Die IT spielt eine Schlüsselrolle bei den wichtigsten Geschäftsprozessen vieler Unternehmen. Aufgrund ständig steigender Kosten kommt der Verwaltung der IT-Ressourcen eine immer höhere Verantwortung im Rahmen der Corporate Governance zu. In einigen Fällen sind IT-Manager sogar von Gesetz wegen verantwortlich für die Einhaltung entsprechender Regelungen. Ihnen obliegt es, für die erforderliche Transparenz in bezug auf die umfassende Verwaltung ihres Portfolios zu sorgen, was unter dem Begriff IT-Governance zusammengefasst wird. Es gibt einen zunehmenden Bedarf nach Einhaltung vielfältiger Vorschriften, beispielsweise in bezug auf den Datenschutz, Sarbanes-Oxley oder Basel II. Damit einher geht der Bedarf nach objektiver Bewertung aller zugehörigen Investitionen. Aber in der Praxis sind adäquate Instrumente zum Erlangen dieser Informationen kaum bekannt und werden nur selten genutzt, obwohl sie durchaus verfügbar und einfach anwendbar sind.
IT-Metriken für Zwecke der IT-Governance bestehen vor allem aus Finanzkennzahlen, die den Nutzen und die Kosten jedes Systems im Portfolio zum Ausdruck bringen. Zu den Kosten zählen normalerweise die anfänglichen Entwicklungskosten, die Wartungskosten für die Beseitigung von Fehlern, die Ergänzung um zusätzliche Funktionen sowie die Betriebskosten. Die tatsächlichen Kosten sind meist einfach zu bestimmen, wenn auch häufig schwer vorherzusagen. Schwieriger ist die Bewertung des Geschäftswerts. Das dabei verwendete Modell hängt stark von den Merkmalen des Unternehmens sowie von dessen IT-Systemen ab.
Die wichtigsten Metriken für IT-Systeme sind:
- anfängliche Entwicklungskosten
Hierbei unterscheidet man zwischen der funktionalen und der technischen Lebensdauer. Die funktionale Lebensdauer hängt mit dem Zweck des Systems zusammen. Sie nähert sich ihrem Ende, wenn die gebotene Funktionalität nicht länger benötigt wird. Dabei können unterschiedliche Gründe eine Rolle spielen: geänderte gesetzliche Vorschriften, obsolete oder geänderte angebotene Services oder der Zusammenschluss mit einem anderen Unternehmen.
Die technische Lebensdauer dagegen bestimmt sich nach den Betriebs- und Wartungskosten eines Systems. Sie ist abgelaufen, wenn das System nicht länger zu vertretbaren Kosten gewartet werden kann. Wichtige Faktoren hierbei sind die verwendete Technologie, die Verfügbarkeit erfahrener Programmierer sowie die Wartbarkeit des Systems.
Dieser letzte Faktor hängt wiederum mit der Komplexität des Systems ab. An erster Stelle steht hier die interne Komplexität eines Systems selbst: Wie leicht kann das System angepasst werden? Die Anpassungsfähigkeit hängt beispielsweise direkt von der losen Koppelung zwischen einzelnen Modulen ab (wenig Datenverkehr zwischen den Modulen) sowie hoher Kohäsion (in bezug auf die implementierte Funktionalität in den einzelnen Modulen). Darüber hinaus muss die Komplexität der Interaktion mit anderen Systemen in Betracht gezogen werden.
Wenn mehrere Systeme für die Ausführung derselben Geschäftsfunktion zuständig sind, müssen Kosten und Nutzen auf diese unterschiedlichen Systeme verteilt werden. Ausserdem kann ein System mehr als einer Geschäftsfunktion Nutzen bringen.
Die Visualisierung von Qualität, Nutzen und Kosten einer Geschäftsfunktion kann auf folgende Weise vorgenommen werden: Angenommen, die Geschäftsfunktion ist ein Front-Office, wo eine Schnittstelle zu den Kunden besteht und wo Bargeld hin und her fliesst. Der bereitgestellte Service wird intern auf vier Systeme verteilt:
eine zentrale Kundendatenbank (A), ein System zur Berechnung des Kundenprofils (B), ein System zur Offertenerstellung (C) sowie ein System zur Überprüfung der Zahlungsfähigkeit des Kunden (D). Abbildung 1 illustriert Nutzen und Kosten jedes Systems sowie dessen technische Qualität. Die Farbe jedes Kreises zeigt die technische Qualität an, Nutzen und Kosten werden durch die jeweilige Fläche angegeben (klein: niedrige Werte – gross: hohe Werte).
Das IT-Portfolio der meisten Unternehmen besteht heutzutage aus einer Vielzahl unterschiedlichster Softwaresysteme in unterschiedlichen Programmiersprachen. Die klassischen Methoden und Werkzeuge der Softwareentwicklung versagen allerdings, wenn es darum geht, solch umfangreiche, heterogene Systeme in den Griff zu bekommen.
Die Generic Language Technology (GLT) kann helfen, in solchen Umgebungen wieder die Oberhand zu gewinnen. Die Software Improvement Group (www.sig-ag.ch) setzt GLT zur schnellen und flexiblen Entwicklung von Lösungen zur regelmässigen, automatischen Portfolio-Analyse bei Kunden ein, selbst wenn bei diesen ungewöhnliche, unhandliche oder gemischte Programmiersprachen im Einsatz sind.
IT-Governance erfordert, dass Manager für Transparenz in bezug auf ihre IT-Investitionen und den aus ihnen resultierenden Geschäftswert sorgen. IT-Abteilungen profitieren in hohem Masse von regelmässig durchgeführten Bewertungen ihres Portfolios. Dies stellt einen entscheidenden Bestandteil effektiver IT-Governance dar und liefert die notwendigen Entscheidungsgrundlagen. Einblicke in Nutzen und Kosten, Lebensdauer und Beziehungen zu anderen Systemen sind entscheidend, um wohlbegründete Entscheidungen zu treffen und sich nicht nur auf sein Gefühl zu verlassen. Jährliche Bewertungen mit dokumentierten Ergebnissen stellen eine gute Lösung dar, um CIOs und IT-Managern zu helfen, ihrer Verantwortung in diesem Bereich gerecht zu werden. Eine Zusammenfassung in Form eines Annual Software Report bietet zwei wichtige Vorteile: Einmal unterstützt er CIOs und IT-Abteilungen, indem er diesen Informationen über die Zielerreichung ihrer IT-Strategie an die Hand gibt. Zweitens liefert er wertvollen Input für die IT-Strategie der nächsten Jahre. Damit können Redundanzen zwischen Projekten entdeckt werden, erforderliche Investitionen begründet und die richtigen Prioritäten gesetzt werden. Dies führt zu einer proaktiven Herangehensweise und beseitigt unkoordiniertes Handeln.
Hans Sassenburg ist Mitgründer und Geschäftsführer der Software Improvement Group AG. Sie erreichen ihn unter h.sassenburg@sig.eu.
