Die technischen Rahmenbedingungen werden für IT-Governance nicht einfacher. Die dynamische Entwicklung der Unternehmen hat in der IT-Landschaft deutliche Spuren hinterlassen. Homogene Systeme sind mittlerweile die grosse Ausnahme, der System-Zoo ist die Regel. Die IT muss unterschiedliche Betriebssysteme, vielfältige Hardwareplattformen, Kommunikationseinrichtungen, alte Host-Anwendungen und neue Web-Applikationen integrieren. Die Projektteams arbeiten weit verstreut an verschiedenen Orten, womöglich auf verschiedenen Kontinenten und in unterschiedlichen Zeitzonen. Einige Ressourcen sind ausgelagert, andere werden dazugekauft und müssen integriert werden. Keine Frage: Die Herausforderungen hinsichtlich Umfang und Komplexität der Projekte und des IT-Portfolios haben eine neue Dimension erreicht. Und dennoch muss die IT dafür sorgen, dass ihre Systeme einen positiven Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens leisten.
Traditionell haben viele Unternehmen bei der Sicherung der IT-Governance den Hebel zunächst beim Software Change und Configuration Management angesetzt. Hier steht das Zusammenspiel einer Vielzahl von Applikationen bei der Definition oder Neuordnung von Geschäftsprozessen im Fokus. Die Entwicklung und Anpassung von Software muss daher über den gesamten Application Lifecycle hinweg konsistent prozessgesteuert organisiert sein und mit den Business-Anforderungen abgestimmt sein.
Zur Abstimmung der Projektarbeit hat sich in Unternehmen die Definition eines IT-Governance-Frameworks als hilfreich erwiesen. Ein solches Framework trägt entscheidend dazu bei, die Relationen zwischen Strategie, Implementierung und Betrieb zu definieren und abzubilden. Durch die Festlegung der Prozesse entsteht das notwendige Gerüst zur Steuerung der Softwareprojekte. Das gesamte Projekt- und Portfoliomanagement kann sich dann auf seine Kernaufgabe konzentrieren, also für die Einhaltung der strategischen und operativen Ziele sorgen und dafür notwendigen Ressourcen bereitstellen.
Gleichzeitig bringt ein solches Framework Klarheit in die Beziehungen zwischen der IT und den Fachabteilungen. Durch diese Klärung kann IT-Governance auch dazu beitragen, den Lebenszyklus der Applikationen, Services und der sie unterstützenden Technologien, die gemeinsam das IT-Portfolio eines Unternehmens bilden, effektiv zu steuern.
Viele der bislang verwendeten Methoden zur Steuerung im Projektmanagement sind den aktuellen Herausforderungen jedoch nicht mehr gewachsen. Isolierte, projektorientierte Ansätze verstärken häufig nur die durch Veränderungen verursachten Kosten, Risiken und Qualitätsverluste. Nur ein Ansatz, der die verschiedenen Rollen, Gruppen, Standorte und Technologien im Lifecycle integriert, kann die von der Geschäftsstrategie vorgegebenen Ziele erreichen.
So zeichnet sich immer mehr ab, dass entsprechend der enorm gewachsenen Bedeutung der IT für das Unternehmen, eine durchgängige IT-Governance durch umfassende, ganzheitlich orientierte Ansätze sichergestellt werden muss. Dabei gilt es, alle Projekte, Aufgaben, Budgets, Ressourcen usw. zu betrachten und zu vergleichen.
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IT-Governance auf Basis von PPM
Die Antwort auf die wachsenden Anforderungen an die IT-Governance gibt das Projekt- und Portfolio-Management (PPM). Unternehmen können damit ihre IT wie ein Investment-Portfolio verwalten; sie können Ziele definieren, Risiken kontrollieren, die Anforderungen an die Ressourcen ausgleichen und fortlaufend kontrollieren, in wie weit die Vorgaben und Ziele erfüllt werden. Den Verantwortlichen stehen somit Informationen zur Verfügung, mit denen sie fundierte Entscheidungen über das IT-Portfolio und die Verteilung von IT-Ressourcen treffen können. Was dabei besonders wichtig ist: Durch die unternehmensweite Transparenz lassen sich die einzelnen Projekte priorisieren und mit der Business-Strategie abstimmen. Für das eine oder andere Projekt kann daraus durchaus folgen, dass es nicht – nicht mehr – in die Gesamtstrategie passt. Ein Aspekt der bei isolierten Ansätzen naturgemäss keine Rolle spielt.
Mit PPM können Unternehmen alle wichtigen Bereiche des IT-Governance in einer konsistenten Lösung abdecken, also vor allem die Bereiche Portfolio Management, Project Management, Resource Management, Demand Management, Financial Management und schliesslich auch Application Portfolio Management. Erst durch das Zusammenfügen dieser unterschiedlichen Aspekte ergibt sich ein Gesamtbild, das mit den strategischen Zielsetzungen eines Unternehmens in Übereinstimmung gebracht werden kann. Auf dieser Basis lassen sich verlässliche Aussagen über die IT-Governance machen und entsprechende Steuerungsmassnahmen ergreifen. Somit kann die IT wirklich gewährleisten, dass ihre Aktivitäten einen adäquaten Beitrag zum Unternehmenserfolg liefern.
Faktoren von IT-Governance
- Portfolio Management: Steuerung der IT-Investitionen
- Project Management: Einleitung, Planung und Verfolgung von Projekten.
- Resource Management: Analyse der Ressourcenkapazität und Abschätzung der der Auswirkungen von Projektänderungen auf die Ressourcen
- Demand Management: Unterstützung der IT bei der Erfassung aller Bedarfsquellen und der Kanalisierung von Anforderungen durch entsprechende Genehmigungen.
- Financial Management: umfassende Beurteilung von Finanzindikatoren und Verwaltung von Lebenszykluskosten.
- Application Portfolio Management: Ausweitung des PPM-Prozesses auf die Business-Anwendungen aus.
