Kabelloses Raum-Management made in Switzerland

Meetings sind nicht mehr aus Unternehmen wegzudenken. Und wo Meetings stattfinden, braucht es auch entsprechende Räume, um die Sitzungen abzuhalten. Zentral ist dabei das Management dieser Räume sowie eine Zeitplanung für die Besprechungen. Mittlerweile gibt es etliche Systeme am Markt, die eine solche Raum- und Zeitplanung ermöglichen. Meist handelt es sich dabei um Displays, die am Eingang von Sitzungsräumen angebracht werden können und die Belegung der Räume anzeigen oder auch deren Reservierung für Ad-hoc-Meetings erlauben.

Mit Roomz gibt es auch einen Schweizer Anbieter solch digitaler Raumbuchungssysteme. Die gleichnamige Lösung des Unternehmens mit Sitz in Fribourg wird komplett in der Schweiz produziert und besteht aus einem Display und einem optionalen Bewegungssensor. Auf dem kabellosen und batteriebetriebenen Display werden die Buchungen angezeigt, während der Bewegungssensor genutzt wird, um den Raum wieder freizugeben, falls dieser trotz Buchung nicht genutzt wird. Anbinden lässt sich Roomz an verschiedene Kalendersysteme. Damit sollen sich laut Hersteller Räume effizienter nutzen, interne Abläufe verbessern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen lassen. Für Unternehmen dürfte auch interessant sein, dass die Option besteht, das Hosting über die Cloud von Roomz abzuwickeln oder über die eigenen Server On Premise. Mit der Roomz Experience Box bietet die Firma ein Einsteigerpaket an, das potenzielle Nutzer vom Konzept überzeugen soll.


Roomz wurde in Zusammenarbeit mit der ETH Zürich entwickelt, die 2015 auch erster Kunde wurde. Seitdem setzen auch Unternehmen wie IBM, Digitec, Allianz, Fust oder das Schweizerische Rote Kreuz auf das Raumbuchungssystem von Roomz.

Die Experience Box

Das Set besteht aus dem 8 Zoll grossen Roomz-Display, einem Infrarot-Bewegungsmelder, einem Micro-USB-Kabel zum Anschluss der beiden Geräte an einen PC sowie Zubehör für die Montage des Displays und des Sensors an einer Tür, Wand oder Decke. Das Display ist bereits ab Werk betriebsbereit, während das Gehäuse des Bewegungssensors offen geliefert wird, weil sich der Kippschalter, mit dem das Gerät in Betrieb genommen werden kann, im Inneren befindet. Nach dem Einschalten kann das Gehäuse geschlossen und der Sensor im entsprechenden Raum montiert werden.


In der Box finden sich lediglich Informationen zur Montage und zum Batteriewechsel bei den zwei Geräten. Für die Einrichtung des Systems verweist eine in der Verpackung mitgelieferte Karte auf die Website von Roomz.

Das Roomz Display

Das Kernstück des Roomz-Systems, das Display, kommt mit einem robusten Alu-Gehäuse, die Vorderseite besteht aus Glas. Das Gerät macht einen wertigen Eindruck und auch optisch kann es sich mit seinem schlichten Design sehen lassen. Im Display-Rahmen sind ausserdem am unteren Rand Touch-Bedienelemente verbaut, über die mit dem Buchungssystem interagiert werden kann. Damit kann zwischen der Tages- und der Wochenansicht gewechselt oder der Sitzungsraum für eine spontane Sitzung gebucht werden.

Dank E-Paper-Technologie arbeitet das Display stromsparend, so dass die eingesetzte, proprietäre Batterie laut dem Hersteller eine Laufzeit von zwei bis vier Jahren erreicht, bevor sie ausgewechselt werden muss. Dadurch ist das System völlig unabhängig von Kabelleitungen und lässt sich überall einsetzen, wo ein WiFi-Signal vorhanden ist. Wird ein Batteriewechsel fällig, kann dieser ausgeführt werden, ohne das Display abmontieren zu müssen. Die Batterie sowie ein USB-Port für die Wartung sind hinter einer Abdeckung an der Unterseite des Gehäuses angebracht.


