Smartphones und Tablets halten, entweder zusätzlich zum klassischen Notebook oder als Ersatz dafür, auch im Business-Alltag vermehrt Einzug, wie eine Umfrage des Marktforschungsunternehmens IDC aus dem Jahr 2011 belegt. Denn bereits vor drei Jahren erklärte ein Grossteil der Befragten, mindestens ein Mobilgerät für den Zugriff auf E-Mails und Websites zu nutzen. Mehr als 80 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, ihre Tätigkeit erfordere einen gewissen Grad an Mobilität. Seither ist die Zahl der Tablets im Businesseinsatz weiter gestiegen. Dies unter anderem, weil manche Firmen ihren Mitarbeitenden gar keine fixen Arbeitsplätze mehr anbieten – die Mitarbeitenden arbeiten stattdessen von unterwegs, im Home Office oder besetzen in der Zeit, die sie am Firmensitz verbringen, einen Platz, der gerade frei ist und nutzen auch dort mobile Geräte.
Papier bleibt wichtig
Gleichzeitig zu dieser Entwicklung hin zum mobilen Arbeiten hat sich das schon lange prognostizierte «papierlose Büro» bisher nicht verwirklicht. Nach wie vor müssen viele Dokumente in Papierform vorliegen – sei das nun, um eine rechtssichere Kommunikationsgrundlage vorliegen zu haben oder um einen Geschäftspartner, der momentan nicht über die passende elektronische Infrastruktur verfügt, mit den notwendigen Informationen auszustatten. Mit anderen Worten: Es wird auch 2014 gedruckt, und zwar kaum weniger als bisher.
Folglich steigt mit der zunehmenden Mobilität der Mitarbeitenden das Bedürfnis, vom Mobilgerät aus nicht bloss auf Dokumente zugreifen, sondern diese auch ausdrucken zu können – unabhängig von Zeitpunkt und Ort. Dadurch müssten Dokumente nicht mehr im Voraus ausgedruckt und mitgeschleppt werden, was insbesondere beim Besuch anderer Unternehmensfilialen oder aber auf Geschäftsreisen von Vorteil sein könnte. So kann man beispielsweise bei einem Kunden auf dessen Drucker zugreifen, um die Ergebnisse einer Besprechung schwarz auf weiss festzuhalten, einen Vertrag auszuhändigen oder Produktunterlagen abzugeben. Und da man die Daten genau dann drucken kann, wenn man sie tatsächlich braucht, sind die Dokumente immer auf dem neuesten Stand.
Drahtlos direkt drucken
Das Drucken sollte dabei ohne Tricks und Umwege möglich sein. Bisher war es üblich, ein Dokument vom Smartphone zuerst als E-Mail-Anhang an die eigene Adresse zu senden, um es später vom Bürorechner auszudrucken. Das ist kompliziert, unsicher und zeitraubend. Ausserdem liegt der Ausdruck so erst mit Verspätung vor, und nicht einmal dort, wo man ihn eigentlich braucht. Für Dokumente, die sofort vor Ort benötigt werden, wie etwa im Aussendienst, eignet sich dieses Verfahren nicht.
Daher haben verschiedene Hersteller Mobile Printing Apps entwickelt, um den Druckprozess vom mobilen Endgerät auf einen Drucker zu vereinfachen. Die Printing Apps senden die Druckdaten via WLAN, Bluetooth oder NFC vom Mobilgerät direkt an den Printer. Die Apps erkennen dabei die kompatiblen Drucker im Netzwerk, der Anwender braucht lediglich das gewünschte Ausgabe- gerät auszuwählen und den Druckbefehl zu geben. Die herstellereigenen Mobile Printing Apps funktionieren aber bisher jeweils nur mit bestimmten Printer- und MFP-Modellen des jeweiligen Anbieters.
Diesen Umstand möchte Mopria ändern, eine Indu- strieallianz, die von verschiedenen Druckerherstellern gegründet wurde. Der Mopria-Standard soll die Kommunikation zwischen Apps und Wireless-Druckern vereinheitlichen. So soll der mobile Direktdruck in Zukunft herstellerunabhängig von allen zertifizierten Apps auf alle Mopria-konformen Drucker möglich werden. Der Mopria-Standard steht allerdings noch in den Anfängen. Es existieren derzeit zwar einige Mopria-konforme Apps, Drucker mit Mopria-Label stehen erst vor der Einführung.
