Es geht nicht ohne Meeting

Wir alle haben sie schon erlitten, diese endlosen Meetings mit zermürbenden Grundsatzdiskussionen und zähen, fruchtlosen Verhandlungen. Besprechungen dominieren den Berufsalltag. Uneffektive Besprechungen sind aber auch die grössten Zeitdiebe in den Unternehmen. Und damit ein wichtiger Kostenfaktor: Falsch geplante, unzureichend vorbereitete und schlecht geführte Meetings kosten wertvolle Arbeitszeit, in der Wichtiges liegen bleibt. Danach fragen wir uns oft: Was hat diese Besprechung eigentlich gebracht?

Nötig oder überflüssig?

An der Frage der Notwendigkeit oder Nutzlosigkeit von Sitzungen scheiden sich seit jeher die Geister. Untersuchungen belegen immer wieder die gleichen Kritikpunkte: mangelhafte Organisation, fehlende Vorbereitung, unklare Zieldefinition, schlechte Gesprächsleitung, keine Entscheidungen - das ergibt Veranstaltungen, in die viele hineingehen, aus denen aber wenig herauskommt.

Im Grunde weiss jeder, dass es ohne Meetings nicht geht. Im Alltag der meisten Unternehmen sind Sitzungen - trotz Intranet, Groupware, Videokonferenzen, Kompetenznetzwerken, Work-outs und anderen modernen Kommunikationsformen - die gegebene Form der innerbetrieblichen Kommunikation. Immer, wenn es darum geht, Informationen gezielt an die richtigen Leute zu bringen, die persönliche Verantwortung für eine bestimmte Aufgabe zu stärken, Lösungen zu finden oder Mitarbeiter zu motivieren und zu mobilisieren, bietet sich ein Meeting als geeignetes Medium an.

Die Frage ist aber erstens, welche Form des Meetings der Aufgabe angemessen ist, und zweitens, ob sich das Problem nicht auch auf andere Weise als durch ein zeitaufwendiges Meeting lösen lässt.

Das A und O

Der beste Weg zum erfolgreichen Meeting führt über einen guten Moderator, sind sich einschlägige Experten einig. Dieser wird gern als "eierlegende Wollmilchsau" gesehen, die einerseits dafür sorgt, dass sich die Mitglieder der Gruppe nicht in den Haaren liegen, und andererseits für ein gutes Ergebnis des Treffens zuständig ist. A und O jeder Sitzung sind ein Zeit- und Themenplan - natürlich nur, wenn man sich daran hält. Egal, ob eine Verhandlung oder eine Präsentation zur Informationsabgabe ansteht: Gut vorbereitet ist halb gewonnen. Die Teilnehmer müssen sorgfältig ausgewählt und so früh wie möglich über den Zweck der Sitzung informiert werden. Eine Traktandenliste allein genügt nicht. Sämtliche wichtigen Unterlagen gehören zum Informationsmaterial für die Geladenen. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich die Sitzungsteilnehmer ausreichend auf den Anlass vorbereiten können. Stehen Ort, Datum und Sitzungsdauer einmal fest, kann sich der Sitzungsleiter kleineren, aber nicht weniger wichtigen Dingen zuwenden. Beispielsweise dem kulinarischen Aspekt, der unter Umständen einen wichtigen Beitrag zum Gelingen eines Business-Meetings leisten kann.

"Sitzungen sind wichtig", sagt Peter Weidmann, Geschäftsführer von BW Digitronik in Uster. "Im persönlichen Gespräch können Mitarbeiter besser motiviert werden, und Mitteilungen sind überzeugender als in schriftlicher Form". Peter Weidmann hat für seine Meetings ganz klare Richtlinien: "Erstens braucht jedes Meeting eine Traktandenliste, zweitens bedingt eine effiziente Sitzung, dass sich die Teilnehmer gut vorbereitet haben, und zu guter Letzt braucht jede Versammlung eine klare Führung."

Oft sind die Meinungen so verschieden, dass sie nur schwer unter einen Hut zu bringen sind. Genau dies muss aber das Ziel des Moderators sein. Akzeptieren die Teilnehmer die Sitzungsergebnisse, stehen die Chancen gut, dass die Beschlüsse auch umgesetzt werden.

Stehen statt sitzen

Zeit sparen und effizient arbeiten - das scheinen auch die Gründe für Trends wie "Business-Breakfast" oder "Stehungen" (Standings) zu sein. Besonders die New Economy lädt gerne zu Meetings dieser doch etwas anderen Art. Bei Standings bleiben Vorbereitungen wie lästiges Sessel-Aufstellen, Platz-Schaffen und Raum-Finden aus. Dazu kommt, dass, wer immer auch kommt, auf jeden Fall einen Platz findet und sich keiner in der letzten Reihe verkriechen kann. "Diese Art Meetings ist sicher eine hervorragende Möglichkeit für Kurzinfos. Allerdings ist sie nicht in jedem Fall anwendbar. Bei Sitzungen, an denen zusammen etwas erarbeitet werden muss oder an denen die Teilnehmer mitschreiben müssen, ist sie weniger geeignet", erklärt Peter Weidmann.

Standings sind die Meetings der Zukunft, zeigt eine Umfrage von Verhaltensforscher der University of Missouri: Diese fanden heraus, dass die gewöhnlichen Sitz-Konferenzen um gut ein Drittel länger dauern als Standings. Noch dazu sind die Stehenden weitaus zufriedener mit Effizienz und Ergebnis ihrer Treffen, vor allem, weil sie weniger Zeit in Anspruch nehmen. Und diejenigen, deren Füsse nach längeren Standings vielleicht doch rebellieren, die können sich ja noch immer einen Sessel holen...