Wenn andere den Markt anscheinend schon untereinander aufgeteilt haben, kommt plötzlich Microsoft aus dem Hintergrund und überholt die Konkurrenz doch noch. Alte Geschichte, neuer Inhalt: Microsoft wartet mit einer Search-Strategie auf, die das Stadium des Belächelt-Werdens hinter sich hat. Durch vielseitige Integrationsmöglichkeiten und ein paar mächtige Funktionen bringt Microsoft die momentan Hype-verdächtige Thematik auf einen Business-Level, auf dem man konkret werden kann.
Search bedeutet bei Microsoft nicht nur Informationen finden. Das ist nur der Anfang. Um für eine Organisation wertvoll zu sein, muss eine Search-Lösung die Möglichkeit bieten, etwas Sinnvolles mit den Informationen anzufangen. Search sollte ein integraler Bestandteil einer IT-Infrastruktur sein. Der Clou an den Search-Lösungen, die Microsoft anbietet, ist, dass sie sich nahtlos in eine bestehende Infrastruktur integrieren lassen. Gleichzeitig bieten sie dem Benutzer ein Werkzeug, das er direkt aus seiner gewohnten Umgebung heraus nutzen kann.
Getrieben vom Bedürfnis, den Mitarbeitern einen besseren Zugang zu Business-Informationen zu geben, suchen Unternehmen nach Lösungen, die eine effiziente Suche in den unternehmensweit verteilten Datenquellen ermöglichen. Der ursprüngliche Grund, Search-Lösungen einzusetzen, liegt aber in der seit Jahren stattfindenden Informationsexplosion. Durch Informationszuwachs geraten Mitarbeiter zunehmend unter Druck, mit der Informationsflut etwas Sinnvolles anzufangen. Sie verbringen zunehmend Zeit mit der Suche nach Informationen, und das kostet Geld.
Um ihre Ziele erreichen zu können, müssen Mitarbeiter Zugang zu Leuten und Daten haben, die sie für Entscheidungen benötigen. Die Informationen müssen dabei möglichst relevant sein, um einen Mitarbeiter von unnötigen und verwirrenden Daten zu entlasten respektive ihm genügend Details zu liefern. Es darf dabei keine Rolle spielen, aus welchen Systemen die Informationen stammen. Search sollte gerade auch Zugang zu jenen Systemen verschaffen, die für den Gelegenheitsbenutzer schwer zu bedienen sind. Die gezeigten Informationen müssen natürlich auch adäquat geschützt werden, um sicherzustellen, dass sie nur für berechtigte Benutzer zu sehen sind. Ein Geschäftsleitungsmitglied hat in der Regel eine komplett andere Sicht als beispielsweise ein Sachbearbeiter. Es geht also darum, die richtigen Informationen der richtigen Person rechtzeitig im richtigen Format zugänglich zu machen.
Beeinflusst von der Search-Funktionalität im Internet, haben die Mitarbeiter einer Organisation nun aber ganz klare Vorstellungen und hohe Erwartungen an eine Search-Lösung. Internet Search hat sich in den letzten Jahren zu einer einfachen Methode entwickelt, Informationen zu jedem erdenklichen Thema zu finden. Mitarbeiter glauben deshalb zu wissen, wie eine solche Lösung im Business-Umfeld auszusehen hat. IT-Professionals haben Mühe, die gewünschte Lösung zu liefern, denn Enterprise Search und Internet Search unterscheiden sich stark voneinander. Abgesehen davon, dass Suchen im Unternehmen viel ambitiöser sind, eine Vielzahl von Formaten berücksichtigt werden müssen und oft ein limitierter Scope und eine Gewichtung nach Themen gewünscht sind (z.B. Marketing wichtiger als Verkauf etc.). Hier sind die vier wichtigsten Unterschiede genannt:
- Link-Struktur: Im Internet herrscht eine starke Tendenz, Inhalte miteinander zu verlinken und zu kommentieren. Im Gegensatz dazu werden in einem Unternehmen Inhalte kaum verlinkt – und wenn, dann höchstens als Navigationshilfsmittel. Deshalb kann Enterprise Search diese Link-Struktur und die damit verbundenen Taxonomien nicht nutzen.
