Gehörte vor wenigen Jahren - gerade bei Kleinst- und Kleinunternehmen - das vielzitierte "Spesenbeleg- und Rechnungschaos in der Schuhschachtel" zum Buchhaltungsalltag, so ergibt sich heute mehrheitlich ein ganz anderes Bild. Mit der IT und dem PC haben insbesondere in den vergangenen zehn Jahren betriebswirtschaftliche Softwarelösungen Einzug im KMU gehalten. Die Fibu-Software gehört darunter seit jeher zu den verbreitetsten Softwareprogrammen, denn was eignet sich besser zum programmtechnischen Abbilden als das vom Ablauf her klar definierte Gebiet rund um Soll und Haben.
Auch die Preise für betriebswirtschaftliche Softwarelösungen bewegen sich heute in einem akzeptablen Rahmen, wie unsere Fibu-Vergleichstabelle zeigt. Hinzu kommt, dass die Mehrzahl der heutigen Unternehmer über ein breites, betriebswirtschaftliches Grundwissen verfügt und gerade bei den Jüngeren IT oder Internet zum Alltagswerkzeug gehören - auch ohne Unternehmertum.
Tatsache ist, dass in der Schweiz alle Unternehmen mit einem Umsatz grösser als 250'000 Franken MWST-pflichtig sind. Liegt der Umsatz zwischen 75'000 und 250'000 Franken, entscheidet die Steuerschuld, d.h. die Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer. Liegt diese über 4'000 Franken, wird die MWST unumgänglich.
Neben der MWST findet die Finanzbuchhaltung jedoch ihre gesetzlichen Grundlagen vor allem in den Vorschriften des Schweizerischen Obligationenrechts. Von jedem im Handelsregister eingetragenen Unternehmen wird hierin die Aufzeichnung der Vermögenslage und des Jahresergebnisses sowie die Darstellung der wertmässigen Beziehungen der Unternehmung nach aussen verlangt. Konkret bedeutet das zum Ende eines Geschäftsjahres die Erstellung von Inventar, Erfolgsrechnung und Bilanz. Und damit kommt automatisch das Führen einer Finanz-, allenfalls auch einer Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ins Spiel.
An der zahlenmässigen Erfassung, Darstellung und Auswertung des Unternehmens sollten jedoch nicht nur Gläubiger, Fiskus oder wie bei börsenkotierten Unternehmen die Anleger interessi
Buchhaltung ist bis zu einem gewissen Grad eigentlich einfach. Und so stellt sich - verstärkt durch die zuvor beschriebene Entwicklung - sogar bei vielen kleinen Handwerks-, Gewerbe- oder Dienstleistungsbetrieben, die nicht bereits von vorn herein über einen hauseigenen Buchhalter oder eine Administrationsabteilung verfügen, die Frage: "Können wir nicht auch Teile der Buchhaltung selbst mit unserer vorhandenen Infrastruktur übernehmen, zum Beispiel Belege erfassen, vorkontieren oder direkt buchen?" Denn buchen bedeutet nicht gleich die komplette Buchhaltung selbst führen. Abschluss und steuerliche Aufgaben können weiterhin beim Treuhänder verbleiben. Die Übernahme von spezifischen Arbeiten ermöglicht jedoch den schnellen Zugang zu Unternehmensinformationen und gibt einen Überblick über die Geschäftsvorfälle oder die aktuelle Liquiditätslage. Nicht zuletzt stecken hinter diesem Vorgehenswunsch natürlich auch Kostenüberlegungen und ein verbessertes Ausnutzen der IT-Infrastruktur.
Grundsätzlich ist die anvisierte Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und seinem Treuhänder eine wichtige Vorgabe für den Fibu-Kaufentscheid. Welche Erwartungen hat das Unternehmen an den Treuhänder? Welche Aufgaben soll das Unternehmen und der Treuhänder übernehmen, die komplette Buchführung oder lediglich Abschluss- und Steueraufgaben? Wie gelangen die Fibu-Daten zum Treuhänder? Welche Form des Datenabgleichs ist möglich, um als Unternehmer nicht für Tage oder Wochen zahlenmässig im dunkeln zu tappen? Die eingesetzte Rechnungswesenlösung sollte auf jeden Fall das beabsichtigte Vorgehen unterstützen. Eine vorgängige Unterhaltung mit dem Treuhänder kann daher nicht schaden.
