Mehr Produktivität und optimierter Service dank schlagkräftigen Teams und gut informierten Mitarbeitern, so lauten Ziel und potentieller Nutzen eines Intranet-Portals. Dieses Marktpotential hat auch Microsoft vor ein paar Jahren entdeckt und mit der ersten Ausgabe des SharePoint-Servers ein Produkt abgeliefert, das zwar bezüglich seiner Grundidee gefiel, wegen einigen konzeptuellen Schwachstellen punkto Administration und Skalierbarkeit aber nicht restlos überzeugen konnte. Jetzt haben die Redmonder ihre Intranetlösung nochmals grundlegend überarbeitet. Herausgekommen ist ein sehr flexibler Portal-Server, der Dokument-, Content-, Team- und Knowledge-Management unter einem gemeinsamen Dach zusammenführt.
SharePoint Portal Server bietet eine weitgehend anpassbare Portalinfrastruktur, mit der sich praktisch alle Arbeitsbereiche und Tätigkeitsfelder einer Firma abbilden lassen.
Die Kernelemente eines Portals bilden die sogenannten SharePoint-Sites. Dabei handelt es sich um Subportale, auch Workspaces genannt, die für einzelne Abteilungen, Projekte oder Teams angelegt werden können. Die Basisfunktionen für den Betrieb einer SharePoint-Site werden von den Windows SharePoint Services (WSS, siehe Kasten) zur Verfügung gestellt. Dem SharePoint Portal Server hingegen kommt die Rolle des Aggregators zu, der die einzelnen Sites eines Unternehmens unter einem firmenweiten Gesamtportal (Portal Site) zusammenfasst und sie um globale Verwaltungswerkzeuge erweitert.
Eine Portal Site kann anhand von Areas beliebig in hierarchisch strukturierte Unterbereiche aufgegliedert werden. Zusätzlich stellt SharePoint über die sogenannten Topics auch vertikale Ansichten zu bestimmten Themen wie Marketing, Personal oder Finanzen zur Verfügung. Sämtliche im Portal gespeicherten Inhalte und Dokumente können einem oder mehreren dieser Themen zugeordnet werden, worauf diese automatisch auf der entsprechenden Topic-Seite eingeblendet werden.
WebParts sind die eigentlichen Bausteine, durch die Portalseiten mit Inhalten gefüllt werden. Für jede Art von Content, wie beispielsweise News, Kontakte oder Listen, gibt es einen eigenen WebPart-Typ. SharePoint Portal Server 2003 kommt mit rund 30 vorgefertigten WebParts. Dazu gehören Portalklötze für Dokument-Libraries, Linklisten, Bildgalerien, Events oder Diskussionen. Weiter werden auch WebParts mitgeliefert, die Daten via Outlook Web Access direkt von einem Exchange 2003 Server abholen können. E-Mail-Inbox, Tasklisten oder Kalenderinformationen lassen sich damit direkt auf einer Portalseite anzeigen.
Dank den WebParts sind Anwender oder Administratoren von Subsites in der Lage, massgeschneiderte Portalseiten zusammenzustellen. Die im aktuellen Kontext verfügbaren Content-Module werden in WebPart-Galerien zur Auswahl angeboten und lassen sich von dort per Drag&Drop auf der Portalseite plazieren. Für die Positionierung der Bausteine stellt SharePoint in Spalten und Zonen aufgeteilte Layouts bereit. Es wird bereits eine ganze Palette an vorgefertigten Layouts mit ein- bis vierspaltiger Einteilung und verschiedenen Kopf- und Fussbereichen mitgeliefert. Wem das nicht ausreicht, kann auch eigene Layouts kreieren.
Neben den Layouts bietet SharePoint auch Templates. Dabei handelt es sich um mit Seiten, Layouts und WebParts ausgestattete Vorlagen für ganze Sites, die auf unterschiedliche Anwendungszwecke wie etwa Dokument-Sharing, virtuelle Konferenzen oder Projektabwicklung spezialisiert sind.
Damit die im Portal abgelegten Daten nicht im Nirwana verschwinden, bietet SharePoint verschiedene bewährte Konzepte wie Suchfunktion, Content-Abonnements und Personalisierung.
