Mobile Printing - Goodie für Externe

Rund sechs Monate ist es her, seit die Baloise Group einen Schritt gewagt hat, den bislang nur wenige Schweizer Unternehmen gemacht haben: Der europäische Anbieter von Versicherungs- und Vorsorgelösungen hat an seinem Hauptsitz in Basel, in den Schweizer Direktionen und in den Ausbildungszentren den mobilen Druck eingeführt. Man habe damit ein Bedürfnis von externen Partnern, Besuchern und Kunden befriedigen wollen, wie Marc Andrey, Leiter des User Service Centers der Corporate IT bei der Baloise Group, erklärt: «Wir waren oft mit Externen konfrontiert, die gerne ein Dokument in unseren Räumlichkeiten ausgedruckt hätten. Hierfür mussten sie die Datei bisher jedoch immer vorgängig an einen internen Mitarbeitenden schicken, der den Druckauftrag von seinem Rechner aus starten konnte.» Um diesem Ärgernis Abhilfe zu verschaffen, habe sich die Baloise Group daher auf die Suche nach einer passenden Lösung gemacht. Diese hat man in der Mobile Printing Solution von Druckerhersteller Xerox gefunden.

«Xerox Mobile Print ermöglicht unseren Besuchern, Dokumente direkt von ihrem mobilen Endgerät – sei dies nun ein Smartphone, ein Tablet oder ein Laptop – an einen der Unternehmensdrucker zu senden. Welches Betriebssystem auf dem mobilen Endgerät verwendet wird, spielt dabei keine Rolle», so Andrey. Die Lösung funktioniert, indem der Nutzer eine E-Mail mit dem gewünschten Dokument an eine interne, festgelegte E-Mail-Adresse schickt, und daraufhin als Antwort einen Pin-Code erhält. Diesen Code muss der Anwender anschliessend am ausgewählten Drucker eingeben, um den Druckauftrag abzuschliessen.

Unterstützung vom Spezialisten

Mit der Umsetzung des Mobile-Printing-Projektes beauftragt wurde die Corporate IT, sprich die zentrale Organisationseinheit für Informatik- und Kommunikationsdienstleistungen der Baloise Group, sowie die IT-Schweiz von Baloise. Obwohl sich die technische Umsetzung laut Andrey nicht allzu komplex gestaltete, holten sich Corporate IT und IT-Schweiz für alle Fälle Hilfe vom Lösungsanbieter. «Ich bin der Überzeugung, dass man als Unternehmen nicht versuchen sollte, eine mobile Druckerlösung auf eigene Faust nach Handbuch zu installieren. Man sollte immer einen Spezialisten für die jeweilige Software zur Hand haben und auch alle notwendigen internen Spezialisten an einen Tisch holen – genau wie bei allen anderen Software-Implementierungen auch.»
Für Xerox habe man sich entschieden, da man bereits vor zwei Jahren einen Rahmenvertrag mit dem Hersteller abgeschlossen habe, um den Kauf von Druckern für alle Konzerngesellschaften zu regeln. Der Druckerhersteller wusste dabei mit dem besten Preisleistungsverhältnis zu überzeugen. Ausserdem bezieht die Baloise Group auch Managed Print Services von Xerox. «Unsere Drucker melden dem Dienstleister automatisch, wenn der Toner leer ist und nachbestellt werden muss, oder wie viele Blätter gedruckt werden. Wir haben jedoch auch intern Personal, das sich um den Support der Drucker kümmert», präzisiert Andrey. Diese Dienstleistungen können auch jetzt, nach der Implementation von Mobile Print, problemlos bezogen werden.

Sicherheit geht vor

Während die Implementation der Lösung auf technischer Seite wie bereits erwähnt ohne Probleme verlief, ergaben sich die Schwierigkeiten eher auf Seiten der internen Abklärungen. So musste die Lösung Xerox Mobile Print vor dem Rollout beispielsweise genauestens auf die Sicherheit überprüft werden. «Wir haben den Dienst mit unserer IT-Security-Abteilung unter die Lupe genommen, um sicherzustellen, dass nicht von einem virenverseuchten Gerät aus gedruckt werden kann, Viren via die Drucker verbreitet oder unerwünschte Druckaufträge von ausserhalb ausgelöst werden können», führt Andrey diesen Aspekt etwas weiter aus.

Daneben spielte aber noch ein anderer Sicherheitsfaktor eine wichtige Rolle: Die übermittelten Daten dürfen die Schweiz nie verlassen und sollen auch nicht beim Dienstleister abgelegt werden. «Alle E-Mails werden ausschliesslich auf einem Server gespeichert, der bei uns im Hauptsitz untergebracht ist. Für uns als Finanzdienstleister ist die Sicherheit ein besonders essentieller Aspekt, dem Rechnung getragen werden muss. Das Versprechen der Baloise Group-lautet ‹Wir machen Sie sicherer› – und die Sicherheit zählt auch im Rahmen solcher internen Infrastruktur-Projekte», erläutert Andrey.