In bezug auf die Abwicklung der Geschäftsprozesse im Unternehmen nimmt die Finanzbuchhaltung eine zentrale Stellung ein. Die Fibu ist quasi Datensammel- und Verarbeitungsstelle in einem. So werden Erfolgsrechnung und Bilanz mit Daten aus dem Verkauf, dem Bestellwesen, der Lohnbuchhaltung, der Leistungserfassung oder der Materialwirtschaft gespeichert; eine Fibu ist quasi selten allein im Einsatz. Entsprechend bieten fast alle Softwarehäuser ein komplettes, betriebswirtschaftliches Softwaresortiment.
Gerade in kleinen Unternehmen geht es beim Thema Software somit vordergründig nicht um die Fibu, sondern in erster Linie um die gesamte IT-technische Abbildung der Unternehmensprozesse - sei es mit einer Warenwirtschaft oder Lager- und Artikelverwaltung in einem Handelsbetrieb, einer branchengerechten Leistungserfassung in einer Werbeagentur oder Arztpraxis. Der Fibu-Entscheid geniesst oft einen weniger wichtigen Stellenwert, ganz nach dem Motto: "Ach ja, das brauchen wir auch noch." Je grösser die Firma ist, desto gewichtiger muss aber auch die Mitsprache der Finanz- und Rechnungswesenverantwortlichen werden, um eine adäquate Lösung zu evaluieren.
Reicht einem Ein- oder Zwei-Personen-Betrieb häufig eine kleine, einfache Fibu, benötigt ein Unternehmen mit vielen Kunden oder Lieferanten bereits den Einsatz der Hilfsbücher, sprich Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Entsprechendes gilt für den elektronischen Zahlungsverkehr: Mit zunehmender Anzahl Debitoren/Kreditoren steigt die Anzahl der Zahlungsein- und -ausgänge, und es drängen sich die Möglichkeiten eines Offline- oder Online-Zahlungsverkehrs auf. In Sachen Kostenstellenrechnung bieten einige Hersteller bereits mit der Finanzbuchhaltung Abrechnungsmöglichkeiten an. Geht es jedoch um eine gezielte Kostenkontrolle und Betriebsabrechnung bzw. um ein effizientes Controlling, kommt das Unternehmen um eine Kosten- und Leistungsrechnung nicht herum. Fazit: Die Anforderungen an das Finanzsystem steigen mit der Grösse des Unternehmens und der Bedeutung, die man den Finanzen zugesteht.
Beim Kauf einer Finanzbuchhaltung spielen viele Faktoren mit, angefangen von persönlichen Vorlieben bezüglich Buchungsmaske oder Gestaltung der Auswertungen bis hin zu unternehmerischen Kriterien. Die gesetzeskonforme MWST-Abrechnung, eine plausible Nachvollziehbarkeit und Journalisierung der Buchungen oder die Sicherheit der Daten sind jedoch Must-Kriterien, die jede Finanzbuchhaltung erfüllen sollte.
Das Zur-Verfügung-Stellen der gängigen Kontenrahmen, eine einfache Anpassung des Kontenplans und die Verwaltung der Konten, die unbegrenzte Mandantenfähigkeit, automatische Verbuchung der MWST, lange Buchungstexte, Nummernkreise, intelligente Suchfunktionen, Fremdwährungen oder einfache Auswertungen gehören heute zum Standard einer Finanzbuchhaltung. Features wie automatische Stornobuchungen, Zinsberechnungen, Monats-/Jahresbudgetverwaltung, Kostenstellen, betriebswirtschaftliche Kennzahlen oder Möglichkeiten zur Automatisierung von transitorischen Abgrenzungen sprechen eher für eine "Lösung für den Profi".
Im folgenden haben wir jene Kriterien zusammengestellt, auf die es sich lohnt zu achten.
