Über 60 Prozent der Teilnehmer der «Dokulife-Printerumfrage 13», die vom Marktforschungsunternehmen Dokulife in Zusammenarbeit mit Brother erhoben wurde, gaben im vorigen Jahr an, bereits ein Smartphone für berufliche Zwecke zu nutzen. 29 Prozent setzen im Arbeitsalltag auf handliche Tablet-Computer. Befragt wurden Nutzer, IT-Manager und Einkäufer von Druckgeräten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz – mit dem Ziel, Details über das Druckverhalten mit den neuen mobilen Endgeräten zu erhalten. Ein Drittel der Nutzer druckte demnach bereits vom Mobile Device, während fast jeder zweite der rund 8400 Umfrageteilnehmer sich diese Möglichkeit wünschte, aber aus verschiedenen Gründen nicht realisieren konnte. Genannter Hauptgrund: kein passender Drucker.
Der Befund kontrastiert zum wachsenden Angebot seitens der Hersteller, die sich in den vergangenen Jahren verstärkt dem Thema «Drucken via Smartphone» und anderen mobilen Geräten angenommen haben. Die Bandbreite an Lösungen umfasst dabei Geräte und Software für E-Mail-basiertes Drucken, die Bereitstellung proprietärer Apps sowie herstellerübergreifende Technologien wie Apple Airprint zum Drucken über iOS-Devices oder Google Cloud Print.
Anforderungskombination als Hürde
Mit der Evaluierung, Konzeptionierung und Implementierung von Mobile-Printing-Lösungen erweitern Anbieter von Managed Print Services ihre Dienstleistungen im Firmenkundenumfeld. Neben einer konsolidierten Druckerlandschaft und einem effizienten Geräte- und Verbrauchsmaterialmanagement wird die Verfügbarkeit der Drucker für mobile Endgeräte ein zusätzlicher Optimierungsbaustein in der Output-Strategie. Dabei gilt es, Mobility- und Print-Ressourcen im Unternehmen auf einfache und sichere Weise zu verbinden.
Nach Einschätzung von Branchenexperten bildet aber genau diese kombinierte Anforderung noch eine Hürde für den zügigen Wandel hin zum Mobile Printing. Zum einen sehen viele IT-Verantwortliche mobiles Drucken als Risikofaktor, wenn es – wie bei der Nutzung von Cloud-basierten App-Lösungen – über die Grenzen des Unternehmensnetzwerks hinaus reicht. Zudem funktionieren zahlreiche Hersteller-App-Lösungen zwar mit unterschiedlichen mobilen Endgeräten, erfordern aber eine homogene Druckerlandschaft – was bei Unternehmen mit gewachsenen Infrastrukturen eher selten der Fall ist.
Ein allgemeiner Standard, der heterogenen Mobility- und Printing-Infrastrukturen gerecht wird, ist derzeit nicht in Sicht. Die seit vorigem Jahr in Sachen Standardisierung aktive Mopria Alliance (mehr dazu auf S. 34) von Canon, HP, Samsung und Xerox adressiert die mögliche Gerätevielfalt beim Kunden. Einige im Business-Umfeld bedeutende Druckerhersteller wie Lexmark, Kyocera oder Konica Minolta sind jedoch nicht Teil dieser Allianz, was die Reichweite der Bemühungen begrenzt.
Beratung gewinnt an Gewicht
Angesichts fehlender Standards gewinnt die professionelle Beratung an Gewicht. Neben der genauen Analyse der Kundeninfrastruktur und den rechtlichen sowie organisatorischen Rahmenbedingungen – wie beispielsweise der Vertraulichkeit von Daten – nehmen MPS-Anbieter dabei die verschiedenen Nutzungsszenarien in den Blick: Verfolgt der Kunde eine bestimmte Herstellerstrategie? Wird ausschliesslich innerhalb der Büroumgebung gedruckt? Sollen Mitarbeiter in verschiedenen Firmenniederlassungen drucken können? Welche Inhalte dürfen via Mobile Device auf Papier gebracht werden? Je nach Anforderungsprofil entstehen individuelle Lösungskonzepte, die geeignete Hardware, Software und Services umfassen können. So passt beispielsweise zu einer auf iOS-Geräten basierenden Mobility-
Strategie die Nutzung von Airprint-fähigen Druckern – unter der Voraussetzung eines hinreichend verfügbaren WLANs.
Ohne Netzwerkanbindung – aber ebenfalls von kompatibler Hardware abhängig – funktioniert die von einigen Herstellern unterstützte direkte WiFi-Kopplung von Mobilgerät und Drucker durch Near Field Communication. Offenheit für Heterogenität und einen hohen Grad an Sicherheit bieten individuell entwickelte App-Lösungen: Dank massgeschneiderter Software können Druckaufträge hinter der Firmen-Firewall und mithilfe vorhandener Steuerungsressourcen wie dem Active Directory abgewickelt werden – unabhängig vom Betriebssystem des Endgeräts wie auch vom Hersteller der Druckerhardware.
Der MPS-Partner übernimmt die Bereitstellung der Softwarelösung sowie die Implementierung, den Betrieb und die Wartung. Zusätzlicher Vorteil: Bei einem späteren Druckerwechsel bietet die Lösung dem Kunden Investitionssicherheit, da bereits etablierte Prozesse nicht verändert werden müssen. Grundvoraussetzung auf Seiten der Druckerinfrastruktur ist – wie bei vielen Mobile-Printing-Szenarien – die Netzwerkfähigkeit der Drucker oder MFPs, was die meisten der heute in Unternehmen eingesetzten Geräte ungeachtet ihres Alters gewährleisten.
Zukunftssichere Ausrichtung
Experten gehen davon aus, dass die zunehmende Zahl beruflich genutzter mobiler Endgeräte und deren Einbindung in die Unternehmensprozesse das Thema Mobile Printing deutlich forcieren wird. Mobiles Drucken wird sich demnach in den kommenden zwei bis drei Jahren zu einer Standardanforderung im
Output-Management entwickeln. In manchen Branchen könnte der Ausdruck von mobil erfassten und genutzten Informationen dabei eine ergänzende Lösung oder lediglich ein Zwischenschritt zu komplett digitalisierten Dokumentenprozessen sein, zum Beispiel im Rahmen eines Krankenhausinformationssystems (KIS). Deshalb wird es auch künftig auf eine ganzheitliche Betrachtung und individuell passende Lösungen ankommen. Das von MPS-Spezialisten angebotene Outtasking auf Mietbasis ist eine probate Vorgehensweise, um Druckerinfrastrukturen zukunftssicher auszurichten. Denn eine konsolidierte und vereinheitlichte Druckerumgebung erleichtert die Implementierung von mobilen Druck-
lösungen. Zudem ist eine gemanagte Infrastruktur stets auf dem aktuellsten Stand der Technik und damit anschlussfähig an Weiterentwicklungen.
Daniel Schlumpf ist Geschäftsführer von Bechtle Printing Solutions.
