Genauso regelmässig, wie im Herbst die bunten Blätter irgendwann zu Boden sinken, prallen in den dann ebenfalls anstehenden Budget-Runden die Vorstellungen der IT-Abteilung auf die Ansprüche der Nutzer, die Vorstellungen des CEO, den Budgetrahmen und – nicht zu vergessen – auf das, was an Leistungen und Services von Kunden und Partnern einfach erwartet wird. Eine Lösung, die alle zufriedenstellt, ist in der Regel nicht bezahlbar.
Häufig stellt sich dann heraus, dass die Welt im Handling für die Nutzer so schön und neu und einfach sein könnte – nur ist sie dabei dann aber gleichzeitig auch so komplex in der Administration, dass sie von einer kleinen IT-Abteilung nicht mehr wirklich beherrscht werden kann.
Das gilt für die benötigte Hardware und Services genauso wie für das Know-how, das bei einem Generalisten nie so vertieft sein kann wie bei einem Spezialisten, der sich mehrheitlich nur mit einem Aspekt des ganzen Systems auseinandersetzt. In kleineren Abteilungen hat es oft keinen Platz für Spezialisierungen. Da ist der Allrounder gefragt, mit allen Vor- und Nachteilen, die diese Lösung mit sich bringt. Die Anforderungen kann man aber auch nicht herunterschrauben – was also tun?
Eine mögliche Lösung ist eine Auslagerung an einen Service Provider – entweder der ganzen IT oder nur einzelner Prozesse, wie zum Beispiel die Datenspeicherung. Das Speichern von Daten und die damit verbundenen Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben sind ein komplexes Thema, das vielfach richtig ins Geld geht. Mit einer Auslagerung an einen Service Provider geht oft nicht nur eine Kostenreduktion, sondern gleichzeitig eine Qualitätsverbesserung einher.
Die Verfügbarkeit und damit auch die Sicherheit der Daten wird immer wichtiger. Ein intakter Datenbestand ist einer der geschäftskritischsten Faktoren überhaupt. Dabei steigen die Datenmengen exponentiell ebenso wie die Anforderungen an Archivierung und Disaster Recovery. Was nützen Sicherungssysteme, die im Notfall nur durch den dann mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht anwesenden Spezialisten bedient werden können oder die alle anderen Aktivitäten während der Wiederherstellung der Daten unterbrechen? Hier immer à jour und arbeitsfähig zu bleiben, ist ein Unterfangen, das die Möglichkeiten eines kleinen Unternehmens oft sprengt.
Lagert man diese Aufgaben an einen Service Provider aus, lösen sich viele Probleme oder werden zumindest deutlich kleiner: Das Rechenzentrum eines Providers ist zumeist nach den neuesten Kriterien strukturiert und mit der entsprechenden Technologie ausgestattet. Unterschiedliche Kunden haben unterschiedliche Anforderungen und so sind die Mitarbeiter in der Regel überdurchschnittlich qualifiziert. Zudem wird ein Rechenzentrum rund um die Uhr überwacht. Die Aufgabe des KMU besteht darin, die eigenen Anforderungen zu eruieren und diese dem Provider mitzuteilen. Trotz der Auslagerung des Alltagsgeschäfts bleibt das Unternehmen alleiniger Herr seiner Daten – je nach Vertrag sogar auf nur von ihm genutzten Systemen. So besteht in einem Rechenzentrum die Möglichkeit, Server nicht zu teilen, sondern allein zu nutzen und diese gegebenenfalls besonderen Sicherungen zu unterziehen. Gerade für sensible Daten kann dies eine Möglichkeit sein, in einem externen Rechenzentrum gehostet und verwaltet zu werden.
Die Vorteile, die Lösung über einen Service Provider zu beziehen, liegen für ein KMU auf der Hand: Qualität und Umfang der Dienstleistung eines spezialisierten Partners sind in der Regel besser als die, die mit «Bordmitteln» erbracht werden können. Das Unternehmen hat Zugriff auf Technologien, die es für sich allein oft schon aus Kostengründen nicht nutzen könnte, und eigene Ressourcen für mögliche Lastspitzen braucht es auch nicht mehr. Zudem können die Kapazitäten relativ einfach erweitert werden. Statt Investitionen zu tätigen wird nur das bezahlt, was auch effektiv gebraucht wird.