Authentifizierung in der App und am Drucker
Während sich das drahtlose Drucken direkt von Mobilgerät auf einen Arbeitsplatzdrucker bestens für den privaten Einsatz oder im Home Office eignet, erfordern Unternehmensumgebungen, wo heute vor allem abteilungsweit genutzte Drucker eingesetzt werden, zusätzliche Sicherheitsmassnahmen. Unkontrolliertes Drucken ist nicht erwünscht, denn wenn der Druckjob keinem bestimmten Anwender zugeordnet ist, können vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten: Das Dokument wird sofort gedruckt und liegt im Ausgabefach, wo es auch Unbefugte einsehen können, bevor es vom berechtigten Empfänger abgeholt wird. Auch ein korrektes Accounting ist mit «wilden» Druckjobs nicht möglich.
Solche Sicherheits- und Accounting-Probleme beim Drucken lassen sich durch eine klare Zuordnung zwischen Druckjob und Mitarbeitenden weitgehend eliminieren. Deshalb bieten verschiedene Hersteller in Zusammenarbeit mit Partnern Mobile-Printing-Lösungen an, die vor der Ausgabe eines Dokuments die Authentifizierung der Mitarbeitenden verlangen.
Zunächst ist beim Absenden des Druckjobs an ein Ausgabegerät im Unternehmensnetzwerk – egal ob in einer Mobile Printing App auf dem Mobilgerät oder beim konventionellen Drucken mit dem Büro-PC – die Angabe von Benutzererkennung und Passwort erforderlich. Damit ist garantiert, dass nur Druckjobs von berechtigten Anwendern ins Netzwerk geraten. Die Vertraulichkeit lässt sich durch sogenanntes Pull-Printing mit einer zweiten Authentifizierung gewährleisten: Damit das Dokument auch wirklich ausgedruckt wird, müssen sich die Mitarbeitenden zusätzlich direkt am Drucker oder Multifunktions-Kopierer durch Eingabe eines PIN-Code, mit einer NFC-fähigen Badge-Karte oder per Windows-Logon anmelden. Erst dann wird gedruckt. Das Ausgabegerät muss dazu Pull-Printing unterstützen, was im Allgemeinen durch eine spezielle Embedded-Software ermöglicht wird.
Jeder Druckjob ist somit einem bestimmten Benutzer zugeordnet – eine Anforderung, die in grösseren Unternehmen erfüllt sein muss und auch im KMU immer wichtiger wird. Solche Lösungen sind mit wenig Aufwand einzurichten, es braucht nur ein kompatibles Ausgabegerät sowie eine Mobile Printing App mit Unterstützung für die Authentifizierung, wie sie für Android, iOS und Windows Phone erhältlich sind.
Server-basierte Lösung für grosse Umgebungen
Für grössere Unternehmen mit vielen Druckern und mehreren Standorten bietet sich eine Server-basierte Lösung an. Die mobilen Mitarbeiter schicken ihre Dokumente per E-Mail als Attachment an einen zentralen Dokumenten- und Geräteserver, auf Wunsch auch verschlüsselt, und können sie dann, auch standortübergreifend, an jedem entsprechend eingebundenen Netzwerkdrucker ausgeben. Der Dokumenten- und Geräteserver erkennt anhand der Absenderadresse, ob der Absender zum Drucken berechtigt ist, bereitet das angehängte Dokument zum Druck auf und sendet den Druckjob automatisch an das gewünschte Ausgabegerät, das durch die Zieladresse des E-Mails identifiziert wird.
Auch bei solchen Lösungen erfolgt der Ausdruck meist nach dem Pull-Printing-Prinzip, also erst nachdem sich der Mitarbeiter direkt am Drucker authentifiziert hat, entweder per Pin-Code, Badge oder Windows-Logon oder indem mit dem Mobilgerät ein auf dem Drucker angebrachter 2D-Barcode eingescannt wird. Nur der jeweils Berechtigte kann seine eigenen Dokumente ausdrucken, die Vertraulichkeit bleibt gewährleistet.
