Online-Datenbank mit Tabellenkalkulations-Interface

Vom deutschen Start-up Seatable kommt eine Spread­sheet-Lösung mit dem gleichen Namen, die durchaus spannend anmutet. Seatable bezeichnet seine Online-Tabellenkalkulationslösung als «Software für kollaboratives Informationsmanagement», mit der sich Daten aller Art erfassen, organisieren und auswerten lassen sollen. Die Datenerfassung erfolgt dabei über ein Webinterface und individuell anpassbare Webformulare.

Die Online-Datenbank wird vom Sea­file-Team entwickelt. Bei Seafile handelt es sich um eine Open-Source-Lösung zum Synchronisieren und Freigeben von Dateien, die dabei hilft, unstrukturierte Daten zu verwalten. Die ursprüngliche Idee der Entwickler war es, Seafile um eine Online-Collaboration-Table-Funktion zu erweitern. Später entwickelte sich das Ganze zu einem separaten Projekt.


Nebst einer in Deutschland gehosteten Cloud-Version wird Seatable auch als Community Edition für die Installation per Docker auf dem eigenen Server angeboten. Von Privaten und Kleinunternehmen kann Seatable CE kostenlos genutzt werden, und das auch gewerblich und ohne Benutzerlimit. Die Cloud-Version ist ebenfalls kostenlos für bis zu maximal 25 User zu haben, jedoch gibt es Beschränkungen bezüglich Speicherplatz für Anhänge (1 GB) oder der Zeilen pro Account. Die Plus-Version von Seatable gibt es für 7 Franken pro User und Monat, die Enterprise-Version für 14 Franken pro User und Monat.

Der Vergleich mit Excel

Es gibt wohl kaum Computernutzer, die noch nie Excel verwendet haben. Als Ausgangspunkt macht es also durchaus Sinn, Excel beziehungsweise dessen Web-Version Excel Online für die Beschreibung von Seatable zu verwenden.

Zunächst einmal die Gemeinsamkeiten: In Excel genauso wie in Seatable können Daten in einer oder mehreren Tabellen organisiert respektive strukturiert werden. Anhand von Formeln lassen sich Ergebnisse berechnen und per Filter, Pivot-Tabellen und Diagrammen lassen sich diese auswerten. Die Online-Version von Excel bietet gegenüber der Desktop-Version ausserdem ein paar praktische Collaboration-Funktionen wie Tabellenfreigaben und die Co-Bearbeitung mit mehreren Benutzern. Als Cloud-Lösung gibt es auch eine Webformular-Funktion, über die sich Daten per Umfragen erfassen lassen. All das kann Seatable auch. Doch damit hat man bei Seatable erst an der Oberfläche gekratzt.


Während die Bedienung zwar ähnlich wie bei Excel ist, lassen sich anders als beim Microsoft-Pendant in einer Seatable-Tabelle nebst Text, Zahlen und Formeln auch Dateien, Schlagworte, Checkboxen, Mitarbeiter sowie Verknüpfungen zu anderen Datensätzen erfassen. Zur Organisation der Daten stehen rund 20 Spalten­typen sowie Filter-, Sortierungs- und Gruppierungsfunktionen zur Verfügung. Neben Pivot-Tabellen und Diagrammen bietet Seatable zudem anwendungsorientierte Visualisierungen wie Gantt Charts, eine Galerie- und Kartenansicht, und als Kollaborationstool unterstützt Seatable auch den Austausch von Daten innerhalb eines Teams und mit Dritten. Der direkte Vergleich mit reinen Spreadsheet-Anwendungen wie Excel ist also tatsächlich nicht wirklich sinnvoll, da Seatable sich nicht als reine Tabellenkalkulation versteht und auch teils ganz andere Anwendungsfälle abdecken kann, als es etwa Excel tut.

So bietet Seatable eben auch die Möglichkeit, alternative Datentypen abzulegen. Dazu kommen auch ganz eigene Funktionen, um diese auszuwerten. Positionsdaten oder Adressen können etwa auf einer Karte, Bilder in einer Galerie sowie Termine auf einem Kalender oder in einem Zeitleistendiagramm angezeigt werden. Gibt es Anwendungsfälle, bei denen Seatable nicht besser ist? Ja, die gibt es sicher. Finanzielle Modellierungen und Simulationen sind etwa zwei solche Fälle. In diesen spielt Excel seine Stärken als klassische Tabellenkalkulation aus. In anderen Fällen, bei denen es mehr um die Organisation, Verwaltung und Strukturierung von Daten geht, kann Seatable aber seine Vorteile gekonnt ausspielen, und das besonders aus einem Grund: der ähnlichkeit mit relationalen Datenbanken.