Orientierungshilfe leisten

Um die Lösung auch in der Praxis zu testen, wurde während eines Monats in einem Stockwerk des Hauptsitzes zudem ein Pilotversuch durchgeführt. «Wir konnten einige Mitarbeitende sowie einige Mitlieder des Top-Managements dazu motivieren, den Dienst ausführlich zu testen. Das Feedback war sehr positiv», so Andrey.
Damit die neuen Möglichkeiten nach dem Rollout nicht sang und klanglos untergingen, lancierten die Verantwortlichen eine Marketing-Aktion in Form eines Videos, das die Funktionsweise des Mobile-Printing-Dienstes veranschaulicht. Das Video wurde als News im Intranet des Unternehmens gepusht. «Ich bin der Ansicht, dass die Marketing-Aktion wesentlich zum Erfolg des Dienstes beigetragen hat. Die Lösung ist technisch, weshalb den Anwendern eine Orientierung geboten werden muss.»
Da nicht alle Drucker an den Dienst gekoppelt sind, wurden jene, die den mobilen Druck unterstützen, im Zuge dieser Orientierungsbemühungen zusätzlich mit einer Etikette versehen. «Wir haben uns gesagt, wir fangen klein an, und erweitern unseren Bestand, wenn der Bedarf wächst. Derzeit haben wir eine Lizenz für 50 Ausgabegeräte», begründet Andrey den Umstand, dass nicht alle Drucker erschlossen wurden. Auf dem Aufkleber ist neben dem Zeichen für Mobile Printing auch ein QR-Code abgebildet. Wird dieser vom Nutzer eingelesen, erhält er eine ausführliche Anleitung dazu, wie die Lösung funktioniert.

Verhaltene Nutzung

Auch wenn Marc Andrey Xerox Mobile Print als Mehrwert für die Baloise Group wertet, so hält sich die Nachfrage nach dem Dienst in Grenzen. «Wir verzeichnen wöchentlich fünf bis zehn Druckaufträge über die mobile Drucklösung. Das ist nicht viel», gibt er zu. Doch er fügt an: «Es ging nie darum, ein Riesenbedürfnis zu decken. Das Ziel war es, den externen Partnern eine zusätzliche, ergänzende Dienstleistung anbieten zu können.»
Als Grund für die verhaltene Nutzung des Dienstes sieht das Corporate-IT-Mitglied die zunehmende Digitalisierung. So werden seiner Meinung nach immer mehr Dokumente nicht mehr in Papierform sondern elektronisch verteilt – Tendenz steigend.
Basierend auf dieser Feststellung rät Andrey jedem Unternehmen, genau abzuwägen, ob es sich lohnt, eine mobile Drucklösung einzuführen. «Da wir am Hauptsitz und in unseren Schulungszentren sehr viele Externe haben, hat sich die Implementation der Lösung für die Baloise Group gelohnt. Für kleine Unternehmen würde die Lösung vielleicht weniger rentieren, da der resultierende Output den Aufwand und die Kosten nicht rechtfertigt.» Er betont jedoch auch, dass die Kosten mit einigen 10’000 Franken marginal seien. Und auch der Aufwand sei verkraftbar. So habe das Projekt für vier Mitarbeitende ein paar Stunden in Anspruch genommen. «Das Aufkleben der Etiketten, welche die Mobile-Printing-Unterstützung der Drucker kennzeichnen, und die Vorbereitung der Informationen sowie der Marketing-Aktionen haben länger gedauert», meint Andrey lachend.

Mehr Flexibilität

Die Baloise Group hat sich nach den positiven Erfahrungen mit dem mobilen Druck dazu entschieden, auch in Zukunft verstärkt auf diese Technologie zu setzen. So soll in einem nächsten Schritt die Follow-me-Lösung Equitrac im Unternehmen eingeführt werden. Diese soll im Gegensatz zu der bereits existenten Lösung vor allem den internen Mitarbeitenden einen Mehrwert bieten. Sie erlaubt es ihnen nämlich, einen Druckauftrag auf einem Rechner – sei das nun ein Notebook, ein Desktop-PC oder ein Ultra Thin Client – zu starten und unter Benutzung ihres Badges oder eines persönlichen Pin-Codes an jedem beliebigen Drucker des Unternehmens abzuschliessen. Dadurch können die Mitarbeitenden flexibler agieren.
Dieser gesteigerten Flexibilität kommt insbesondere deshalb eine tragende Rolle zu, weil das Unternehmen demnächst das Flex-Office einzuführen gedenkt. Ein entsprechender Testlauf wurde bereits eingeleitet. Das Flex-Office bedeutet für die Mitarbeitenden, dass sie keinen fixen Arbeitsplatz mehr zur Verfügung haben werden, sondern stattdessen in einem ihnen zugewiesenen Bereich täglich den Schreibtisch wechseln. Im Zuge dieser Umstrukturierung plant die Baloise Group, auch die Zahl der verfügbaren Drucker massiv zu reduzieren. «Haben wir heute rund vier bis fünf Geräte pro Stockwerk im Einsatz, so sollen es in Zukunft nur noch zwei bis drei sein», gewährt Andrey einen Ausblick. «Da ist eine höhere Flexibilität natürlich von Vorteil.» Die Pilotphase der Follow-me-Lösung soll in diesem Monat gestartet werden. (af)