Acrobat 9 ist die erste Version des PDF-Allround-Werkzeugs, nachdem Adobe den Flash-Entwickler Macromedia gekauft hat. Adobe hat sich für die Entwicklung der neusten Fassung von Acrobat rund 20 Monate Zeit gelassen. Entsprechend lang ist der Katalog an Neuerungen, das Tool mitbringt. Vor allem die Flash-Integration soll die Anwender begeistern, aber auch Zusammenarbeit wird grossgeschrieben. Acrobat 9 soll die Kommunikation künftig dynamisch gestalten und wird so immer mehr zu einem Multimedia-Werkzeug. Zur Erinnerung: Einst wurde das PDF-Format hauptsächlich dafür geschätzt, dass es aus Dateien verbindliche, unveränderbare Dokumente machte. Diese Verbindlichkeit bleibt natürlich auch in der jüngsten multimedialen Version bestehen, ist aber nicht mehr absolut zentral.
Wir haben die Beta von Acrobat 9 Pro Extended getestet, die laut Adobe-Systemberater Alexander Hoff bereits alle Features beinhaltet, die auch in der finalen Fassung enthalten sein werden. Auch die Benutzeroberfläche werde sich nicht mehr verändern. Es würden vor allem kleine Übersetzungsfehler behoben und noch an der Performance gearbeitet, so Hoff. So erstaunt es wenig, dass auch wir bei der Begutachtung der Beta von Acrobat 9 schnell vergessen, dass es sich hierbei noch um eine Vorabversion handelt.
Acrobat 9 unterstützt die neusten Webtechnologien. Dies bedeutet, dass Webseiten so in PDFs umgewandelt werden können, dass Links, Bilder und dynamische Inhalte erhalten bleiben. Ausserdem können Anwender auch nur Teile einer Webseite in ein PDF umwandeln. Klickt man im neuen PDF-File auf den Link, so versucht die Datei, automatisch eine Verbindung zum Internet herzustellen, fragt aber vorher um Erlaubnis. Wandelt man beispielsweise die Google-Seite in ein PDF um, kann man auch in dieser Datei normal die Suchfunktion benutzen. Die Ergebnisliste wird in einem separaten PDF angezeigt, klickt man auf ein Ergebnis, wird die Verbindung zum Internet hergestellt und die Seite online angezeigt. Die Funktion steht im Offline-Modus nicht zur Verfügung.
Bislang konnte Acrobat mit Videos, MP3s und 3-D-Objekten umgehen. Neu konvertiert Acrobat 9 Pro Extended die gängigen Video-Formate wie Quicktime und Windows Media Video in Adobe Flash und sorgt so für eine einfache Integration in PDF-Dateien. Auch Powerpoint-Dokumente wandelt das neuste PDF-Werkzeug in Flash um und integriert sie dann in ein PDF. Ebenso besteht die Möglichkeit, Flash Widgets einzubauen. Webservices benutzen diese Mini-Applikationen, um Inhalt zu liefern, beispielsweise Aktienkurse, Karten und Spiele. Anwender, die den Acrobat Reader 9 installiert haben, können den Inhalt des PDF-Files on- oder offline direkt in der Datei begutachten. Es braucht keinen separaten Media Player mehr. Auch mit dem Acrobat Reader 8 lassen sich die Inhalte anschauen. Dazu werden sie allerdings mit dem passenden externen Programm geöffnet. Anwendern, die noch mit den Acrobat-Reader-Versionen 6
und 7 arbeiten, empfiehlt Adobe ein Update auf die aktuellste Fassung.
Was Anwender bislang unter dem Namen PDF-Paket kannten, heisst in der neunten Acrobat-Version neu PDF-Portfolio. Mit dieser Funktion werden zahlreiche Formate wie Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint), Bilder (JPG, BMP, GIF, PNG und TIFF), Karten, 3-D-Files, Text- und Audiodateien sowie Flash-Animationen und Flash-Programme in einem Dossier gebündelt. Die darin enthaltenen Dokumente werden allerdings nicht einfach ins PDF-Format konvertiert, sondern bleiben in ihrer Ursprungsfassung bestehen. Deshalb können sie ohne Probleme geöffnet und bearbeitet werden. Die Änderungen werden vom PDF-Portfolio automatisch übernommen.