Reichhaltige Datentypen

Wer schon einmal versucht hat, in einer Excel-Tabelle einen Datensatz mit einem anderen Datensatz zu verknüpfen, also nicht nur von einer Zelle auf eine andere Zelle zu verweisen, sondern von einem Tabelleneintrag (also einer Zeile) auf eine andere Zeile als Ganzes, der weiss, dass das nicht so einfach möglich ist. Dabei handelt es sich vielmehr um eine Funktion von relationalen Datenbanken wie SQL. In Seatable können solche Verknüpfungen jedoch erstellt werden. Ganz konkret bedeutet das: Man kann 1:1-, 1:n- oder n:m-Verknüpfungen erstellen, Seatable kümmert sich um die ganze Datenbanklogik im Hintergrund, ohne Zutun des Nutzers. Ausserdem kann man über diese Verknüpfungen auch Berechnungen durchführen sowie Auswertungen laufen lassen. Damit bringt sich Seatable in Stellung, nicht nur eine Alternative für Excel, sondern auch für Datenbankanwendungen zu sein.

Ganz grundlegend ist in Seatable jede Spalte ein bestimmter Datentyp, wobei verschiedenste Datentypen verfügbar sind. Zusätzlich zu den üblichen, wie Text, Zahlen und Datum, können etwa auch Bilder, Dateien, Mitarbeiter, Prüfungen und etliche weitere Datentypen gespeichert werden. Wählt man also zum Beispiel den Typ Bild, kann man ein solches direkt hochladen, und das Bild wird dann als Miniaturansicht angezeigt. Wenn es sich um einen Auswahltyp handelt, wird die ausgewählte Option mit einer farbigen Beschriftung angezeigt.


Das kann äusserst praktisch sein. Um ein Beispiel zu nennen: Es sollen in einer Tabelle verwaltete Objekte wie Wohnungen, Häuser und Garagen erfasst werden. Die erfassten Informationen unterliegen keinerlei Einschränkungen. So können auch Bilder vom Objekt eingefügt und Eigenschaften des Objekts anhand von Schlagworten strukturiert erfasst werden. In einer zweiten Tabelle werden Mieter erfasst. Und in einer dritten Tabelle wird der Geldeingang erfasst. Über die Datenbankverknüpfungen können nun die Einträge in der einen jeweils mit den Einträgen in den anderen Tabellen in Beziehung gesetzt werden. Ein Mieter gehört zu einem Objekt (1:1-Beziehung) und jeder Mieter leistet monatliche Mietzahlungen (1:n-Beziehung). Das Ganze macht die Datenerfassung sehr struktuiert und übersichtlich. Wenn man etwa prüfen möchte, ob es bei den Mietzahlungen irgendwelche Unregelmässigkeiten gab, dann erhält man innert Sekunden eine entsprechende Auswertung.

Ein anderes Beispiel: Asset-Management. Ein IT-Administrator muss die Übersicht behalten, wo welcher Computer, Monitor und Drucker steht. Besonders schwierig dürfte das zum Beispiel bei Gegenständen wie Beamern sein, die mobil sind. Auch hier kann Seatable mit seiner strukturierten Datenerfassung aushelfen. Tabelle eins erfasst die Gegenstände (idealerweise mit Barcode, Anschaffungsdatum und weiteren Infos), Tabelle zwei die Orte. Nun kann man das auch noch erweitern und Benutzer aufnehmen, so dass jedes Asset einem Benutzer zugewiesen ist. Integriert man nun noch ein Webformular für Geräte-Anfragen, dann hat man in Seatable ein praktikables Asset-Managementsystem für eine kleine und mittelgrosse Organisation implementiert. Mit ein wenig Übung ist die Erstellung der Tabellen und des Formulars in einer Stunde erledigt.

Visuelle Darstellungen

Eine Ansicht in Seatable ist eine Kombination aus verschiedenen Filter-, Sortier- und Gruppierungsregeln, die auf eine Tabelle angewendet werden. Dabei können mehrere Ansichten erstellt werden, von denen jede unterschiedliche Filter- und Sortierregeln haben können. So kann man schnell zwischen verschiedenen Ansichten wechseln, um Daten aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten.Nimmt man eine zeitliche Perspektive als Beispiel, kann man so etwa wählen, ob man nur die Aufgabenliste einer Woche ansehen möchte. Will man danach die Aufgabenliste des ganzen Monats sehen, kann man einfach auf die Ansicht Aufgaben des Monats umschalten.

Wenn mehrere Personen an der gleichen Tabelle zusammenarbeiten, können einzelne Ansichten ausserdem auch gesperrt werden, um zu verhindern, dass andere Personen Änderungen an den Regeln der Ansicht vornehmen oder auch, dass vertrauliche oder private Informationen nicht von allen betrachtet werden können. Zudem bietet Seatable neben der grundlegenden Tabellendarstellung auch andere Darstellungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel einen Kalender.