Die Suchfunktion wurde für die neue Version erheblich erweitert. So verfügt sie jetzt über Feintuning-Optionen, um die Recherche etwa auf bestimmte Dokumenttypen oder Personen zu begrenzen. Der Crawler der Search-Engine beschränkt sich dabei nicht nur auf Inhalte des Portals, sondern kann auch Public Folders des Exchange Server, Active-Directory-Einträge, Lotus-Notes-Datenbanken sowie beliebige Websites indexieren.
Neu hinzugekommen sind die Alert-Funktionen, die den Anwender automatisch über Änderung an Portalinhalten auf dem laufenden halten. So kann man sich beispielsweise per E-Mail oder Alert-WebPart informieren lassen, wenn eine Datei in einer Dokument-Library aktualisiert oder Neuigkeiten zu einem bestimmten Thema veröffentlicht wurden.
SharePoint Portal Server 2003 bietet auch zusätzliche Möglichkeiten punkto Personalisierung. So verfügt neu jeder Portalbenutzer über eine eigene MySite-Ansicht, die ihn mit allen relevanten Informationen versorgt. Dabei kann er seine MySite-View, sofern vom Administrator erlaubt, selber mit den gewünschten WebParts ausstaffieren. MySite verfügt neben einer privaten auch über eine öffentliche Ansicht, über die ein User Dokumente, Links und Informationen anderen Benutzern zugänglich machen kann.
Ebenfalls neu ist das Audience Targeting, mit dessen Hilfe bestimmte Zielgruppen systematisch mit Infomationen versorgt werden können. Definieren lassen sich solche Zielgruppen mit Hilfe von Regeln, die unter Verwendung von vorhandenen Daten wie Benutzergruppen, Rollen, Interessen und Verteilerlisten aufgestellt werden.
Das Design eines SharePoint-Portals lässt sich beliebig anpassen. Dazu kann über das Administrations-Interface auf mitgelieferte Themes zurückgegriffen werden, über die sich einer Site auf Knopfdruck ein einheitliches Look&Feel zuweisen lässt.
Microsoft hat SPS 2003 weitgehend auf .Net-Technologie umgestellt. Alle Seiten des Portals sind mit ASP.Net geschrieben. Dementsprechend geniessen Entwickler ein Maximum an Freiheit, wenn es um Anpassungen und Erweiterungen am Portal geht. Zudem können auch eigene WebParts entwickelt werden. Diese beruhen ebenfalls auf der .Net-Web-Technologie und werden nach demselben Muster geschrieben wie die ASP.Net-Web-Controls.
Neu können SharePoint-Bausteine direkt untereinander kommunizieren. Lässt man beispielsweise in einem WebPart einen Kunden anzeigen, so können in einem zweiten Baustein Detailinformationen wie etwa die offenen Bestellungen eingeblendet werden.
SharePoint 2003 stellt seine Funktionalität nun über ein eigenes Objektmodell mit .Net-Klassen zur Verfügung. Damit können aus jeder .Net-Sprache Features von SharePoint für eigene Anwendungen genutzt werden. Darüber hinaus publiziert SharePoint-Server einen Teil des Objektmodells auch als Web Service, wodurch sich Features und Inhalte des Portal-Servers auch von entfernten Applikationen via HTTP nutzen lassen. Prominenter Kunde der SharePoint Web Services sind dadurch die Office-2003-Applikationen - die enge Integration mit der Bürosuite wird nämlich weitgehend über diese Web-Schnittstellen bewerkstelligt.
SharePoint Portal Server wird ausschliesslich über ein elegantes Web-Interface administriert und angepasst. Auch wenn die Bedienung auf weiten Strecken sehr einfach und selbsterklärend ist, hätten wir uns noch etwas mehr Konsistenz gewünscht. Portal- und Site-Administratoren sowie deren User werden von der Fülle an Menüpunkten fast erschlagen. Es gibt zwar viele Erklärungen und Hilfestellungen, trotzdem muss oft mühsam nach der richtigen Option gesucht werden.
Administratoren, die die SharePoint-Oberfläche einmal im Griff haben, steht ein mächtiges Kontrollwerkzeug zur Verfügung, mit dem sich praktisch alles Denkbare regeln lässt. Beispielsweise kann exakt vorgegeben werden, wem welche WebParts zur Verfügung stehen und in welchen Zonen diese plaziert werden dürfen. Der Administrator kann bestimmten Benutzern auch Privilegien zuweisen, so dass diese bestimmte Unterbereiche des Portals selber verwalten können. Neu bietet SharePoint auch Integration mit dem Active Directory.
