In der hochkomplexen Arbeitswelt des 21. Jahrhunderts spielt
E-Collaboration eine entscheidende Rolle. Von E-Mail über Videokonferenzen und Unified-Messaging-Lösungen bis hin zu zentralen Wissensdatenbanken mit intelligenter Volltextsuche prägen zunehmend elektronische Tools und Systeme die Art und Weise, wie in und zwischen den Teams eines Unternehmens gearbeitet und kommuniziert wird. In ihrer Studie «E-Collaboration: Erfolgsstrategien und Potentiale moderner Teamarbeit» hat das Berner Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Dr. Pascal Sieber & Partners deshalb untersucht, welchen Stellenwert die elektronische Zusammenarbeit in Schweizer Firmen gegenwärtig hat und wo die grössten organisatorischen Herausforderungen bei der Umsetzung einer E-Collaboration-Strategie liegen.
In die Untersuchung eingeflossen sind die Angaben von 200 Teilnehmern aus allen wichtigen Wirtschaftszweigen und Unternehmen jeder Grössenordnung.
38 Prozent der Befragten sind in einem Bereich oder in der gesamten Firma für die IT zuständig, während wiederum 78 Prozent Teams mit drei oder mehr Mitarbeitern leiten. Die erste Erkenntnis der Studie: E-Collaboration ist sowohl ein Business- als auch ein IT-Thema.
Erwartungsgemäss stehen die E-Mail-Funktionen sowohl was die Verbreitung als auch was die Nützlichkeit angeht einsam an der Spitze –gefolgt von Systemen für die Dokumentenablage. Als ebenfalls sehr nützlich angesehen werden zentrale Wissensdatenbanken mit intelligenter Volltextsuche. Allerdings liegen diese verbreitungsmässig im Mittelfeld. Noch relativ wenig verbreitet ist hierzulande Unified Messaging. Laut Nicole Scheidegger, Autorin der Studie und Partnerin bei Dr. Pascal Sieber & Partners, haben rund 30 Prozent der befragten Unternehmen eine solche Lösung im Einsatz.
Generell hält Scheidegger fest, dass seitens der Anwender weniger die technischen Probleme mit den Zusammenarbeits-Tools ins Gewicht fallen. Der Hund liegt vielmehr bei der inhaltlichen Kompetenz begraben. Das zeigt sich bereits bei der Allerweltsanwendung E-Mail, die in der technischen Anwendung keine Probleme bietet, aus inhaltlicher Sicht aber keineswegs hundertprozentig problemfrei ist. Technisch noch am meisten Schwierigkeiten bereiten das Online-Screensharing und die Online- Videokonferenzen.
Vorbereitung vs. Nützlichkeit von E-Collaboration
Der Grund für die inhaltlichen Schwierigkeiten liegt aber laut Scheidegger nicht bei den Widerständen oder Aversionen seitens der Anwender. Vielmehr bilden der Arbeitsstil der einzelnen Teammitglieder und die herkömmliche Unternehmenskultur die grössten Hindernisse für das produktive Arbeiten mit E-Collaboration.
Hier ortet Scheidegger deshalb den grössten Nachholbedarf. Nach der gewohnten und eingefleischten persönlichen Arbeitstechnik ist jetzt zusätzlich eine Team-Arbeitstechnik im wahrsten Sinn des Worts gefragt. In der herkömmlichen Zusammenarbeit von Angesicht zu Angesicht sind die Leute kaum gezwungen, ihre persönlichen Arbeitstechniken zu überdenken oder anzupassen.
Künftig werden Teams und Unternehmen das Potential von
E-Collaboration-Anwendungen aber erst dann voll ausschöpfen können, wenn die Einzelnen ihre persönlichen Arbeitstechniken entsprechend angepasst haben. Laut Scheidegger ist dafür ein qualitativer Einstellungssprung zu leisten, geht es doch bei der E-Kollaboration um «more about others than about me» –oder mehr um «unsere» als um «meine» Information. Dieser Übergang ist alles andere als einfach. Eine spezielle und zielgerichtete Schulung ist dafür unumgänglich. Allerdings sollte diese gemäss Scheidegger möglichst arbeitsplatznah erfolgen, weil dabei den spezifischen Regeln und Erfordernissen von Unternehmen und Teams Rechnung getragen werden müssen.
Dass E-Collaboration die herkömmliche Arbeitsweise massiv verändert, ist bei der Mehrzahl der Schweizer Unternehmen unbestritten. So verzeichnen 9 Prozent der Befragten einen sehr starken Wandel des Arbeitsstils der Teammitglieder. 54 Prozent werten die Veränderung als stark, während immerhin 34 Prozent kaum einen Stilwandel konstatieren. Allerdings stellen bloss 3 Prozent gar keine Veränderung im Arbeitsstil fest. Das Fazit von Scheidegger: Wenn E-Collaboration Teams produktiver machen soll, ist ein Wandel der Arbeitsweise des Einzelnen absolut notwendig. Sie gibt allerdings zu bedenken, dass es für diesen Wandel noch kaum Best-Practices-Beispiele gibt.
Ausserdem lassen sich «Information Workers» auch nicht in enge Korsetts zwängen, die der Produktivität des Einzelnen sowieso abträglich wären. Vielmehr geht es darum, den Nutzen von
E-Collaboration weniger in der erhöhten Arbeitsgeschwindigkeit von Teams, sondern mehr in deren gesteigerter Effektivität zu sehen. Dass diese nicht mit einfachen Parametern gemessen werden kann, liegt auf der Hand. Allerdings bedeutet gesteigerte Effektivität im besten Sinn auch Motivationsschub und letztlich Innovation. Und diese lässt sich durchaus feststellen und somit «messen».
Deshalb sollte der Einsatz von
E-Collaboration auf höchster Ebene diskutiert und entschieden werden. Interessant ist in diesem Zusammenhang, dass gemäss Studie 31 Prozent der Befragten das Thema in der Geschäftsleitung (GL) diskutiert haben und jetzt umsetzen. Bei 38 Prozent liefert
E-Collaboration gegenwärtig GL-Gesprächsstoff, während wiederum 31 Prozent angeben, dass die Sache in ihren Unternehmen kein GL-Thema ist.
Die Studie ist ab März verfügbar und kann ab sofort bei Nicole Scheidegger über ns@pascal sieber.ch bestellt werden.
Inhaltliche hinkt technische Kompetenz hinterher