Nachdem man erstmals Daten erfasst hat, erlaubt es Seatable, auf einfache Art Diagramme und Pivot-Tabellen für Statistiken und Analysen der Daten zu erstellen. Hier kommt dann doch Excel als Konkurrenz ins Spiel. So kann Seatable durchaus einfach als erweiterte Online-Tabellenkalkulation verwendet werden. Für solche Anwendungsfälle bietet Seatable jedoch einige Vorteile gegenüber Excel in Bezug auf die Datenverwaltung und die Analysefunktionen. Beschränkt sich die Nutzung auf einfache(re) Tabellen und Kalkulationen, findet man sich in der App schnell zurecht. Auch der Funktionsumfang in diesem Bereich ist respektabel und bietet alle grundlegenden Funktionen, die man aus Excel kennt, so dass man Seatable durchaus als Alternative zu Excel verwenden kann. Natürlich ist Microsofts Angebot aber deutlich ausgereifter, und bietet letztlich gerade für Spreadsheet-Experten so ziemlich alles, was das Herz begehrt. Das ist bei Seatable definitiv anders, die Stärken der Software liegen nicht darin, einfach Excel inklusive aller Features und Funktionen zu kopieren.

Dafür lassen sich alle Arten von Daten in einer einzigen Plattform speichern, anstatt etwa in vielen Excel-Tabellen verstreut. Dadurch ist es möglich, Daten zwischen verschiedenen Tabellen quer zu referenzieren, was auch die Analyse der Daten erleichtert. Da jede Spalte einen spezifischen Datentyp hat, muss man sich bei der Dateneingabe zudem keine Gedanken über Formatierungsprobleme machen. Die in eine Tabelle eingegebenen Daten werden stets in einem korrekten Format abgebildet sprich erkannt. Ausserdem ist es auch möglich, unbegrenzt Metadaten oder Tags an Dateien (die auch in Spalten abgebildet werden können) anzuhängen, indem weitere Spalten in die Tabelle eingefügt werden.

Seatable als leichtgewichtige Datenbank

Die Verwendung von Seatable als erweiterte Online-Tabellenkalkulation deckt jedoch, wie bereits erwähnt, nur einen Teil des Potenzials der Applikation ab. So ist Seatable auch eine Online-Datenbank, und kann dabei helfen, Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Konkret bietet Seatable dazu ein paar spezifische Funktionen, wie das Sammeln von Daten von Benutzern via Formularen oder das Importieren von Daten aus anderen Geschäftssystemen über die Restful API. Ebenfalls zur Verfügung steht ein SDK, mit dem Benutzer kleine Skripte schreiben können, um Datenänderungen in einer Datenbank oder Tabelle zu überwachen. Wenn bestimmte Änderungen erkannt und dem Programm mitgeteilt werden, kann dieses die Daten automatisch verarbeiten und Ergebnisse basierend auf den Daten erzeugen. Die Ergebnisse können zudem auch direkt in die Tabelle zurückgeschrieben werden.


Ein einfaches Beispiel hierfür ist eine statische Website. Sollen auf einer grundsätzlich statischen Website doch einige dynamische Daten angezeigt werden, so lässt sich dies mit Seatable machen, indem die Daten dazu direkt in Seatable gespeichert werden, welche dann wieder auf der Website angezeigt werden. Damit erübrigt es sich, noch eine separate Datenbank pflegen zu müssen. Die dynamischen Daten können derweil auch direkt in der Benutzeroberfläche von Seatable bearbeitet werden. In diesem Anwendungsfall ebenfalls nützlich ist die Möglichkeit, direkt in Seatable Formulare zu erstellen. So kann man etwa einfach einen Link zum Formular auf der Webseite platzieren, und die dadurch gewonnenen Daten werden direkt in die Seatable-Datenbank eingespeist.

Ein weiteres einfaches Beispiel: Ein Unternehmen verfügt über eine interne Anwendung zu einem bestimmten Zweck. Diese Anwendung generiert beispielsweise automatisch ein Word- oder PDF-Dokument (z. B. für Rechnungen) auf der Grundlage von durch Benutzer eingegebenen Daten. Mit dem SDK von Seatable lässt sich mit wenigen Zeilen Code ein Hintergrundskript schreiben. Die Benutzer geben die erforderlichen Informationen in eine Tabelle ein und das Skript erkennt automatisch neue Daten in der dafür vorgesehenen Tabelle. Und immer, wenn neue Daten eingegeben werden, generiert das Skript das Dokument und speichert es in einer Spalte in der Tabelle. Benutzer können das Dokument dann direkt herunterladen. So erübrigt sich die ursprüngliche Anwendung und kann durch ein simples Skript (einige Zeilen Code) ersetzt werden.