Die vielen Neuerungen und die Umstellung auf .Net fordern ihren Tribut. Die Migration von SharePoint Server 2001 auf 2003 geht nicht vollautomatisch über die Bühne. Da als Datenspeicher jetzt der SQL Server statt des Web Storage Systems verwendet wird, müssen alle Daten mit einem Migrationstool in die neue Umgebung überführt werden. Komplizierter wird es, wenn eigene ASP-Seiten oder WebParts erstellt wurden. Diese müssen in ASP.Net umgeschrieben werden.
Kaum eine Software aus dem Hause der Redmonder stützt sich derart stark auf andere Produkte aus dem eigenen Haus wie der SharePoint Portal Server. So ist Windows 2003 Server mit IIS 6.0, WSS, SQL Server und .Net Framework für den Serverbetrieb eine zwingende Voraussetzung. Auf den Clients wird zudem Internet Explorer (ab 5.01) benötigt, damit die in die Portalseiten eingebauten Rich-Editing-Funktionen genutzt werden können. Wer die WebParts zur Wiedergabe von Mail-Inbox, Tasklisten und Kalender verwenden will, benötigt zudem einen Exchange Server 2003 mit eingerichtetem Outlook Web Access Interface.
Damit aber nicht genug: Da SharePoint Bestandteil der Office-System-Familie ist, liegt es auf der Hand, dass das Portal eine sehr enge Integration mit den Applikationen von Office 2003 bietet. Neben dem direkten Öffnen und Sichern von Dokumenten steht innerhalb der Office-Anwendungen nun auch eine spezielle Taskpane für den Zugriff auf SharePoint-Sites zur Verfügung. Mit dieser können direkt aus einer Office-Applikation Dokumente, Benutzer, Tasks und Links einer Site angezeigt und verwaltet werden. Zudem lässt sich ein SharePoint-Portal nun auch mit dem Office-Find-Dialog absuchen.
Natürlich kann SPS ohne Office und Exchange 2003 zusammen mit Desktop- und Mail-Applikationen anderer Hersteller eingesetzt werden, doch das volle Potential des Portal-Servers lässt sich nur gemeinsam mit den neuesten Microsoft-Produkten ausreizen. Immerhin steht es Drittherstellern offen, ihre Produkte mit Hilfe von selbst entwickelten WebParts oder über die Web Services von SharePoint ebenfalls enger mit der Portalsoftware aus Redmond zu verzahnen.
Der SharePoint Portal Server basiert auf den Windows SharePoint Services (WSS), einem Add-on für Windows 2003 Server, das bislang unter der Bezeichnung SharePoint Team Services (STS) bekannt war. WSS wird gleichzeitig mit dem SPS 2003 erhältlich sein und Besitzern von Windows 2003 Server kostenlos zum Download zur Verfügung stehen.
Im Grunde genommen ist WSS eine webbasierte Filesharing- und Datenbank-Engine, die Basisdienste wie Versioning oder Workflow bietet und gleichzeitig die grundlegenden Datenstrukturen - im SharePoint-Jargon Listen genannt - für Portaldaten wie etwa Links, News, Kontakte oder Events bereitstellt. Aufbauend auf diesen Listen und Services enthält WSS bereits einfache Mini-Anwendungen für Dokument- und Bild-Bibliotheken, Diskussionsforen oder Online-Umfragen, die mit wenigen Mausklicks auf dem Portal eingerichtet werden können. Auch die WebPart-Technologie, Layouts, Templates oder die Integration mit Office 2003 werden bereits auf der Ebene von WSS angeboten.
WSS stellt aber nicht nur die grundlegende Infrastruktur einer SharePoint-Site, sondern kann bereits selber zum Aufbau von Mini-Portalen für die Teamarbeit herangezogen werden. Erstellte Sites lassen sich später via SharePoint-Server in ein unternehmensweites Portalkonzept integrieren. Einzelne Sites profitieren dann etwa von zentralen Organisations- und Verwaltungswerkzeugen, globaler Suche oder Single-Sign-on-Funktionen. Das hat den Vorteil, dass man zunächst ohne zusätzliche Lizenzkosten kleine Insellösungen aufbauen oder ganz einfach mit den SharePoint-Funktionen experimentieren kann. Im Bottom-up-Verfahren können dann die eingerichteten SharePoint-Sites Schritt für Schritt in ein abteilungsübergreifendes Portal eingebettet werden.