Storage as a Service ist also eine bedenkenswerte Alternative für jene Unternehmen, die grosse Datenzuwächse haben und diese sichern müssen, die mit einer hohe Volatilität im Datenvolumen umgehen müssen oder deren eigene Kapazitäten an ihre Grenzen stossen. Ehe eine Storage-Erweiterung der IT-Abteilung ansteht, lohnt sich das Gespräch mit einem Provider. Die Grösse des Unternehmens ist dabei weniger relevant. Rechenzentren bieten heute ihre Services oft im Baukastensystem an. Auch ein kleineres Unternehmen kann sich so die benötigten Dienstleistungen auf seine Bedürfnisse abgestimmt zusammen stellen. Die vom Rechenzentrum angebotenen Module decken die meisten Anforderungen ab, vieles kann von Unternehmensseite auch an diese Module angepasst werden. Ein Baukasten bietet allerdings oft nicht zu 100 Prozent das, was das Unternehmen bisher als Prozess hatte – er bietet aber alle Vorteile der Standardisierung und ist häufig eine gute Alternative zu den ungleich teureren und aufwendigeren Einzellösungen. Zudem erfüllt die Sicherheit der Archivierung beim Partner über mehr als ein Jahrzehnt hinweg jede Compliance-Anforderung.
Für die Zusammenarbeit mit einem Provider braucht es neben einer guten Vorbereitung auch Vertrauen. Für viele Unternehmen mag es komisch erscheinen, wenn man auf einen so wichtigen Teil wie die Archivierung nicht mehr selbst zugreifen kann. Auch muss sich das Unternehmen in den Bahnen der vorgegebenen Standard-Angebote bewegen, wirklich massgeschneiderte Lösungen sind nicht möglich. Eine gewisse Mindestbandbreite muss ebenfalls zur Verfügung stehen. In einem Hochtechnologieland wie der Schweiz sollte dies zwar kein Thema sein, das Unternehmen muss aber genau auf die Art der Anbindung achten. Sonst machen die Kosten hier die Kostenvorteile des Service Providing zunichte.
Oft gibt es Bedenken, dass die Daten beim Provider nicht sorgfältig gesichert werden könnten, dass sie irgendwo in den Weiten des Netzes verschwinden und ungerechtfertigterweise an Orten wieder auftauchen, denen man gern Industriespionage unterstellt. Wie viele KMU aber haben wirklich selbst eine Strategie zur Datensicherung, und wie viele dieser Strategien können es qualitativ mit der eines professionellen Rechenzentrums aufnehmen? Oft findet man gerade in kleinen Unternehmen handgestrickte Lösungen und nicht konsequent zu Ende gedachte Prozesse.
Rechenzentren hingegen haben klare Strategien zur Datensicherung. Cloud-Lösungen renommierter Anbieter bieten das heute übliche Level an Sicherheit und Transparenz für den Kunden – die Daten verschwinden nicht im Bermuda-Dreieck oder in den Weiten des World Wide Web. Klare Vereinbarungen wie Service Level Agreements (SLAs) stecken den gewünschten Rahmen ab – auch im Kostenbereich. Jeder weiss, was er vom anderen erwarten kann und muss.
Ein verlässlicher Partner ermöglicht dem Unternehmen nicht nur die Konzentration auf das Kerngeschäft, auch Kosten und Kapazitäten sind wesentlich besser planbar. IT-Dienstleistungen werden immer mehr zur Ressource, die wie Elektrizität oder Wasser nach Verbrauch bezogen und bezahlt wird. Investitionen in Anlagen oder Instandhaltung werden für Unternehmen zunehmend obsolet, der Fixkostenanteil sinkt genauso wie die Kosten für Sicherheit und Versicherungen.
Gerade bei der Sicherung unternehmenskritischer Daten darf nichts schief gehen. Es ist daher äusserst wichtig, einige grundsätzliche Regeln zu beachten. Zuerst einmal ist es zwingend erforderlich, genau zu definieren, was zu welchen Bedingungen ausgelagert werden soll. Auch die Anforderungen von aussen (wie zum Beispiel von Seiten des Gesetzgebers oder Compliance) und an den Provider (Service Levels) müssen genau definiert werden. Es muss klar sein, wer in Zukunft welche Verantwortlichkeiten hat. Oft ist es nötig oder zumindest ein guter Zeitpunkt, die damit zusammenhängenden internen und gegebenenfalls auch externen Prozesse zu überprüfen und, wenn nötig, anzupassen. Alle Prozesse müssen sauber definiert werden, sollen sie hinterher mehr oder minder wartungsfrei funktionieren. Arbeitet ein Unternehmen an dieser Stelle unsauber, kann das zu unklaren Aufgabenverteilungen und in der Folge zu Effizienzverlust führen.
Sind alle diese Vorarbeiten erledigt, kann man den Provider definieren. Man sollte im Vorfeld einer Geschäftsbeziehung klären, ob er alle Kriterien erfüllt (zum Beispiel das Hosting der Daten im Inland, wenn dies nötig oder gewünscht ist). Das Unternehmen sollte auch solide aufgestellt sein – schliesslich sucht man ja einen Partner für einen längeren Zeitraum. Und es sollte möglich sein, bei Bedarf unproblematisch zusätzliche Kapazitäten hinzu buchen zu können.