Für die Montage auf einer glatten Oberfläche wie einer Glasscheibe oder einer Wand aus Kunststoff oder ähnlichen Materialien wird eine Klebefolie mitgeliefert. Darüber hinaus besteht aber auch die Möglichkeit, das Gerät mit Hilfe einer ebenfalls in der Box enthaltenen Halterplatte aus Metall sowie Dübeln und Schrauben an einer Wand zu befestigen. Die Montage selbst ist einfach und setzt kein besonderes handwerkliches Geschick voraus.

Der Bewegungssensor

Der Bewegungssensor ist in einem Gehäuse aus grauem Plastik eingelassen. Beim Einschalten leuchtet die Diode des Sensors auf und verrät den Ladestand der Batterie. Grün bedeutet, dass das Gerät betriebsbereit ist, Gelb, dass die Batterie langsam leer ist, und Rot, dass sie ausgewechselt werden muss. Hat man das Gerät eingeschaltet, kann das Gehäuse geschlossen und das kleine Kästchen so platziert werden, dass der Sensor den Raum beziehungsweise die Personen darin möglichst gut erfassen kann. Das soll helfen, sogenannte Geister-Meetings zu erkennen und die Auslastung sowie die Verfügbarkeit des Raumes zu erhöhen. Der Sensor ist nämlich so programmiert, dass er den Raum wieder freigeben kann, wenn dieser zwar für eine Sitzung reserviert wurde, aber effektiv nicht genutzt wird.


Für die Abdeckung grösserer Räume, in denen ein einziger Sensor nicht ausreicht, ermöglicht Roomz den Einsatz mehrerer Sensoren. Die Laufzeit der Batterie liegt laut Datenblatt – abhängig vom Nutzungsmodus – bei vier bis fünf Jahren. Danach muss sie ausgewechselt werden. Sollte der Sensor neu gestartet werden müssen, kann man dies übrigens mit einem Magnet bewerkstelligen, der von aussen an das Gehäuse gehalten wird.

Einrichtung des Systems

Die Einrichtung und Verwaltung des Systems geschieht über das Internet-Portal von Roomz. Hier gilt es zunächst zu entscheiden, wie man sich registrieren möchte. Roomz bietet als Optionen die Registrierung und das Login mit einem bestehenden Benutzerkonto von Microsoft oder Google an sowie das Anlegen eines Roomz-Kontos. Nutzt das eigene Unternehmen – wie in unserem Fall – Office 365, dann macht es natürlich Sinn, sich mit dem entsprechenden Microsoft-Konto zu registrieren. Nach abgeschlossener Registrierung kann sich der Administrator in das Admin-Portal von Roomz einloggen und wird in fünf Schritten durch die Einrichtung des Systems geführt.


Der erste Schritt besteht darin, wenn nötig weitere Nutzer zu erfassen. Diesen können vier verschiedene Rollen zugeteilt werden: Administrator, Workspace Manager, Health Manager oder User. Der Administrator hat vollen Zugriff auf alle Einstellungen des Systems, während der Workspace Manager zwar auch auf die meisten Einstellungen zugreifen kann, jedoch kann er keine neuen Benutzer einladen und hat keinen Zugang zu den Einstellungen des Buchungssystems. Der Health Manager hingegen hat nur Zugriff auf den System-Health-Bericht, um den Batteriestand und die Konnektivität der Geräte zu überwachen. Die User-Rolle schliesslich wird künftig dazu genutzt werden können, die Roomz App herunterzuladen und die Roomz Web App zu nutzen, um einen Sitzungsraum oder einen freien Arbeitsplatz zu finden oder zu buchen. Diese Funktion ist allerdings noch nicht komplett in Roomz implementiert, weshalb diese Rolle vorerst noch ignoriert werden kann.