• Mehrere Buchungsmasken: Das eigentliche Buchen ist die am häufigsten gebrauchte Funktion einer Finanzbuchhaltung. Mehrere, unterschiedliche Buchungsmasken zur schnellen und intuitiven Erfassung der Belege oder individuell anpassbare Masken, in denen sich Eingabefelder und Anordnung individuell verschieben bzw. konfigurieren lassen, bieten daher enorme Ergonomie- und Effizienzvorteile. Bei allen High-End-Buchhaltungen sind solche Features integriert, bei den kleineren Anbietern findet man sie eher selten. Dass hingegen die eigentliche (und komplette!) Belegerfassung ausschliesslich mit der Tastatur möglich ist, sollte jede Finanzbuchhaltung erlauben, die etwas auf sich hält.
• Rechteverwaltung: Fibu-Daten sind in der Regel heikel, da sie das gesamte Unternehmen mit all seinen Aussenbeziehungen widerspiegeln. Nicht gerade jeder im Unternehmen sollte daher in die Finanzbuchhaltung Einblick haben, geschweige denn darin arbeiten können. Passwortschutz und Zugriffsbeschränkung gehören zur Grundausstattung einer Fibu. Arbeiten mehrere User in einem Finanzsystem, ist sogar eine detaillierte Rechteverwaltung vorteilhaft, die zwischen Lese-, Schreib- und Zugriffsrechten unterscheidet. Diese regelt detailliert, wer welche Konten bebuchen darf, wer welche Informationen, Salden oder Auswertungen einsehen kann.
• Auswertungen, Listen und Reportings: Die Unterschiede der Finanzbuchhaltungen zeigen sich am offensichtlichsten in den Auswertungen. Während die günstigeren Programme oft nur rudimentäre Auswertungen und Listen wie Erfolgsrechnung, Bilanz oder Kontenblätter erlauben, gehen die teueren Versionen in diesem Punkt deutlich weiter. Die Auswertungen sind hier individuell definierbar oder eingrenzbar, die Anwender sind freier in der jeweiligen Gestaltung der Auswertungen (was gerade für Treuhänder oder Präsentationszwecke wichtig ist!) und alle Listen sind in diversen Formaten exportierbar. Bei einigen Lösungen lassen sie sich auch im HTML-Format ausgeben, womit sie via Browser einsehbar sind. In diesen Bereich der Finanzbuchhaltung lohnt es sich, die eigenen Bedürfnisse genau zu kennen, da die angebotene Auswertungsvielfalt sich oftmals deutlich im Preis auswirkt bzw. einzelne Typen oder Produktlinien sich sehr häufig in diesem Punkt unterscheiden.
• Electronic Banking: Die elektronische Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit den Banken via DTA, OCR oder BESR/VESR gehört heute zum Buchhalteralltag. Angeschlossen an die Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung fliessen die Daten entweder direkt online via Internet oder offline mit Zahlungssoftware und Modem zur Bank und zurück. Die Vorteile des elektronischen Zahlungseinganges (BESR-File) oder des Zahlungsauftrages zur Abgleichung der offenen Kreditoren liegen auf der Hand: geringere Kosten bei den Banken, Daten wandern direkt in die Buchhaltung, keine erneute Erfassung ist notwendig und ein permanenter Zugriff ist 24 Stunden am Tag, sieben Tage pro Woche möglich, was gerade Kleinunternehmern zu gute kommt, die häufig ihre Buchhaltung ausserhalb der Geschäftszeiten erledigen. Die notwendigen Tools sind von den Herstellern in der Regel als separate, kostenpflichtige Module erhältlich oder direkt in die Hilfsbücher integriert.
