Mehr Eigenregie dank Open Source

Bereits seit ihrem Start auf dem Schweizer Markt im Jahre 1946 ist die H. Maeder AG stets darum bemüht, ihre IT an die sich ständig verändernden Bedürfnisse anzupassen. So wagte der in Oerlikon ansässige Werkzeugimporteur vor rund zehn Jahren denn auch den Schritt in die Open-Source-Welt. «Wir waren damals auf neue Serverlösungen angewiesen und wollten unsere bisherige Zusammenarbeit mit Microsoft nicht unbedingt fortsetzen. Die Hauptgründe hierfür waren zum einen die hohen Kosten und zum anderen die Instabilität der Microsoft-Lösungen», beschreibt Adrian Maeder, der gleichzeitig Inhaber und Geschäftsführer wie auch IT-Verantwortlicher der H. Maeder AG ist, die damalige Situation. «Des weiteren standen wir bei der Anbindung der B2B-Handelsplattform Nexmart, über die wir mit den Kunden kommunizieren, vor der Herausforderung, die verschiedenen Systeme der Kunden und Lieferanten auf einer Schnittstelle zu vereinen. Über die auf Windows programmierte Schnittstelle nahm die Einbindung neuer Features jedoch zu viel Zeit in Anspruch.» In Zusammenarbeit mit seinem langjährigen IT-Partner, dem IT-Dienstleister BB Konvergenz aus Adliswil, entschied man sich daher schliesslich, Server-seitig auf Linux und die Linux-basierte Lösung Open-Xchange (OX) zu migrieren.

Keine Unterstützung vom Hersteller

Die Umstellung ist Maeder zufolge grösstenteils ohne Probleme verlaufen und seine sechs Mitarbeiter haben sich schnell an das neue System gewöhnt. Marco Bleiker von BB Konvergenz mag sich jedoch an eine Schwierigkeit erinnern, mit welcher sich der IT-Dienstleister im Zuge des Migrationsprozesses konfrontiert sah: «Der Hersteller der branchenspezifischen Software, über welche die H. Maeder AG unter anderem die Auftragsbearbeitung abwickelt, verlangt für das Back-end die Unterstützung von Microsoft SQL. Da das KMU mit Linux einen neuen Weg eingeschlagen hat, fuhr der Hersteller seine Support-Leistungen entsprechend zurück. Wir waren somit bei der Problembehebung auf uns alleine gestellt.» Daher wurde während zwei bis drei Monaten erst eine Pilot-Phase durchgeführt, um sicherzustellen, dass das bestehende System während der Migration nicht zusammenbricht. Eigens hierfür erstellte der IT-Dienstleister parallel zum produktiven System auf einem Laptop eine Testumgebung, in der die wichtigsten Funktionen der OX-Lösung geprüft wurden. Ausserdem zog BB Konvergenz vor der finalen Migration zur Sicherheit ein Back-up des gesamten Back-ends des Unternehmens.

Kosten drastisch senken

Da nach der Migration auf Open-Xchange unter anderem die Lizenzgebühren wegfielen und die Office-Anwendungen gezielt eingeschränkt wurden, konnte die H. Maeder AG ihr ursprünglich anvisiertes Ziel realisieren und die IT-Kosten gegenüber dem bisherigen System von Microsoft senken. «Windows-Umgebungen sind oftmals überfüllt mit Features, welche die Kunden gar nicht brauchen und werden dadurch instabil. Deshalb sind die Systeme oftmals teuer im Unterhalt. Unter Linux werden nur jene Anwendungen installiert, die vom Kunden auch tatsächlich benötigt werden», führt Spezialist Bleiker aus.
Zusätzlich wurde die Open-Source-Lösung so ausgelegt, dass es Adrian Maeder möglich ist, grosse Teile der IT selbst zu verwalten, insbesondere da vieles auch über das Web gesteuert wird. BB Konvergenz schaltet sich nur dann ein, wenn eine Störung vorliegt, die der Geschäftsführer nicht selbst beheben kann. In solchen Fällen ist Bleiker durch externen Zugriff in der Lage, aus der Ferne schnell und flexibel auf das Problem zu reagieren und spart sich somit den Reiseweg. Zusammengerechnet beläuft sich die Zeit, die Bleiker dem Werkzeugimporteur für seine Dienstleistung monatlich in Rechnung stellt auf zwei bis drei Stunden. Damit fährt das KMU in diesem Bereich angeblich ein Minimum an Kosten.