Einbindung von Kalendersystemen

Im nächsten Schritt gilt es, das Buchungssystem aufzusetzen. Dabei lassen sich etliche bestehende Kalendersysteme einbinden wie beispielsweise Microsoft Office 365, Microsoft Exchange, IBM Domino und Google Gsuite, aber auch iCal und viele andere. Ausserdem lassen sich auch kundenspezifische Konnektoren definieren, wenn beispielsweise ein eigens entwickeltes Kalendersystem eingebunden werden soll. Es sei den Admins auf jeden Fall ans Herz gelegt, vor der Einrichtung des Buchungssystems im Roomz-Portal die Support-Seite für das jeweilige Kalendersystem aufzurufen, hält diese doch Informationen zum korrekten Vorgehen bereit.


Erfahrene IT-Administratoren werden wohl keine grosse Mühe bekunden, das Roomz-System – wie in unserem Beispiel – mit Office 365 zu verbinden. Probleme können aber dann entstehen, wenn das Kalendersystem des eigenen Unternehmens nicht korrekt aufgesetzt ist. Roomz bietet zwar einen Verbindungstest an, schlägt dieser jedoch fehl, ist unter Umständen nicht auf den ersten Blick ersichtlich, wo der Fehler liegt. Die Fehlermeldungen, die im Roomz-Portal angezeigt werden, stammen nämlich nicht von Roomz selbst, sondern werden – zumindest im Fall von Office 365 – vom anzubindenden System übermittelt. Diese Information ist im Roomz-Portal jedoch nirgends vorhanden. Hier besteht also durchaus Verbesserungspotenzial. Glücklicherweise ist im Kaufpreis der Experience Box auch eine Stunde Support inbegriffen, weshalb man diesen bei Problemen unbedingt nutzen sollte.

Konfiguration der Geräte

Einfach geht hingegen die Konfiguration des Displays und des Sensors von der Hand. Die Geräte müssen zuerst anhand ihrer Seriennummer im System von Roomz erfasst werden. Danach braucht man sie nur noch in das kabellose Netzwerk des Unternehmens einzubinden. Hierfür bieten sich grundsätzlich zwei Methoden an. Zum einen sind die Displays und Sensoren von Roomz mit einem NFC-Chip ausgestattet. Mit einem NFC-fähigen Smartphone kann dann das Netzwerkprofil in der für Android und iOS erhältlichen Roomz App erfasst und via Near Field Communication drahtlos an die Geräte übermittelt werden. Alternativ können Display und Sensor auch über WiFi konfiguriert werden. Für diese Methode wird ebenfalls ein weiteres Gerät benötigt, das als Hotspot dient und über das sich Display und Sensor mit dem Roomz-Server verbinden können. Die Netzwerkprofile werden dann direkt im Roomz-Portal erfasst und an die Geräte übermittelt. Der benötigte Aufwand ist übrigens für beide Methoden in etwa derselbe.

Räumlichkeiten und Betrieb

Das Roomz-System ist nun fast betriebsbereit. Es fehlt nur noch die Einrichtung der Sitzungsräume. Dazu muss zuerst ein Gebäude erfasst werden, wobei auch Informationen wie Adresse und Öffnungszeiten hinterlegt werden können. Und auch die Stockwerke im Gebäude müssen einzeln erfasst werden, denn diesen werden dann die Sitzungsräume zugewiesen.

Die Sitzungsräume selbst werden in einem letzten Schritt ins System eingepflegt und mit den zuvor erfassten Displays und Sensoren bestückt. In derselben Maske lassen sich auch die Optionen für das Display einstellen. So kann beispielsweise definiert werden, ob die Person angezeigt werden soll, die den Raum reserviert hat, oder das Thema der Sitzung. Hier lässt sich unter anderem auch festlegen, ob eine spontane Buchung des Raumes am Display möglich sein soll oder nicht. Positiv hervorzuheben ist, dass sich mehrere Optionen-Sets definieren und speichern lassen, so dass sich einzelne Displays bei Bedarf unterschiedlich konfigurieren lassen.


Spätestens jetzt fällt auf, wie verschachtelt und komplex das Roomz-Portal aufgebaut ist. Viele der Masken, in denen Informationen erfasst werden müssen, befinden sich auf einer eigenen Seite und sind teilweise nur recht umständlich zugänglich. Dadurch besteht die Gefahr, den Überblick über die vielen Einstellungsmöglichkeiten zu verlieren. Eine einfachere Struktur, zum Beispiel durch die Verwendung von Reitern, wäre deshalb wünschenswert.