· Gerade für KMU eröffnen sich mit Storage as a Service neue Möglichkeiten.
· Mit der Auslagerung an einen Service Provider gehen oft Kostenreduktionen und eine Qualitätsverbesserung einher.
· Damit das Vorhaben aber gelingt, sind bei der Wahl eines geeigneten Providers einige zentrale Dinge zu beachten.
Eine mögliche Lösung ist eine Auslagerung an einen Service Provider – entweder der ganzen IT oder nur einzelner Prozesse, wie zum Beispiel die Datenspeicherung. Das Speichern von Daten und die damit verbundenen Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben sind ein komplexes Thema, das vielfach richtig ins Geld geht. Mit einer Auslagerung an einen Service Provider geht oft nicht nur eine Kostenreduktion, sondern gleichzeitig eine Qualitätsverbesserung einher.
Die Verfügbarkeit und damit auch die Sicherheit der Daten wird immer wichtiger. Ein intakter Datenbestand ist einer der geschäftskritischsten Faktoren überhaupt. Dabei steigen die Datenmengen exponentiell ebenso wie die Anforderungen an Archivierung und Disaster Recovery. Was nützen Sicherungssysteme, die im Notfall nur durch den dann mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht anwesenden Spezialisten bedient werden können oder die alle anderen Aktivitäten während der Wiederherstellung der Daten unterbrechen? Hier immer à jour und arbeitsfähig zu bleiben, ist ein Unterfangen, das die Möglichkeiten eines kleinen Unternehmens oft sprengt.
Lagert man diese Aufgaben an einen Service Provider aus, lösen sich viele Probleme oder werden zumindest deutlich kleiner: Das Rechenzentrum eines Providers ist zumeist nach den neuesten Kriterien strukturiert und mit der entsprechenden Technologie ausgestattet. Unterschiedliche Kunden haben unterschiedliche Anforderungen und so sind die Mitarbeiter in der Regel überdurchschnittlich qualifiziert. Zudem wird ein Rechenzentrum rund um die Uhr überwacht. Die Aufgabe des KMU besteht darin, die eigenen Anforderungen zu eruieren und diese dem Provider mitzuteilen. Trotz der Auslagerung des Alltagsgeschäfts bleibt das Unternehmen alleiniger Herr seiner Daten – je nach Vertrag sogar auf nur von ihm genutzten Systemen. So besteht in einem Rechenzentrum die Möglichkeit, Server nicht zu teilen, sondern allein zu nutzen und diese gegebenenfalls besonderen Sicherungen zu unterziehen. Gerade für sensible Daten kann dies eine Möglichkeit sein, in einem externen Rechenzentrum gehostet und verwaltet zu werden.
Die Vorteile, die Lösung über einen Service Provider zu beziehen, liegen für ein KMU auf der Hand: Qualität und Umfang der Dienstleistung eines spezialisierten Partners sind in der Regel besser als die, die mit «Bordmitteln» erbracht werden können. Das Unternehmen hat Zugriff auf Technologien, die es für sich allein oft schon aus Kostengründen nicht nutzen könnte, und eigene Ressourcen für mögliche Lastspitzen braucht es auch nicht mehr. Zudem können die Kapazitäten relativ einfach erweitert werden. Statt Investitionen zu tätigen wird nur das bezahlt, was auch effektiv gebraucht wird.
Storage as a Service ist also eine bedenkenswerte Alternative für jene Unternehmen, die grosse Datenzuwächse haben und diese sichern müssen, die mit einer hohe Volatilität im Datenvolumen umgehen müssen oder deren eigene Kapazitäten an ihre Grenzen stossen. Ehe eine Storage-Erweiterung der IT-Abteilung ansteht, lohnt sich das Gespräch mit einem Provider. Die Grösse des Unternehmens ist dabei weniger relevant. Rechenzentren bieten heute ihre Services oft im Baukastensystem an. Auch ein kleineres Unternehmen kann sich so die benötigten Dienstleistungen auf seine Bedürfnisse abgestimmt zusammen stellen. Die vom Rechenzentrum angebotenen Module decken die meisten Anforderungen ab, vieles kann von Unternehmensseite auch an diese Module angepasst werden. Ein Baukasten bietet allerdings oft nicht zu 100 Prozent das, was das Unternehmen bisher als Prozess hatte – er bietet aber alle Vorteile der Standardisierung und ist häufig eine gute Alternative zu den ungleich teureren und aufwendigeren Einzellösungen. Zudem erfüllt die Sicherheit der Archivierung beim Partner über mehr als ein Jahrzehnt hinweg jede Compliance-Anforderung.