• Euro/Fremdwährungen: Am 1. Januar 2002 kommt die neue Währung in Form von Bargeld auf den Markt, nach dem vor fast drei Jahren der Euro als Buchgeld eingeführt wurde. Die meisten Hersteller haben bereits damals ihre Buchhaltung auf Euro-Fähigkeit getrimmt, und so sind aktuell keine allzu grossen Adaptionen herstellerseits mehr zu erwarten. Verstärkt mit dem Euro konfrontiert sind Unternehmen mit starker Import/Export-Tätigkeit, Unternehmen in Grenz- und Tourismusgebieten, international tätige Handelsunternehmen und Konzerne sowie Schweizer Tochtergesellschaften mit Mutterhaus im EU-Raum. Obwohl der Schweizer Franken bleibt, und auch die externe Rechnungslegung eines Schweizer Unternehmens gegenüber dem Fiskus in Schweizer Franken vorgelegt werden muss, stellt sich für diese Unternehmen die Frage nach der häufig als Parallel- oder Transaktionswährung bezeichneten Funktion in der Fibu, was einer Euro-Vollkonversion gleichkommt. Dadurch werden zum Beispiel Auswertungen nicht nur in Schweizer Franken, sondern auf Knopfdruck auch in Euro möglich. Alle anderen Unternehmen - vor allem die meisten kleinen und mittleren, lokal tätigen Betriebe - führen den Euro als normale Fremdwährung.
• Updatefrequenz: Werfen Sie einen Blick in die Vergangenheit! Vor dem Kauf einer Finanzbuchhaltung lohnt es sich auf jeden Fall zu überprüfen, wie der Hersteller in den letzten Monaten und Jahren seine Update- und Upgradepolitik definiert hat. Welche Gesetzesänderungen haben einen kostenpflichtigen Update hervorgerufen, wie verhält sich die Produktpolitik bei MWST-Erhöhungen oder welche Update-Massnahmen wurden im Zuge der Euro-Einführung ergriffen?
• Test, Probe- oder Demo-Version: Die detaillierte Funktionstüchtigkeit zeigt sich gerade bei einer Finanzbuchhaltung oft erst im täglichen Gebrauch. Die meisten Hersteller bieten aus diesem Grund Test-, Demo- oder Probeversionen an, die entweder zeitlich oder durch eine maximale Anzahl Buchungen oder Konten begrenzt sind. Als Anwender gilt es darauf zu achten, dass die Demo-Version keine Einschränkung im Funktionsumfang aufweist. Erfassen Sie zu Testzwecken zum Beispiel einen kompletten Kontenplan oder führen gar probeweise Ihre Buchhaltung mit der Demo-Version, ist es empfehlenswert, sich vorgängig zu informieren, ob Sie diese Daten auch in eine vollwertige Neuversion übernehmen können. Sie ersparen sich damit viel Arbeit.
• Skalierbarkeit: In der Regel steigen mit der Unternehmensgrösse auch die Anforderungen an das Rechnungswesen, sei es von den eingesetzten Programmen oder dem zur Verfügung stehenden Leistungsumfang her. Gerade ein Unternehmen mit Wachstumszielen sollte von Beginn an auf eine entsprechende Skalierbarkeit der eingesetzten Lösung achten. So erübrigt sich ein aufwendiger Herstellerwechsel. Stehen, wie von den grossen Herstellern angeboten, mehrere Produktlinien mit unterschiedlichem Leistungsprofilen zur Verfügung, kann ein Blick auf die Upgrade-Preise nicht schaden, d.h. was kostet ein allfälliger Upgrade von einer Produktlinie zur nächsten, höherwertigen oder von einer Einplatz- zur Netzwerkversion.
• Support/Service: Ein ganz wichtiger Bereich in Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung ist der Softwaresupport seitens der Hersteller oder deren Vertreter bzw. Distributoren. Warum erfordert gerade ein Finanzsystem einen guten, verlässlichen und schnellen Support? Stürzt Ihnen ein geschriebener Brief in einer Textverarbeitung ab, ist dies ärgerlich und mühsam, Zeile für Zeile wieder einzugeben. Kommt es zu einem Datenabsturz oder zu Problemen in einer Finanzbuchhaltung, steht der Anwender aufgrund der Komplexität der Datenverwendung, der vorgenommenen Journalisierung oder der Richtigkeit einer MWST-Abrechnung oftmals vor einem grösseren organisatorischen und buchhalterischen Problem. Hinzu kommt der Aspekt der Vertraulichkeit der Fibu-Daten. Wie heisst es doch so schön auf vielen Lizenzvereinbarungen: "Der Hersteller verweist darauf, dass es nicht möglich ist, zu hundert Prozent fehlerfreie Software zu entwickeln." Dazu kommen in komplexeren Softwareumgebungen mögliche Anwendungs- und Bedienungsfehler. Support ist gefragt - meistens schnell. Informieren Sie sich vor dem Kaufentscheid genau über die angebotenen Supportmöglichkeiten, die Kosten und in welchem Rahmen bzw. bei welchen Problemen welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Und noch wichtiger: Testen Sie die Angebote, indem Sie einen Blick auf die Online-Supportmöglichkeiten im Internet werfen oder die Hotlines direkt anrufen. Einige Hersteller bieten bereits während dem Arbeiten mit einer Demo- oder Probeversion Hotline-Support.
