Die Einführung von Geschäftsprozessen, insbesondere aber die Änderung von bestehenden Prozessen, birgt erhebliche Gefahren für den Erfolg einer Organisation. Die vorgängige Modellierung von Prozessen hilft, deren Auswirkungen besser zu verstehen, ohne in das laufende Geschäft einzugreifen. Simulationen stellen Prozesse aus verschiedenen Perspektiven unter anderem grafisch dar, so dass sich Auswirkungen sehr schnell erfassen lassen. Die Visualisierung ist immer noch die beste Methode, um komplexe Abhängigkeiten schnell zu verdeutlichen. Vor allem erlaubt die Simulationssoftware, verschiedene Modelle durchzuspielen und die Auswirkungen unmittelbar zu beobachten.
Das heute in den Unternehmen noch oft angewendete «Trial and Error»-Verfahren an operativen Systemen entfällt, einschliesslich der dadurch verursachten hohen Kosten. Angesichts der hohen Änderungsgeschwindigkeit in den Märkten bleibt ohnehin kaum Zeit, Fehler erst dann zu beheben, wenn sie bereits aufgetreten sind – von den daraus resultierenden Kosten ganz zu schweigen. Typische Anwendungsgebiete der Prozesssimulation sind daher die finanzielle Planung in einem Unternehmen, das Risikomanagement oder die Geschäftsprognose.
Interessant ist der Blick zurück. Noch vor rund zehn Jahren war Business Process Modeling und Management hauptsächlich eine Groupware-Anwendung und stand eher für die ‚Elektrifizierung des Ist-Zustandes‘. Prozess-Profis verstanden darunter die Abbildung papierbasierter Abläufe in der Unternehmens-IT, allerdings unter Beibehaltung der gewohnten Arbeitsweise. Beispiel: Der Brief an eine Versicherung wird eingescannt und wandert jetzt immer noch von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter, wenngleich auch in dessen jeweilige Mailbox. Das hat zwar den Boten für die Hauspost überflüssig gemacht, aber keinesfalls zu einer Optimierung des Prozesses insgesamt beigetragen.
Unternehmen, die sich immer noch auf dem Niveau der Elektrifizierung des Ist-Zustandes bewegen, starten sinnvollerweise mit der Prozessanalyse, um eine so-genannte Prozesslandkarte zu entwickeln. Sie bildet das Geschäft des Unternehmens in Geschäftsprozessen ab und ist die unverzichtbare Ausgangsbasis für die später folgende Geschäftsprozessoptimierung. Die Analyse wird in der Regel zeigen, dass das Geschäftsprozessmodell nur in den seltensten Fällen in der Ist-Organisationsstruktur eines Unternehmens abgebildet ist.
Die folgende Strategiephase hat die Aufgabe, die Geschäftsprozesse aufzufinden, die eine Anpassung an die Realität benötigen. Dabei kann es sich herausstellen, dass für einzelne Geschäftsfelder eine Überarbeitung der Strategie notwendig wird. Diese modifizierte Strategie wird entwickelt, bevor die hinterlegten Prozesse verändert werden.
Nach dem Prozess-Design, bei dem auch Kosten und Nutzen ermittelt und eine erste ROI-Abschätzung vorgenommen werden, sowie der Imlementierung der Veränderungen nimmt das Prozess-Controlling eine Schlüsselfunktion ein. Im Teilbereich des IT-Monitorings gilt es dann, unangenehme Fragen zu beantworten, zum Beispiel: Welche Auswirkungen haben IT-Probleme auf die Geschäftsprozesse? Eine einfache Frage, doch wie so oft ist die Antwort auf einfache Fragen nicht trivial.
