Visualisierung hilft im HR-Management

Wie kann ein Unternehmen die Fähigkeiten der Mitarbeitenden erkennen? Wie können diese Fähigkeiten richtig eingestuft werden? Wie können diese Skills schliesslich gezielt gefördert werden? Um diese Aufgaben gewinnbringend zu meistern, müssen Mitarbeiterdaten gesammelt und ausgewertet werden. Das Sammeln allein stellt dabei noch keine grosse Herausforderung dar. Dies geschieht beispielsweise durch regelmässige Qualifikationsgespräche. Nun gilt es aber, diese Informationen strukturiert einzuordnen und mittels Zielvereinbarungen zu fördern und schliesslich den Mitarbeiter erneut zu qualifizieren. In einem Kleinbetrieb mit nur wenigen Angestellten stellt dies aufgrund der Überschaubarkeit und der direkten Vergleichsmöglichkeit keine grösseren Schwierigkeiten dar. In grösseren Unternehmen mit vielen Angestellten hingegen wird diese Aufgabe schon schwieriger.

Der Portfolio-Ansatz

Ein möglicher Ansatz sind Port­folios. Dieser Begriff, der aus der Marketingterminologie stammt, umschreibt Ressourcen-Bundles, in denen Organisationseinheiten, Teams oder einzelne Mitarbeiter aufgrund verschiedener Kriterien im Unternehmen verglichen werden können. «Auf Basis solcher Portfolios können die HR-Abteilung und das Management besser Entscheidungen treffen», sagt Cornel Müller, Kernbereichsleiter HRM der Fernfachhochschule Schweiz (ffhs).

Die ffhs hat in einer Studie, für die 64 Schweizer Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern, darunter rund ein Dutzend ­börsenkotierte Grossunterneh­-men, befragt wurden, herausgefunden, dass rund 70 Prozent
der ­Schweizer Unternehmen den Portfolio-Ansatz zur Mitarbeiterbewertung und -führung als wichtig erachten.
Doch nur gerade 24 der befragten Firmen arbeiten mit dieser Methode, weil sie in der Praxis schwierig umzusetzen ist. Dabei gibt es verschiedene Ansätze. «Viele Unternehmen verwenden handgestrickte Methoden», so Müller, der in der Praxis schon durchaus gute Lösungen gesehen hat. Das kann beispielsweise mittels Pivot-Tabellen in Excel geschehen. Aber der Aufwand, solche proprietären Lösungen zu entwickeln, sei viel zu gross, relativiert Müller. Oft werde viel zu viel Zeit mit etwas verbracht, das nicht zum Kerngeschäft des HR gehört. «In den HR-Abteilungen beschäftigen sich heute noch viel zu viele mit der Aufbereitung oder Darstellung von Personaldaten. Die HR-Manager müssen stattdessen People-Management betreiben, vor Ort das Management in allen Personalentscheidungen unterstützen», so Müller, der betont, dass einfache Routinearbeiten automatisiert werden müssen.

Neben den Excel-Lösungen gibt es umfangreichere Produkte etwa von SAP oder Peoplesoft, die auch eine Visualisierung ermöglichen. Diese sind aber aufgrund ihres Leistungsumfangs sehr teuer. «Wieso soll ich eine ganze Kuh kaufen, wenn ich nur ein Glas Milch brauche?», fragt Müller, der in verschiedenen Gesprächen mit HR-Verantwortlichen herausgefunden hat, dass der Wunsch nach einfachen Lösungen vorherrscht, die eine Übersicht darüber bieten, wen das Unternehmen wo hat. «Die Unternehmen wollen ihre High Potentials erkennen und gleichzeitig verstehen, in welchen Abteilungen oder bei welchen Kompetenzen Handlungsbedarf besteht», erklärt Müller.

Lösung aus Schweizer Küche

Aus dieser Motivation heraus hat die Schweizer Firma People Works, die von Experten des Instituts für Management und Innovation der ffhs gegründet wurde, Skillmap entwickelt (www.skillmap.ch). Dabei handelt es sich um eine Software, die die Visualisierung von Mitarbeiterdaten automatisiert und so die Umsetzung der HR-Portfolio-Theorie erleichtert.

So funktioniert Skillmap

Die Daten werden entweder in der Datentabelle eingegeben oder über eine Schnittstelle aus einem Excel-File oder im CSV-Format importiert. Auch nach dem Import lassen sich die Daten in der Applikation jederzeit bearbeiten. Die Achsen und Quadranten der Portfolios können je nach vorhandenen Mitarbeiterdaten frei gewählt werden. Viele Unternehmen verwenden für die
y-Achse die individuelle Leistung und für die x-Achse das Potential der Mitarbeiter. Je nach Ausprägung dieser Werte werden die Mitarbeiter nun in einem der vier Quadranten im Leistungs-Potential-Portfolio positioniert. So können komplizierte Leistungsbeurteilungen auf einfache Weise visualisiert werden. Dies ermöglicht die Darstellung des Human Capital in einem Unternehmen, das Ableiten von Massnahmen im Bezug auf die Nachwuchsplanung oder Mitarbeiterentwicklung sowie das Überprüfen getroffener Massnahmen über mehrere Perioden hinweg. Führungskräften gibt die übersichtliche Aufbereitung und Darstellung in Portfolios schliesslich die Möglichkeit, das Potential ihrer Mitarbeiter besser zu erkennen.

Datenqualität entscheidend

Die Resultate sind im Endeffekt aber nur so verlässlich wie die Qualität der Daten selbst. Die Basis dazu scheint in den meisten Unternehmen durchaus vorhanden zu sein, wie ein weiterer Blick auf die ffhs-Studie zeigt. Fast 90 Prozent der Umfrageteilnehmer führen einen regelmässigen Zielvereinbarungs- und Überprüfungsprozess durch, zusätzliche 9 Prozent mit einer Teilgruppe der Belegschaft. 68 Prozent der Unternehmen überprüfen regelmässig die Kompetenzen der Mitarbeiter (19% bei einer Teilgruppe). Zudem sagen 61 Prozent, dass sie neben Leistungs- und Kompetenzbeurteilung regelmässig das Potential der Mitarbeiter überprüfen (23% bei einer Teilgruppe). Und mehr als die Hälfte (55%) bestätigt, dass sie die Prozessresultate über die Jahre hinweg vergleichen.