Für die Zusammenarbeit mit einem Provider braucht es neben einer guten Vorbereitung auch Vertrauen. Für viele Unternehmen mag es komisch erscheinen, wenn man auf einen so wichtigen Teil wie die Archivierung nicht mehr selbst zugreifen kann. Auch muss sich das Unternehmen in den Bahnen der vorgegebenen Standard-Angebote bewegen, wirklich massgeschneiderte Lösungen sind nicht möglich. Eine gewisse Mindestbandbreite muss ebenfalls zur Verfügung stehen. In einem Hochtechnologieland wie der Schweiz sollte dies zwar kein Thema sein, das Unternehmen muss aber genau auf die Art der Anbindung achten. Sonst machen die Kosten hier die Kostenvorteile des Service Providing zunichte.
Kann man Service Providern
wirklich vertrauen?
Oft gibt es Bedenken, dass die Daten beim Provider nicht sorgfältig gesichert werden könnten, dass sie irgendwo in den Weiten des Netzes verschwinden und ungerechtfertigterweise an Orten wieder auftauchen, denen man gern Industriespionage unterstellt. Wie viele KMU aber haben wirklich selbst eine Strategie zur Datensicherung, und wie viele dieser Strategien können es qualitativ mit der eines professionellen Rechenzentrums aufnehmen? Oft findet man gerade in kleinen Unternehmen handgestrickte Lösungen und nicht konsequent zu Ende gedachte Prozesse.
Rechenzentren hingegen haben klare Strategien zur Datensicherung. Cloud-Lösungen renommierter Anbieter bieten das heute übliche Level an Sicherheit und Transparenz für den Kunden – die Daten verschwinden nicht im Bermuda-Dreieck oder in den Weiten des World Wide Web. Klare Vereinbarungen wie Service Level Agreements (SLAs) stecken den gewünschten Rahmen ab – auch im Kostenbereich. Jeder weiss, was er vom anderen erwarten kann und muss.
Ein verlässlicher Partner ermöglicht dem Unternehmen nicht nur die Konzentration auf das Kerngeschäft, auch Kosten und Kapazitäten sind wesentlich besser planbar. IT-Dienstleistungen werden immer mehr zur Ressource, die wie Elektrizität oder Wasser nach Verbrauch bezogen und bezahlt wird. Investitionen in Anlagen oder Instandhaltung werden für Unternehmen zunehmend obsolet, der Fixkostenanteil sinkt genauso wie die Kosten für Sicherheit und Versicherungen.
Was macht den Projekterfolg aus?
Gerade bei der Sicherung unternehmenskritischer Daten darf nichts schief gehen. Es ist daher äusserst wichtig, einige grundsätzliche Regeln zu beachten. Zuerst einmal ist es zwingend erforderlich, genau zu definieren, was zu welchen Bedingungen ausgelagert werden soll. Auch die Anforderungen von aussen (wie zum Beispiel von Seiten des Gesetzgebers oder Compliance) und an den Provider (Service Levels) müssen genau definiert werden. Es muss klar sein, wer in Zukunft welche Verantwortlichkeiten hat. Oft ist es nötig oder zumindest ein guter Zeitpunkt, die damit zusammenhängenden internen und gegebenenfalls auch externen Prozesse zu überprüfen und, wenn nötig, anzupassen. Alle Prozesse müssen sauber definiert werden, sollen sie hinterher mehr oder minder wartungsfrei funktionieren. Arbeitet ein Unternehmen an dieser Stelle unsauber, kann das zu unklaren Aufgabenverteilungen und in der Folge zu Effizienzverlust führen.
Sind alle diese Vorarbeiten erledigt, kann man den Provider definieren. Man sollte im Vorfeld einer Geschäftsbeziehung klären, ob er alle Kriterien erfüllt (zum Beispiel das Hosting der Daten im Inland, wenn dies nötig oder gewünscht ist). Das Unternehmen sollte auch solide aufgestellt sein – schliesslich sucht man ja einen Partner für einen längeren Zeitraum. Und es sollte möglich sein, bei Bedarf unproblematisch zusätzliche Kapazitäten hinzu buchen zu können.
In Kürze
· Gerade für KMU eröffnen sich mit Storage as a Service neue Möglichkeiten.
· Mit der Auslagerung an einen Service Provider gehen oft Kostenreduktionen und eine Qualitätsverbesserung einher.
· Damit das Vorhaben aber gelingt, sind bei der Wahl eines geeigneten Providers einige zentrale Dinge zu beachten.
Storage as a Service