Auf der Github-Seite von Seatable sind zudem etliche Scripts und Beispiele verfügbar, die entweder für einen bestimmten Anwendungsfall gebraucht werden oder aber den Lernprozess erheblich erleichtern können. Beim Selbstversuch mit einem Script-Beispiel zum oben erwähnten Fall mit Rechnungen liess sich dies in rund 30 Minuten Arbeit einrichten – was im Vergleich zu einem kleinen Python-Programm oder etwas Ähnlichem zwar nicht wirklich schneller ist, aber auf lange Sicht den Vorteil bietet, dass direkt alles in und über die Seatable-Anwendung abgewickelt werden kann.

Formulare und Umfragen

Wie bereits erwähnt integriert Seatable auch Online-Formulare, und zwar als Standardfunktion. Wenn also das Tabellen-Layout definiert wurde, ist das entsprechende Webformular bereits einsatzbereit. Dieses kann man aber auch noch bearbeiten, indem etwa Felder gesperrt werden und gewählt wird, ob enthaltene Felder obligatorisch sind oder nicht.

Ebenfalls nützlich ist die Möglichkeit, bedingte Fragen einzurichten. Angenommen, die Frage «Würden Sie unser Produkt Ihren Freunden empfehlen?» ist so eingestellt, dass sie drei mögliche Antworten hat: Ja, Nein, Vielleicht. Dabei wäre es vielleicht interessant, mehr von den unzufriedenen Kunden zu erfahren. Die Lösung: Man erstellt zwei zusätzliche Spalten «Warum würden Sie uns nicht weiterempfehlen?» und «Sie sind sich nicht sicher. Was können wir verbessern?» und stellt dann in den Formulareinstellungen ein, dass diese beiden Fragen nur dann erscheinen, wenn die vorherige Antwort Nein beziehungsweise Vielleicht war. Natürlich sehen die zufriedenen Teilnehmer diese beiden Fragen nicht.


Ist die Umfrage fertig, kann man diese mit einem Klick als Link teilen – oder auch gleich via QR-Code. Wenn die Teilnehmer dann den Link öffnen und das Formular ausfüllen, werden ihre Eingaben automatisch und in Echtzeit in die Tabelle eingetragen. Jede Antwort wird dabei durch eine Zeile in der Tabelle repräsentiert.

Selbst-Hosting

Auch für den Fall, dass man Funktionen wie die erweiterten Datentypen und Datenbankfunktionen gar nicht benötigt, stellt sich für Unternehmen die Frage: Sollen Geschäftsdaten auf den Servern von Microsoft (Excel Online) oder ­Google (Google Sheets) abgespeichert werden? Hier bietet Seatable die Wahl. So kann man die Anwendung auch einfach auf einem eigenen Server hosten, womit man als Unternehmen die volle Kontrolle über seine Daten behält. So gibt es Seatable abgesehen von einer Cloud-Version als Community Edition eben auch für die Installation per Docker auf dem eigenen Server.


Einziger Wermutstropfen: Das Ganze funktioniert wirklich nur via Docker, was etwas schade ist. Eine Open-Source-­Variante zur Installation ohne Docker wäre für einige Unternehmen sicher zu bevorzugen.

Fazit

Auch wenn Look-and-Feel und die Bedienung einer Excel-Tabelle sehr ähnlich sind, was dafür sorgt, dass der Schulungsaufwand für die Anwender gering bleibt, hebt sich die Lösung deutlich von Microsoft Excel (Online) oder Google Sheets ab. Von der Funktionalität her arbeitet Seatable viel flexibler als Excel und erfasst neben Formeln, Text und Zahlen unter anderem auch Datentypen wie Bilder, Dateien, E-Mail-Adressen, Mitarbeiter, Schlagworte und Zeiten. Darüber hinaus lassen sich auch Datensätze tabellenübergreifend verknüpfen. Ansonsten gehören noch individuelle Ansichten, Kollaborationsfunktionen, Plugins und leistungsfähige Sharing-Funktionen zum Leistungsumfang der Lösung.

Positiv
+ mehr als eine Excel-Alternative
+ Skripte zur Automatisierung oder Datenanalyse
+ umfassende API und SDK


Negativ
- Tabellenkalkulation nicht ganz auf Excel-Niveau
- Lernkurve bzgl. API und SDK
- nur via Docker On-Premise verfügbar

Hersteller/Anbieter
Seatable

Preis
ab Fr. 7. –/Monat; Gratis-Testversion verfügbar

Wertung
Funktionalität 5,5 von 6 Sternen
Bedienung 6 von 6 Sternen
Preis/Leistung 6 von 6 Sternen
Gesamt 6 von 6 Sternen (swe)