Stellt sich schliesslich die Frage, welche Finanzbuchhaltung ist die geeignetste. Das Angebot an Fibu-Applikationen in der Schweiz ist breit. Wählt das Unternehmen eine branchenspezifische Lösung oder eine branchenunabhängige Softwarefamilie, kommt die Finanzbuchhaltung oftmals gleich mit. Andererseits konzentrieren sich gerade Anbieter von branchenspezifischen Lösungen verstärkt auf ihr Branchen-Know-how, treten mit entsprechend hochspezialisierten und praxisnahen Lösungen auf und öffnen sich in Sachen Finanzbuchhaltung mittels Import/Export-Möglichkeiten, OLE-Schnittstellen oder Datenbank-Standards den gängigen Anbietern, wie zum Beispiel zu Abacus oder Sage Sesam. Bedingt durch den Branchenfokus reicht zudem dem Käufer oftmals der Leistungsumfang der eigenen Fibu-Entwicklung nicht aus. Dann ist es um so mehr von Vorteil, auf eine Alternative zurückgreifen zu können.
Stelle ich meine Gesamtlösung aus spezialisierten Standardlösungen von verschiedenen Herstellern zusammen oder setze ich auf eine Lösung eines Anbieters? Für das erste Kaufverhalten spricht häufig der Vorteil, dass so für jedes Gebiet eine optimale, individuell geeignete und qualitativ hochwertige Lösung ausgesucht werden kann. Andere wiederum bevorzugen eine Lösung aus einer Hand. Dieses Vorgehen verspricht oftmals - mit Blick auf die Schnittstellenproblematik bei unterschiedlichen Programmen - eine "problemlosere" Lösung, gepaart mit einer engeren und direkteren Abstimmung und einer Konsistenz in Bedienung und Userführung.
In der begleitenden Produktübersicht finden Sie einige der gängigsten Anbieter auf dem Schweizer Markt, ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Die Tabelle bietet eine Übersicht der Lösungen, die sich insbesondere für den Einsatz in Kleinst-, Klein- und Mittelunternehmen eignen. Nicht berücksichtigt wurden dabei Buchhaltungen für Vereine und Private sowie die grossen internationalen Anbieter wie SAP oder Damgaard.
Zur besseren Übersicht haben wir die Softwareprogramme nach Produktpreisen in drei Tabellen eingeteilt: günstige Fibus bis 500, anspruchsvollere Lösungen zwischen 500 und 1500 und High-End-Produkte ab 1500 Franken.
Wie unschwer aus der Tabelle zu erkennen ist, bewegen sich die Preise der Programme heute in einem breiten Rahmen. Teilweise erhält man bereits für wenig Geld ein qualitativ ansprechendes, wenn auch häufig nicht sehr flexibles Produkt. Eine genaue Prüfung ist hier unabdingbar. Ab ungefähr 1000 Franken bieten die Softwareprogramme in der Regel ein breites und ausreichendes Leistungsspektrum für KMUs an.
Im oberen Bereich sind keine Grenzen mehr gesetzt: Programme ab 1500 Franken und mehr bieten eine ganze Vielfalt an Funktionen, Auswertungen, Automatismen, basieren oft auf anspruchsvolleren Oracle-, SQL- oder Sybase-Datenbanken und verarbeiten auch sehr grosse Datenmengen in durchaus ansprechenden Zeiten.