Hat man sich jedoch erst einmal durch alle Grundeinstellungen gearbeitet und das System konfiguriert, ist die Verwendung denkbar einfach. In Outlook – oder einem anderen Kalendersystem – können Meetings erfasst und einem Sitzungsraum zugeteilt werden. Sie erscheinen dann umgehend auf dem entsprechenden Display, womit der Raum für den jeweiligen Zeitraum reserviert ist.

Weitergehende Optionen

Ist man im Besitz einer Experience Box mit nur einem Display und einem Sensor, reicht das oben beschriebene Setup aus. Roomz bietet aber noch weitere Optionen, die vor allem für Unternehmen interessant sind, die mehrere Gebäude, Stockwerke oder Sitzungszimmer haben. So können beispielsweise die Pläne eines Stockwerks als Bilddateien in das Roomz-Portal hochgeladen werden, auf denen anschliessend mit einem einfach zu bedienenden Tool die einzelnen Sitzungsräume eingezeichnet werden können. Diese werden dann vom Visualisierungssystem von Roomz verwendet, um die Lage des jeweiligen Sitzungsraumes im Gebäude anzuzeigen.

Das Visualisierungssystem ermöglicht es auch, die Raumbelegung in einem Gebäude in Echtzeit auf dem Display eines Gerätes, beispielsweise auf einem Smartphone, Tablet, Monitor oder Digital Signage Display anzuzeigen. Der sogenannte Viewer braucht dafür nur eine Anbindung an das Netzwerk und einen Browser.


Und nicht zuletzt gibt es im Roomz-Portal auch eine Analytics-Seite, welche nützliche Statistiken zur Raumnutzung anzeigt, wie beispielsweise die Anzahl der Meetings, die durchschnittliche Nutzungsdauer eines Raumes oder die Anzahl der Nutzerinteraktionen mit dem System.

Laufende Kosten

Schliesslich stellt sich die Frage nach den Kosten für die Anschaffung und den Betrieb eines solchen Systems. Während die Experience Box 549 Franken kostet, werden für jedes weitere Display 749 Franken und für jeden weiteren Sensor 159 Franken fällig. Bei einem System wie Roomz fallen aber nicht nur die Anschaffungskosten für die Hardware an, auch die wiederkehrenden Kosten müssen berücksichtigt werden. So kostet eine Ersatzbatterie für das Display 29 Franken und für den Sensor 19 Franken. Darüber hinaus schlägt die Nutzung von Roomz Basic mit 108 Franken im Jahr zu Buche, und wer einen Roomz-Server On Premise möchte, muss dafür 1000 Franken einrechnen.


Das Raumbuchungssystem von Roomz ist also nicht ganz günstig, dafür lässt es sich aber gut skalieren, weil jede Komponente einzeln erworben werden kann. Daher eignet sich Roomz auch für kleinere Unternehmen. Angefangen mit der Experience Box lässt sich das System so bei Bedarf beliebig erweitern.

Fazit: Roomz Experience Box

Einmal aufgesetzt ist die Nutzung von Roomz sowohl für die User als auch für Administratoren simpel. Die Geräte sind robust gebaut und das Display ermöglicht eine einfache Bedienung und schnelle Übersicht über die anstehenden Besprechungen. Die Einrichtung des Systems ist aber nicht zuletzt aufgrund der Komplexität des Roomz-Portals nicht unbedingt trivial, zumal Roomz viele Einstellungsmöglichkeiten bietet. Hier liesse sich sicher noch mehr herausholen. Alles in allem bietet die Experience Box aber einen guten Einblick in das Roomz-Ökosystem.

Positiv
+ einfache Nutzung der Geräte
+ kabellose Lösung
+ Display dank E-Paper-Technologie stromsparend
+ lange Batterielaufzeiten


Negativ
- Roomz-Portal teilweise unübersichtlich aufgebaut
- Anleitungen auf der Website teils (noch) nicht klar verständlich
- relativ hohe Kosten

Hersteller/Anbieter
Roomz

Preis
ab Fr. 549.– (Experience Box)