Insgesamt wurde die Zusammenarbeit mit Anwendungen wie der Tabellenkalkulation Excel erweitert und verbessert. So lassen sich aktualisierte Tabellen jetzt einfacher auch innerhalb eines PDFs auf den neuesten Stand bringen. Auch nur online verfügbare Quellen können in die Dokumente eingebunden werden, etwa ein RSS-Feed, der in einer Firmenpräsentation regelmässig aktualisierte Zahlen anzeigt.
Wenn mehrere Leute mit und an einem Dokument arbeiten, findet man oft nur mühsam heraus, was der andere an der Datei verändert hat. Hier schafft der neue Dokumentenvergleich in Acrobat 9 Abhilfe. Vergleichbar sind Bilder, Texte, Tabellen und Powerpoint-Präsentationen im PDF-Format.
Die Handhabung ist einfach: Nach Eingabe der beiden zu vergleichenden Dokumente kreiert Acrobat ein File, bei dem alle Veränderungen farbig markiert sind. So ist leicht zu erkennen, welche Änderungen vorgenommen wurden respektive was durch was ersetzt worden ist.
Ganz im Zeichen der Zusammenarbeit steht auch Adobes neuer Hosted Service Acrobat.com. Diese Plattform ermöglicht es, dass mehrere Leute gleichzeitig ein und dasselbe Dokument bearbeiten. Ausserdem kann man so seine Dateien den anderen zur Verfügung stellen. Auch hier ist die Handhabung relativ einfach, das Heraufladen eines PDF-Portfolios dauert nur wenige Sekunden. Danach steht das Dokument allen zur Verfügung, die darauf zurückgreifen müssen.
Wie in den bisherigen Versionen kann man auch in Acrobat 9 existierende PDF-Dateien oder gescannte Dokumente in Formulare umwandeln. Im Bearbeitungsmodus hilft eine übersichtliche Seitenleiste bei der Erstellung eines Formulars. Neu ist die Tracking-Option, die Rücklaufdaten sortiert, filtert und durchsucht.
Mit Hilfe des Formularassistenten kann man auch eigene Formulare von Grund auf neu erstellen. Dazu wird der Adobe LiveCycle Designer genutzt, der in den Acrobat-Versionen Pro für Windows und Pro Extended integriert ist.
Nach der Erstellung der Formulare, die zwar etwas aufwendig, aber nicht schwierig ist, lassen sich diese per E-Mail verschicken oder auf einen gemeinsamen Server laden. Danach kann verfolgt werden, wer das Dokument ausgefüllt und zurückgeschickt hat. Zudem werden die Antworten bei Bedarf analysiert und in ein Spreadsheet exportiert.
Bislang konnten Anwender PDFs mit einem 128-Bit-Passwort sichern. Neu lassen sich die Dokumente auch mit einem 256-Bit-Kennwort oder einem Zertifikat verschlüsseln. Wie bisher kann man ein Geheimwort zum Öffnen der Datei einrichten oder ein Kennwort, dass nur den Zugriff auf bestimmte Funktionen zulässt wie beispielsweise das Drucken oder Kopieren von Inhalten. Auch die Schwärzungsfunktion ist leistungsfähiger. So kann man nun nicht mehr nur nach einem Wort, sondern auch nach Wortlisten zur Schwärzung suchen. Ebenso besteht die Möglichkeit, nach Mustern wie Kreditkartennummern und E-Mail-Adressen zu forschen sowie Metadaten und versteckte Layers zu löschen.
Erstaunlicherweise kaum besser als in der Vorgängerversion 8 funktioniert der Word-Export, der eigentlich mit einem Klick aus einem PDF ein editierbares Word-Dokument machen sollte, bei dem Formatierung und Layout erhalten bleiben. Bei einfachen Vorlagen gelingt dies, bei komplexen Dokumenten bekundet Acrobat 9 dagegen noch immer Mühe. Die Fonts stimmen kaum überein. Tabellen werden zwar erkannt, deren Beschreibung landet aber irgendwo, was im ganzen Dokument zu mühsamen Verschiebungen führt.
Während Acrobat 8 nur die Unterformate PDF/A und PDF/X für Archivierung und Druck zur Auswahl bot, steht im Acrobat 9 nun noch PDF/E zur Verfügung, was für Architektur und Geo-Informationssysteme geeignet ist.
Vor allem bei Profis könnte der Acrobat 9 Pro Extended für Begei-sterung sorgen. Trotz den vielen Features und der Flash-Integration arbeitet das Programm schnell und ist einfach zu bedienen. Auch als Collaboration-Tool dürfte Acrobat 9 insbesondere in Kombination mit dem Hosted Service Acrobat.com Anklang finden.
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