Microsoft hat dieses Dilemma erkannt und eine ganze Palette an Search-Lösungen im Angebot, die sich alle ergänzen und praktisch jedes Bedürfnis abdecken:
- Live Search: Der Nachfolger von MSN Search soll auf dem Internet zu den richtigen Suchergebnissen führen und kann über SharePoint Search in die Enterprise-Lösung integriert werden.
- Desktop Search: Integriert in Windows Vista oder als kostenloser Download für Windows XP erhältlich, ist diese kostenfreie Lösung in erster Linie zur Indexierung der persönlichen Daten auf dem Desktop und in Outlook gedacht. Benutzer suchen gleich wie auf dem Internet, können von hier aus aber auch eine Enterprise-Search-Lösung oder Live Search aufrufen.
- SharePoint Search: Die Enterprise-Search-Lösung von Microsoft basiert auf der SharePoint-Plattform und ermöglicht das Durchsuchen sämtlicher Back-end-Systeme. SharePoint Search gibt
es momentan in vier Produktvarianten (siehe Kasten).
Während Desktop Search schon ab einem einzigen PC sinnvoll ist und sich somit für kleine Unternehmen bestens als Einstieg eignet (die Lösung kann auch zentral verwaltet werden), ist SharePoint Search meist ab einer Firmengrösse von 20 PCs sinnvoll. Mit einer SharePoint-Lösung sind von der kostengünstigen bis zur ultrakomplexen Enterprise Search alle Varianten denkbar. Das Produkt skaliert sehr weit (bis zu 50 Millionen Dokumente pro Index) und erfüllt neben vielen Benutzeranforderungen auch die Bedürfnisse der IT im Deployment und Betrieb der Lösung. Granulare Administrationsfunktionen inkl. API stehen zur Verfügung, mit denen die Infrastruktur überwacht, analysiert und getunt werden kann.
Wenn Relevanz Key ist
SharePoint Search kann direkt in Business-Systeme eingebettet und von dort aus aufgerufen werden. Das gleiche gilt auch für die Integration in Desktop Search und in Office-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook. Nebst dem klassischen Einsatz als Suchwerkzeug für unstrukturierte Informationen dient SharePoint Search auch als Interface zu Business-Systemen, zu denen der Benutzer sonst nur schwer Zugang hat. Dank dem Business Data Catalog (BDC) können qualifizierte Abfragen über offene Standards wie XML und SOAP direkt im Back-end-System ausgelöst werden. Es lassen sich auch Suchresultate verfeinern oder Abfragen speichern.
Andere Mitarbeiter wissen oft mehr oder andere Dinge, als was üblicherweise in einem Unternehmen dokumentiert ist. Einen Experten auf einem bestimmten Gebiet oder einen Mitarbeiter mit einer spezifischen Erfahrung oder Rolle im Unternehmen zu finden, kann unter Umständen wertvoller sein als ein Spreadsheet. Microsoft hat erkannt, dass es im Job darauf ankommt, mit den richtigen Leuten zusammenzuarbeiten, und bietet in SharePoint mit der People Search die entsprechende Lösung.
Insgesamt macht die Microsoft-Search-Strategie einen abgerundeten Eindruck. Als Schwachstelle bereits identifiziert wurde die Lizenzierung, die selbst Microsoft-intern für Verwirrung gesorgt haben soll. Aber abgesehen von diesem altbekannten Problem darf man auf die Reaktion des Marktes gespannt sein.
Patrick Püntener ist Mitglied der Geschäftsleitung der Basler itsystems AG. Sie erreichen ihn unter patrick.puentener@itsystems.ch