Prozesse automatisieren

Neben Open-Xchange setzt das Schweizer KMU auch bei seinem Telefonsystem auf eine Open-Source-Lösung. «Vor unserem Wechsel auf Asterisk hatten wir eine 20-jährige Telefonanlage in Betrieb, für die es keine Ersatzteile mehr gab», erinnert sich Maeder an die damalige Ausgangslage. Und er zeigt sich begeistert: «Dank Asterisk können wir die Namen der Kunden nun automatisch den jeweiligen Telefonnummern zuordnen. Zuvor mussten diese Informationen jeweils manuell eingespiesen werden, wodurch unnötig viel Zeit verloren ging.» Ein weiterer Vorteil findet sich beim Fax, werden doch darüber eingehende Bestellungen mit Asterisk direkt ins TIFF-Format umgewandelt und über die Scanner-Software automatisch ausgelesen und anschliessend ins System übertragen. Da Asterisk über den gleichen Server betrieben wird wie OX, kann die H. Maeder AG seit der Migration ausserdem den Support für die gesamte IT-Umgebung von BB Konvergenz aus einer Hand beziehen und spart dadurch wiederum Unterhaltskosten.

Ein Wechsel lohnt sich

Insgesamt konnte der Werkzeugimporteur seine IT-Kosten durch die Entscheidung für Open Source Maeder zufolge um satte 90 Prozent reduzieren. «Die Erstmigration auf Linux bedingt zwar etwas mehr Vorarbeit und ist auch kostenintensiver als eine Windows-Migration, da sie mit mehr Aufwand verbunden ist. Nach gut zwei Jahren sind diese Mehrkosten aufgrund der vorher genannten Einsparungen jedoch wieder reingeholt», ist Bleiker überzeugt – danach zahle sich die Migration gebührentechnisch aus. Die Zeitspanne von zwei Jahren ist ihm zufolge darauf zurückzuführen, dass Microsoft-Anbieter im Rahmen ihrer Packages oftmals einen Gratis-Support von einem Jahr bieten, um zu vermeiden, dass die Kosten aus dem Ruder laufen. Die Aktualisierung der Systeme auf eine neuere Version sei danach ein Kinderspiel, da die Migration von Linux auf Linux um einiges einfacher sei, als diejenige von einem anderen System auf Linux, meint Bleiker. Deshalb wurde auch kein Testlauf durchgeführt, als die H. Maeder AG vor zwei Jahren von OX 5 auf OX 6 umstellte. Die Migration verlief live und nahm lediglich einen Tag in Anspruch.
Auf die Frage, ob schon bald ein Update auf OX 7 erfolgen wird, antwortet Bleiker, dass eine entsprechende Migration früher oder später geplant ist, da man auf Seiten der H. Maeder AG den Wunsch nach einer Anbindung für die automatische Synchronisation des Systems mit dem Smartphone geäussert habe. Es könne aber durchaus sein, dass die Migration erst in rund zwei Jahren erfolge, wenn die Hardware des KMU erneuert werden muss. «Wir haben bislang grundsätzlich nur Sicherheits-Updates installiert oder Aktualisierungen vorgenommen, wenn die Hardware ausgewechselt werden musste», erklärt Bleiker. Denn je umfangreicher ein zu unterhaltendes System sei, desto höher falle die Angriffsfläche, sprich die Wahrscheinlichkeit von daraus entstehenden Langzeitproblemen aus.

Nicht nur Sonnenseiten

Doch wie das mit den meisten Dingen so ist, gibt es auch bei Open Source eine Kehrseite der Medaille. So legen Bleikers Angaben nach immer mehr Hersteller ihre Codes auf Microsoft aus, da sie vom Softwareriesen dafür bezahlt werden. Damit geht wiederum die Problematik einher, dass die Hersteller regelmässig Updates für ihre Software verteilen und die Kunden dazu auffordern, die Aktualisierungen auch aufzuspielen. Da die H. Maeder AG auch branchenspezifische Software einsetzt, verlangen die stetigen Updates teilweise auch auf Seiten der Server eine Umstellung. Und hier darf, wie eingangs erwähnt, nicht mit der Unterstützung der Hersteller gerechnet werden.

Nichtsdestotrotz ist Adrian Maeder von Open Source überzeugt und legt die offenen Systeme auch anderen Firmen ans Herz. «Eine herkömmliche Lösung wie die von Microsoft ist für viele Unternehmen der einfachste Weg, da viele mit diesem System aufgewachsen sind. Jedoch braucht ein Grossteil der Firmen lediglich rund 20 Prozent des gebotenen Package. Die restlichen 80 Prozent liegen ungenutzt auf der Harddisk herum. Da sollte man sich schon einmal Gedanken machen, ob man dies nicht effizienter gestalten könnte», begründet er seine Einschätzung. Und er erklärt abschliessend auch gleich, weshalb sich Open Source bislang noch nicht stärker durchsetzen konnte: «Viele Unternehmen haben noch immer Angst vor Linux, da es sich dabei um Open Source handelt. Die Leute fürchten, dass durch die Offenheit jeder in der Lage ist, in den Daten des Unternehmens herumzuschnüffeln. Dies stimmt aber überhaupt nicht. Wir haben bislang nur gute Erfahrungen gemacht.» (af)