Digitalisierung bedeutet nicht automatisch, dass Sie künftig von einer übersichtlichen Ablage profitieren. Wenn Sie Dokumente unsystematisch ablegen, herrscht auf Ihrem Rechner oder in Ihrer Cloud Unordnung. In diesem Fall haben Sie auch digital Probleme, Dokumente wiederzufinden. Beherzigen Sie folgende Schritte, um die Digitalisierung der Dokumentenablage zum Erfolg zu führen.
1. Überlegen Sie sich vor der Digitalisierung eine geeignete Ordnerstruktur!
Bei der Implementierung einer neuen digitalen Dokumentenablage empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise. Erstellen Sie eine benutzerfreundliche Ordnerstruktur, bevor Sie das erste Dokument ablegen. Wägen Sie ab, welche Ordner und Ordnernamen sich für Ihren Zweck eignen.
2. Ein konkretes Ordnersystem wählen
Es existieren vielfältige Ablagesysteme, die Sie anwenden können. Wichtig ist, dass Sie vermeiden, sämtliche Dokumente auf dem Desktop abzulegen. Sie verlieren rasch den Überblick. Beschränken Sie zudem die Anzahl Ordner. Bei zu vielen Ordnern wissen Sie nicht mehr, wo sich Dokumente befinden. Begrenzen Sie auch die Anzahl der Ebenen. Bestenfalls öffnen Sie eine Datei spätestens mit dem dritten Klick.
3. Das neue Ablagesystem mit Dateien füllen
Nun können Sie Ihre Dokumente in den einzelnen Ordnern abspeichern. Beginnen Sie mit allen Dokumenten, die Ihnen in digitaler Form vorliegen. Kopieren Sie sämtliche Dateien in das künftige digitale Ablagesystem. Erst danach sollten Sie sich den Dokumenten in Papierform widmen. Scannen Sie diese Unterlagen ein, klugerweise nehmen Sie sich einen Ordner nach dem anderen vor.
4. Die Effizienz maximal steigern: Dokumente umfangreich digitalisieren
Wenn Sie sich für ein digitales Dokumentenmanagement entscheiden, sollten Sie Schritt für Schritt Dokumente in Papierform komplett abschaffen. Es lässt sich nicht verhindern, auch weiterhin einzelne Rechnungen und andere Unterlagen auf Papier zu erhalten. Kassenbelege sind ein Beispiel. Digitalisieren Sie diese sofort.
5. Denken Sie an einen zuverlässigen Schutz für Ihre Daten!Beachten Sie, dass Sie Ihre Dateien umfangreich schützen müssen. Datenverluste würden fatale Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, mit regelmässigen Backups verhindern Sie diesen Gau. Eine weitere Gefahr stellt das Hacking dar, mit wirksamen Schutzmassnahmen meiden Sie den Zugriff unbefugter Dritter.
6. Zugriffsrechte auf Ordner organisieren und verwaltenIn den Bereich Schutzmechanismus gehört die Frage, wie Sie intern Zugriffsrechte vergeben. Die Zugriffsrechte sollten klar und transparent geregelt sein. Den Zugriff sollten Sie nur erlauben, wenn Angestellte diesen für ihre Arbeit benötigen.
7. Nutzen Sie die Unterstützung von professionellen Anbietern für das DokumentenmanagementDie Digitalisierung der Dokumentenablage ist ein komplexer Prozess. Sie sind dabei aber nicht auf sich allein gestellt: Lassen Sie sich von Spezialisten für Digitalisierungsprozesse helfen! Dienstleister wie Ricoh bieten Ihnen hochwertige Softwarelösungen für die digitale Dokumentenablage und begleiten Ihre Digitalisierung tatkräftig.
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