectivity Services, welche stark ausgebaut wurden. Externe Systeme lassen sich damit noch umfangreicher einbinden. So erhält man neu zum Beispiel einen Alert, wenn Elemente in einer externen Liste verändert werden.
Plattform-Ansatz überlegen
Sharepoint 2013 eröffnet neue Wege der Zusammenarbeit. Mit diesem Satz kann man die neue Version von Sharepoint eigentlich zusammenfassen. Natürlich finden sich auch in der aktuellsten Version Dinge, die man vielleicht anders haben möchte oder die Microsoft noch besser machen kann. Doch mit Sharepoint 2013 zeigt sich noch deutlicher, was mit Sharepoint 2010 bereits klar wurde: Der Plattform-Ansatz ist dem «Best in Class»-Ansatz im Enterprise-Umfeld um Längen voraus und zu favorisieren, auch wenn man sich in einigen Dingen auf Kompromisse einlassen muss.
Der Teil, der wohl die meisten Veränderungen erfahren hat, fehlt in diesem Artikel gänzlich: Das Thema soziale Zusammenarbeit. Da die Änderungen hier so umfassend sind, werden sie in einem eigenen Artikel auf den Seiten 66 und 67 behandelt.
Samuel Zürcher ist Senior Consultant für Sharepoint bei der Firma Experts Inside.