Für Gäste, zum Beispiel Aussendienstmitarbeiter eines Lieferanten auf Kundenbesuch, kann eine separate Zieladresse eingerichtet werden, die unter Verzicht auf eine Authentifizierung am Ausgabegerät nur den Ausdruck auf einen bestimmten, speziell dafür vorgesehenen Drucker ermöglicht – also ohne Pull-Printing. So entfällt der komplizierte Umweg, dass der mobile Gast die Dokumente zuerst via E-Mail oder mit Hilfe eines USB-Sticks auf einen Büro-PC des besuchten Unternehmens transferieren muss, um ihn von dort aus durch einen berechtigten Mitarbeiter ausdrucken zu lassen. Im Vergleich zur altgedienten Methode «Dokument auf einen PC transferieren und dort manuell drucken» bietet die E-Mail-basierte Lösung mit zentralem Dokumenten- und Geräteserver deutlich mehr Benutzerfreundlichkeit: Das Dokument muss nur einmal als E-Mail-Anhang verschickt werden, den Rest erledigt der Server automatisch.
Auch punkto Komplexität der Einbindung und Sicherheit bieten E-Mail-basierte Lösungen einen klaren Vorteil gegenüber der Variante Printing-App mit Authentifizierung: Das Mobilgerät muss zum Verschicken der Druckdaten nicht im Unternehmensnetzwerk angemeldet sein. Der Druckjob wird ganz einfach über das öffentliche Internet gesendet. In der IT-Abteilung entfällt der Aufwand, der für die «Bring your own Device»-Integration der Smartphones und Tablets nötig und bei Gastgeräten nur schwer möglich wäre. Auf der anderen Seite fallen zusätzliche Kosten sowie ein gewisser Verwaltungsaufwand für den Dokumenten- und Geräteserver an. Auch bei dieser Lösungsvariante sind weitergehende Funktionen wie Accounting für die exakte Erfassung der Druck- und Kopierkosten, Flottenmanagement und Fernüberwachung des Geräteparks möglich.
In einem Punkt unterscheiden sich alle Varianten des mobilen Druckens vom herkömmlichen Drucken ab Desktop oder Laptop: Auf Tablets und Smartphones wird nicht direkt aus den installierten Office- oder anderen Produktivitäts-Apps gedruckt, die ja mit wenigen Ausnahmen gar nicht über einen Druckbefehl verfügen. Stattdessen werden die fertig abgespeicherten Dokumente je nach Variante an die Mobile-Printing-App oder ans E-Mail-Programm übermittelt, etwa mit Hilfe einer Sharing-Funktion wie «Öffnen mit…» oder über einen Cloud-Speicherdienst. Je nach App beziehungsweise Dokumenten- und Geräteserver werden dabei unterschiedliche Formate unterstützt; Support für Office-Formate und PDF gehört zum Standard.
Skepsis gegenüber Mobile Printing
Mobiles Drucken ist technisch also problemlos möglich. Doch obwohl viele Mitarbeiter von ihren Mobilgeräten aus drucken möchten, spielt das Kriterium Mobile Printing in IT-Ausschreibungen bisher nur eine untergeordnete Rolle. Manche IT-Leiter befürchten, dass sich Mobile Printing nur mit hohem Aufwand einrichten lässt, oder sie stehen der Nutzung von Mobilgeräten im Unternehmen aus Sicherheitsbedenken grundsätzlich skeptisch gegenüber.
Wenn man annimmt, dass fürs mobile Drucken die Mobilgeräte voll ins Unternehmensnetzwerk eingebunden sein müssten, hat diese Skepsis durchaus eine gewisse Berechtigung. Aber zu implementierende Mobile-Printing-Lösungen mit speziellen Apps oder per Versand der Druckdaten per E-Mail sind ohne fundamentale Anpassungen der IT-Infrastruktur möglich, verursachen keine hohen Kosten und bieten Sicherheit – sofern geeignete Ausgabegeräte bereits vorhanden sind. Den CIOs dürfte die Entscheidung damit künftig etwas leichter fallen, in ihrem Unternehmen mobiles Drucken anzubieten. Denn das Bedürfnis ist da, die Mitarbeiter wollen ihre Tablets und Smartphones nicht nur zum Privatvergnügen, sondern in vollem Umfang auch als mobiles Büro nutzen.
Daniel Périsset ist Head of Enterprise Business Team bei Samsung.
